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職場 | 心靈成長

成功習慣》分心的事太多,怎樣找回專注力?- 6個方法練習專注

(來源:Dreamstime)
撰文者:商業周刊
2021.02.01
摘要

當你進入實踐目標的軌道,想要如期如質完成每一階段的進度,此時「專注力」扮演很重要的角色。但現實環境中,令人分心的事情太多,如何克服「注意力分散症」,收攝意志,開啟專注力,在時間內扎扎實實完成?想提升工作效率,6招帶你練習。

評測工具>你有這些「症頭」嗎?—注意力分散症自我檢測表

請回想過去6個月中,你發生以下情境的頻率有多少,並填入對應級別。
A-總是如此/B-經常/C-有時/D-很少/E-從未
1.進行一項工作時,若最有挑戰性的部分已經克服,你對完成最後細節感到困難的頻率是?
2.當執行一項需要組織與條理的任務時,你對把事情處理得井然有序感到困難的頻率是?
3.對於把會議時間、自己的責任義務記在腦中,感到困難的頻率是?
4.面對一件需要大量思考的任務,你選擇逃避或拖很久才著手進行的頻率是?
5.當你必須長時間定點坐著,因此感到煩躁、局促不安的頻率是?
6.你覺得自己過動或被迫去做一件事情,就像有台馬達不斷驅動著你,這種感覺的頻率有多高?
結果說明:若你有4題以上的回答是A或B,建議可向健康照護專業人員諮詢,以確定是否患有「注意力分散症」。
資料來源:世界衛生組織     整理:單小懿

Tips 1>別為小事傷腦筋,避免決策疲勞

指標性的灰色T-shirt、簡單的深色牛仔褲,臉書創辦人馬克.佐伯格(Mark Zuckerberg)幾乎每天都穿一模一樣,並非因為他熱愛這種風格,「我只是要好好的整理生活,並盡可能的減少任何與工作無關的決策。」
簡單穿衣哲學其實是避免「決策疲勞」的方法。「決策疲勞」是,隨著決策的數量增加,品質會越低落,導致最後難以做出最佳判斷。人的意志力是有限的,必須把專注力放在「最重要的事」上。
每個決策都在損耗你的意志力,這也間接解釋:為何有些成功人士總在週一早上處理最艱鉅的任務。優先處理難事,能夠避免決策疲勞導致的失誤,也降低花時間做選擇而造成拖延的可能。

Tips 2>討厭的工作,催眠自己先做5分鐘

「如果你不想做某事,請與自己達成協議,至少做5分鐘。你最終會完成所有事情。」社群軟體Instagram創辦人凱文.斯特羅姆(Kevin Systrom)說。
先做再說,背後是利用心理學理論的蔡格尼效應(The Zeigarnik Effect),讓自己達標。
蔡格尼效應指,人天生就有辦事須有始有終的天性,相較於已經完成的工作,反而傾向記得未完成、被打斷的任務,換言之,如果工作只做一半,人會更感到不舒服。活用上述效應,能幫助我們更有動力達成目標,例如刻意留下一點工作不完成,明天會更容易進入狀況。

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Tips 3>訊息噹不停超干擾,設固定時段回信

別小看手機通知的干擾力,根據加州大學爾灣分校的研究指出,在注意力移轉之後,人須花約莫23分鐘,才能專注回到原本的任務上。我們可以在工作時,開啟飛航模式、將手機轉成黑屏,以降低手機對我們的吸引力,或是騰出固定時間「批量處理電子郵件」。
生產力專家茱麗.摩根斯坦(Julie Morgenstern)曾利用各種方法,幫助亞馬遜員工優化他們的工作日。其中之一就是:「騰出固定時間用於回覆電子郵件,」她認為,如此能減少人在工作與訊息之間,來回轉換造成的注意力分散,對於提升專注力有顯著效果。

Tips 4>辦公室有夠吵,聽「白噪音」靜心

英國經濟研究機構牛津經濟公司(Oxford Economics)研究顯示,辦公室噪音對員工造成負面影響,尤其在開放式辦公空間,對專注力更是巨大挑戰。
《金融時報》副總編安德魯.希爾(Andrew Hill)提出,「白噪音」就是他每次截稿前不可或缺的功臣。「白噪音」(White Noise),是一種從高頻到低頻都均勻分配的聲音,能蓋過環境中的其他干擾,形成聲音「屏蔽效應」,讓聆聽者提升專注力。嘩啦雨聲、沙沙海浪聲、潺潺流水等自然界環境音就是白噪音的一種。

Tips 5>提升記憶效果,做筆記仍然管用

從知名管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker),到台積電創辦人張忠謀,他們都有一個公開的秘密:勤於做筆記。後者隨身攜帶記事簿,每當聽到有用的觀念就會立刻記下、反覆溫習。
無論用手寫或打字,做記錄都要運用歸納的方式,讓自己對事情印象深刻,更有動力達成目標。
知識累積成記憶能分成三階段:「編碼、儲存、再擷取」,做筆記正是呼應此流程,「記下、工具(筆記本、軟體)、溫習」,這個老方法,仍是頗多名人增加生產力的妙方。

Tips 6>工作永遠做不完?建立「關機儀式」

企業溝通軟體Slack的英國區負責人史都華.鄧普頓(Stuart Templeton)在接受訪問時說:自己「9點後就不會檢查手機」,這是「Slack認真工作,然後回家」的企業文化,「我仍要加強改善的事就是,嘗試忽略更多事。」
在《深度工作力》(Deep Work)一書中,作者卡爾.紐波特(Cal Newport)發現,「當你嘗試做越多,你能完成的就越少」。這意味著在開始任何工作前,我們必須先確立少數要追求的遠大成果,並拒絕無關的任務。每天尾聲都可以嘗試設立「關機儀式」,適當懶惰,為工作畫下句點,才能降低大腦負荷。記住,別總待在電腦前無意義的熬夜,這只會讓你第二天也難以好好「開機」。
時間到就強迫自己關機,也能迫使你更專注於工作。

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閃神一下,損失比你想的大!注意力分散症的負面影響

˙ 25%的職場工作者欠缺創意,只會照表操課
˙ 習慣快問快答,心理滿足感降低
˙ 資訊量增加,大腦CPU當機,決策NG機率飆高
˙ 企畫案被老闆退信10次,信心被擊垮
˙ mail一直來,分心讓智商下降10點
˙ 會議通知每半小時敲一次,專注力不自覺飄走
˙ 因脾氣火爆、與同事衝突,2%的工作者成為組織裡的混蛋
˙ 忍不住想回簡訊和Line,暫放手邊工作,回神時忘了做到哪
˙ 大腦為閃神付出的資源,讓人完成任務的效率慢20%
˙ 因為注意力分散,欠缺耐心,5% IT工作者跟客戶吵架而失去生意
˙ 時常分神、表現欠佳,3%工作者因此丟掉工作
˙ 分心讓原本考試有80分的人,只考62分
資料來源:Basex企管顧問公司、《Fast Company》、《Newsweek》、《紐約時報》 整理:單小懿

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