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一張紙,讓台灣有了星巴克!流通教父徐重仁怎麼「列清單」?

一張紙,讓台灣有了星巴克!流通教父徐重仁怎麼「列清單」? (來源:Dreamstime)
整理者:易佳蓉
2021.12.30
摘要

1.列清單提升生產力的方法:明天要做的最重要6件事,並標出次序。在一天結束時,將任何未完成的項目移到第二天的6個任務的新列表中。

2.列清單的其中一個目的,是為了要「解放腦袋」。隨時想到隨時記,可以保留住好的靈感,寫下來也等於釋放強記下來的壓力、讓腦筋繼續思考下一件事。

3.讓靈感藉由列成清單這個動作,不只停留在「想」的階段,並能舉一反三、實踐。徐重仁時任統一超董事長時為統一集團引進星巴克咖啡,就是一個經典例子。

伯利恆鋼鐵公司曾是美國第二大鋼鐵製造商,創辦人查爾斯·施瓦布(Charles Schwab)被譽為鋼鐵大亨。1918年,施瓦佈在尋求提高團隊效率方法的一次會議中,找上生產力顧問艾維.李(Ivy Lee),詢問他如何才能將公司管理得更好。

艾維.李遞給舒瓦布一張紙,讓他在紙上寫下「明天要做的最重要6件事,並標出次序。在一天結束時,將任何未完成的項目移到第二天的6個任務的新列表中」,完成這個動作只花了5分鐘。舒瓦普問,如果明天沒有做完這6件事怎麼辦?

艾維.李說:「即使只做完第一件事,也不要緊,因為你總是在做最重要的事。」3個月後,施瓦布寄了一張2.5萬美元(換算成現值大約是40萬美元,約合新台幣1100萬)的支票給艾維.李,還附上一封信。信中提及,那是他一生中最有價值的一堂課。

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列清單,目的是要解放你的腦袋

有些人認為,列待辦清單反而造成自己的焦慮;因為事情永遠做不完,所以清單只會無限繁殖……這可能搞錯了清單的用意。綜觀中外,許多成功人士在列清單時都有個目的:解放腦袋。

清單並不是非得要在一天內全部完成不可,而且通常會設有上限。透過列清單,同時也不斷自問:這件事情是否非做不可。「擁有更多時間的訣竅是做少一點,有兩個方法可以幫你做到,」被《快公司》選為最有創新力的商業人物、普林斯頓大學客座講師費里斯(Tim Ferriss)說,「一、寫一張很短的待辦事項清單,二、寫一張不做事項清單。」

雪柔.桑德伯格,32歲成為Google副總裁,39歲成為臉書營運長。她管理7千多人的公司,但是可以5點半下班。原因之一是,她會在每個會議前列出會議清單,清單上只保留討論點和行動決策兩類重點,然後逐點討論。每一點產生結論後,她便劃掉一條。別人開1小時的會議,她可以10分鐘內結束。

理查.布蘭森不只一次說過,如果沒有一個簡單的筆記本,他就無法建造Virgin,無論他走到哪裡,他都隨身攜帶。在一次採訪中,希臘航運巨頭亞里士多德.奧納西斯說:「隨身攜帶筆記本。把所有東西都寫下來……那是他們在商學院不教你的1百萬美元的課程!」超高效的人會在出現想法時寫下所有內容,從而讓思考更自由。

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再來看看國內的例子,流通教父徐重仁最知名的工作夥伴,就是就是他的筆記本與便條紙。「有靈感,要馬上寫下來。」徐重仁解釋,人的記憶力有限,隨時想到隨時記,可以保留住好的靈感,寫下來也等於釋放強記下來的壓力、讓腦筋繼續思考下一件事。

一張紙,讓台灣有了星巴克

除了解放腦袋,列清單前也是幫助我們想清楚「為何而做」。例如,台灣奧美公關董事總經理王馥蓓列出不加班清單的背後,是想多跟孩子共處。這個初衷,讓她拋掉上班族只能被老闆決定時間的負面思考。在以高工時著稱的公關產業,也能準時下班。

透過清單,能夠讓我們更有效地規劃時間,並再次確認目的。

列清單並不一定要趕在一天之內都完成,但也不能懸置,否則就失去清單的意義。讓靈感藉由列成清單這個動作,不只停留在「想」的階段,要能舉一反三並實踐。有個非常經典的例子,就是當年徐重仁董事長為統一集團引進星巴克咖啡。

他告訴《商周》,一開始他並不懂什麼是星巴克,只知道在美國、日本好像滿夯的,就將對星巴克的大略了解列在清單中。「如果沒有記下來,那我可能像一般人一樣,就只覺得外國的星巴克咖啡很好喝。」後續研究過後,發現引進台灣也許行得通,由此引發一連串的評估與策略。

每份清單,都像是一個又一個行動計畫。「原則就是:簡單的事不要複雜化。」能一次執行的事,就不要分段進行。

我們沒辦法在一天中變出更多的時間,但可以設法提高注意力和生產力。新的一年剛開始,成功者的「清單思考」可以給你參考。

*本文參考整理自FastCompanyEntrepreneur、商業周刊(1)(2)(3)

核稿編輯:林易萱

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