長年捐款,您是否關心過社福組織的經費用途與組織運作?雖然有社會的大愛挹注,但台灣大部分公益團體都還是捉襟見肘,必須把資源儘量用在最需要的弱勢族群身上,靠志工們的親力親為,來提高組織運作效率。其實正因為非營利公益團體的資源彌足珍貴,更應把有限人力和時間花在更重要的事情上。社團法人中華基督教救助協會使用視訊會議取代實體會議,就大幅節省了交通經費和人力時間,讓大眾的愛心捐款更有效運作。

成立於1998年,基督教救助協會在幾次全台重大災難中不僅表現出高效率的緊急救援,後續更默默為受災家庭提供長期支持。歷經二十年深入全省各地的耕耘,已是全台能見度最高的公益團體之一。目前基督教救助協會除了在全台設立六個辦事處,也透過在291個鄉鎮1250間於教會成立的「1919服務中心」,提供地方急難與弱勢家庭資助,並在重大災難發生時啟動最即時的援助。

深耕台灣20年 救助上萬急難家庭

目前協會除了進行例行的社福與救助訓練,以備隨時投入風災、地震等災難救援的行列,另有「1919愛走動─急難家庭救助計畫」、「1919陪讀計畫」,及「1919食物銀行」三大救助專案常年進行中。不僅成為弱勢者的後盾,也為社會消弭許多不確定的隱憂。以「1919愛走動─急難家庭救助計畫」為例,均由各地服務中心擔任主要關懷及聯繫窗口,當出現主動申請或公部門轉介等需要關懷的個案時,服務中心就可立即上協會網站內部系統提出申請,經地區辦事處會簽審核後即進行撥款,因此能達成一周內就完成申請的靈活高效率。至2003年至今,已資助超過11,700個弱勢家庭。

協會能見度高、救助範圍大,資源使用更要戰戰兢兢。協會公關資源處的張綺凌主任表示,相對於食物包物資的募集,資金捐款的勸募更是辛苦,尤其目前面臨大環境不景氣,民眾捐款趨向保守。以2018年10月《1919救助月刊》所揭露的收支表來看,今年截至8月1919陪讀計畫的募款目標僅達54%,令人憂心。

數位科技提升經濟與時間效益 還缺最後一哩

捐助資金捉襟見肘,更遑論在組織行政作業上的硬體提升。張綺凌說:「協會每月要召開一次區主任會議、每季有一次社工會議,過去參與這些會議的所有人都要集中到台北開會,尤其30多個專業社工有的遠從花蓮、台東、高雄北上,來回至少需要花費兩天,在交通、住宿,與時間上都是很大的成本。」後來隨著網路科技普及,協會開始嘗試使用市面上的雲端視訊會議免費軟體,搭配簡易的鏡頭、麥克風進行遠距會議。雖然省去舟車勞頓開會的勞民傷財,但卻出現另一種問題。

「因為硬體效能不穩定,溝通的品質和效能都不盡理想,聲音不太清楚,影像也常不同步,容易斷斷續續或有雜訊,溝通得很辛苦,讓大家覺得開會很吃力。會議中聽不清楚就無法完整掌握資訊,也無法及時提出問題或回饋意見。有的地區開始會反映這樣的開會方式,還不如搭車北上溝通。」

圓展雲端視訊會議攝影機 以有限資源發揮最大效益

所幸這樣的困境,在有圓展雲端視訊會議攝影機後,得到了解決。因為有360° 收音超強喇叭麥克風和4K PTZ的清晰廣角視野,視訊會議中聲音和畫面都明顯更加清晰流暢,在協會的網路頻寬沒有升級的情況下,大幅提高了會議品質,不再有過去斷訊或不同步的問題。

「它的鏡頭可以上下左右大角度地伸縮轉換,用遙控器很快就能切換到預先設好的定位角度,即時對準要發言表述的人或是白板影像,從畫面中看白板上的字或是對方秀出的資料也都一目了然,而且無論在前後左右講話都可以聽得很清楚,讓開會更有效率。以前因為影像或聲音不清楚常常需要反覆確認,現在很快就能夠對焦,會議時間大幅縮短至少20%,大家的反應也都很好。」

目前協會除了每周、每月的例行會議,如果有突發事件、或需與外國合作單位開會時,也都會利用視訊進行。透過科技設備的協助,讓社會的大愛更能發揮至無遠弗屆。

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