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混合辦公勢難擋 台灣微軟首席營運長速授領導心法

廣編企劃
2021.07.28

隨著 COVID-19 疫情有趨緩之勢,不少企業宣布恢復以往重回公司辦公,或是部分維持居家的「混合辦公」新模式,企業領導人如何確保營運效能不斷電 ? 《商業周刊》「 CEO 我挺你,商周百大顧問團不斷電直播」節目邀請台灣微軟首席營運長陳慧蓉分享三大心法,點出企業應以人為核心,強化員工數位力,並導入數位工具來提前部署,協助員工適應後疫情工作型態的變化,才能提升營運韌性,驅動出更亮眼的業績表現。

台灣微軟首席營運長 陳慧蓉

根據微軟2020年 COVID-19 疫情蔓延期間,研究調查企業工作模式一年以來的改變,指出未來5年,職場有44%的工作將轉為遠距,讓員工選擇在家或進入辦公室的彈性措施將持續存在,對人才布局產生根本性的變化。

擁有人力資源和全球領導力碩士學位的陳慧蓉,是台灣微軟近10年來首位台灣出身的首席營運長。她強調,疫情加速企業快速達成數位轉型,但企業要讓數位轉型真正在組織內落地,關鍵重要推力來自於企業主與高階主管的決心,因此針對企業實施混合辦公、建立企業韌性,企業主與高階主管必須思考3大關鍵面向:人員( People )、場域( Places )、流程( Processes )。

關鍵思考1:人員( People )
強化數位力,助員工持續成長

企業應認知「員工是人才,不是耗材」,不以工作時數衡量員工的績效表現,而是重視工作產出。為讓員工養成線上協作、自我管理、獨立運作的能力,建議企業先從文化開始,實施提升數位能力的教育訓練,並清楚知道自己的職責與工作範疇。而面對員工的適應狀況必須導入數位工具,讓遠距工作展現友善與包容性,使員工從中獲取相關訊息,支持他們持續成長與學習。

依據微軟實施遠距工作的經驗,發現員工大多出現會議滿載、影響身心健康的狀況,所以微軟將教育訓練、人際連結、虛擬通勤的需求,結合成為 Microsoft Viva 的員工體驗平台,並透過 Microsoft Viva Insights 虛擬通勤,為員工帶來上下班的儀式感,並保持個人工作表現的繼續成長、維繫與同事的人際連結。

Microsoft Viva Insights 以人員每天使用之應用程式中的深入解析與動作,促進個人身心健康並建置組織恢復力。

此外,鑒於遠距工作可能產生頻繁或冗長的線上會議,造成員工時間分配問題,微軟則運用 Viva Insights 透過大數據蒐集與 AI 分析等,降低會議的重複性,為每位員工省去4小時的會議時間,相關資訊更助益授權員工的充分性,讓企業管理策略獲得實際調整,促使營運更見效率,大幅提升員工對企業的滿意度,從而吸引並留住多元化的人才。

關鍵思考2:場域( Places )
科技打破空間,工作效率一樣好

防疫零接觸打破企業的工作場域,減少員工在實體辦公室,並以視訊會議取代出差。以微軟為例,將2021大中華地區高階主管會議改為線上會議,讓主管不必搭飛機出差赴會,透過 Microsoft Teams 協作溝通平台,就能充分交流與互動。

各產業的應用上,例如永豐銀行等金融機構運用 Microsoft Teams 進行視訊,透過 Teams 會議錄製,讓保險經理人與保戶直接在線上完成正式的簽約作業;台灣多家醫療院所也在微軟的幫助下,使用 HoloLens 2 混合實境頭戴式裝置,搭配 Dynamics 365 Remote Assist 及 Teams,建立遠距視訊診療,協助醫護與被隔離患者完成零接觸的血氧監測,降低染疫風險,避免發生「寧靜缺氧」的猝死。

衛生福利部桃園醫院導入 Microsoft Teams ,不僅降低醫護人員與病患直接接觸的風險,更運用微軟混合實境科技注入視訊醫療,醫師與病患間溝通順暢、提高問診效率。

陳慧蓉表示,人是社交動物,仍希望聚在一起並分享想法,對於這樣的新場域需求,建議企業務必替員工設計虛擬的工作環境,供應智慧型雲端動力服務,讓員工回歸安全的線上工作場所。

關鍵思考3:流程( Processes )
善用數位工具,好管理、省支出、護資安

當混合辦公型態出現後,企業內部工作流程也要一併進入數位化。不過,企業會擔心流程的數位化,可能需要建立繁瑣且複雜的 IT 平台,這對於 IT 人力少、維運預算不足的中小企業來講,勢必帶來額外負擔。

針對中小企業進行流程數位化的擔憂,微軟設計多款方便好用、以簡馭繁的數位工具,供客戶輕鬆建立數位協作平台,以及運用低開發的平台,優化企業內外繁瑣流程。例如,根基營造的工地主任利用微軟 Power Platform,就能自己製作巡檢 App,讓工程師在工地現場刷 QR Code 後,即時將監工巡檢結果同步給各單位,一方面減少紙本溝通,另方面也不需等待 IT 人員開發 App。

根基建設流程數位化讓工地現場的巡視結果及時同步雲端,減少紙張以及溝通成本。

陳慧蓉提醒,企業朝數位化發展後,若要節省成本,更應將管理流程盡快移向雲端,而隨數位化而來的資安威脅在後疫情時代更是企業在數位轉型初期最不可輕忽的措施,也就是從雲端到邊緣( Edge )的「零信任」( Zero Trust )資安防護,建議企業除了建立資安意識、零信任資安思惟外,更要找到值得信任的數位夥伴,使用完善資安防護的產品,將資安防護推到最高等級。

因為疫情,微軟發起了「與台灣,再一起」活動,已累積多個數位轉型成功案例,可供中小企業參考,同時微軟也與經濟部、外貿協會合作,協助中小企業儘快數位轉型,淬煉出反轉逆境的營運新能力,度過疫情難關。

了解混合辦公企業領導者指南

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