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成功習慣》每天都被瑣事絆住,該怎麼辦?-把握每天上班第1小時
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職場 | 心靈成長

成功習慣》每天都被瑣事絆住,該怎麼辦?-把握每天上班第1小時

(來源:Dreamstime)
撰文者:商業周刊
2021.02.02
摘要

上班的第 1 個小時,你都在做什麼?打開電腦,開始收信、刪信、回信。接著開始處理信中的待辦事項,做完那些瑣瑣碎碎的事,不知不覺已過了2個小時,才驚覺原本預定的工作又落後,晚上又要加班了!事實上,每天的第1個小時如何起步,決定了你一天工作的基調,本文告訴你,什麼是第1個小時該做和不該做的事。

先是在星巴克(Starbucks)排隊買咖啡,花掉20分鐘;進辦公室後,打開電腦瀏覽了早報頭條,回覆昨天下班後主管突發奇想交辦事項的電子郵件,一不留神,時鐘的分針已悄悄轉身180度;再看一眼臉書(Facebook)的好友動態,忍不住回上幾句留言,雖一早起來到現在,已是第5度打開臉書……
上班的第1個小時,你是否就這樣,不經意的讓時間從指縫中溜走?但同時,卻又總成為辦公室最後一輪下班的勞碌咖,淪為職場窮忙一族?
一早,是人們抗壓力最強、「正向情緒」高峰的黃金時段,搞定此關鍵時刻,便能穩操職場勝算。

Tips 1>別一進公司就查看e-mail

你或許也有感受,隨時隨地可上網、全球通訊零時差的科技工具,雖帶來無比效率與便利,卻也是將你一天美好開始,徹底打亂的最大禍首。
麥肯錫全球研究院(Mckinsey Global Institute)曾經針對每週正常工時46小時的受測工作者進行調查,發現每週人們花28%工作時間、亦即13個小時在收發e-mail上;相較之下,卻只有14%、亦即約6.4個小時的工作時間,進行內部交流和合作。
別在上班的第一個小時,慣性開啟e-mail(除非你有為自己限時),即是做好一整天時間管理的最佳捷徑之一。美國加州大學曾提出研究報告指出,工作時不頻繁開啟視窗檢查e-mail的工作者,比較沒有壓力感,而且工作效率較高。
事實上,每天進入上班狀態的第1個小時,若缺乏妥善規畫與自我紀律,所浪費掉的,絕非只是60分鍾。

Tips 2>上班先處理最重要、最棘手的工作

佛羅里達州立大學心理學家包米斯特(Roy Baumeister)指出,人的自制力就像肌肉一樣,用久了會感到疲累;人的意志力是種有限資源,用在各種需要自我控制的行為上,包括思考推理、做決策、情緒、抑制各種衝動,以及展現企圖心。因此,在一天漫長過程,應付交通擁擠、煩人的老闆和吵鬧的孩子等任務後,一個人的意志力便剛好耗盡。
因此,上班的第1個小時最適合處理最重要的事、最棘手的任務。如同作家馬克.吐溫(Mark Twain)「吞青蛙」的比喻:如果早上第一件事是生吞一隻青蛙,那麼,你會在剩下的時間裡把這件最糟糕的事拋到腦後,而且再也沒有什麼事難得倒你。
時任眾達律師事務所台北所主持律師黃日燦同時也是大中華區業務主持人(現已退休),管理台北、上海、北京、香港200名律師,每天要處理大小雜事不下百件,大則關乎幾十億元以上跨國購併案,小至公司的行政事務。

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麻煩的先搞定,輕鬆事更不會拖

這樣日理萬機的人,大概不難想像其案牘勞形的樣子。但這些公事,都阻礙不了他愛玩、愛旅遊的一顆心;每週還固定撥出時間練瑜伽、寫書法、練太極拳;不禁讓人好奇,面對這麼多繁複工作及多重角色,還可以兼顧生活品質與休閒活動,黃日燦究竟是怎麼做到的?
原因,黃日燦一言以蔽之:「最棘手、最麻煩的事情最先做。」他說,「30多年下來,這對我可能是幫助最大的,如果沒有這麼做,我不可能做到今天。」他半開玩笑的說,照他的工作內容,彷彿已經活了150歲,說明了這個習慣幫他增加工作效率,快速體驗人生。
黃日燦從美國西北大學取得法學碩士後,曾到香港從事大陸市場的相關法務工作,「那是我第一次眼界大開,知道一個國際律師可以忙到什麼程度!」黃日燦說,當時處理事情幾乎是以分鐘為單位來切割,分秒必爭,讓他迫切感受到時間管理的重要性。
除了時間的緊迫性之外,事情的「多樣性」更是挑戰。黃日燦形容,做律師的就像開雜貨店、理髮店一樣,永遠不知道什麼人要進來,也永遠不確定明天的生活會是怎樣,「那個時候,遇到比較麻煩的事情,會想說明天再做,但明天又有新的事。事情放越久就越煩,煩了以後就更不想碰它。」
其實,這種反應和大多數人一樣,喜歡讓自己的心情停留在一個舒適圈,讓心情保持愉快,卻忽略了這對事情的解決完全是背道而馳。
於是,日積月累下,黃日燦發現,已經很努力的自己,每天的事情還是做不完,桌面文件總是堆積如山。「除非我不做這行業,不然永遠都是事情比時間多。」而且,困難或麻煩之事若放著不處理,即使先處理別的事,心還是懸在那裡,影響了做其他事的心情和狀態。黃日燦終於體悟到:「遲早要做,與其遲,不如早。」
舉例來說,有時候律師在看案子時會出現盲點,這時多數人通常會想說「等下再想」,但黃日燦認為,「等下再想」這件事情已經造成心理負擔,「我的經驗是,現在想不出來,擺2個鐘頭就想得出來,這種事發生的機率是有,但非常小。」
幾次嘗試後發現,先做完最棘手的事會有種「輕舟已過萬重山」的感覺,接下來就很順手,因為感覺上再沒有更難的事了。「當你知道這麼做是有利的,並實際享受它帶來的好處,你就可以持續下去。」
快速提綱挈領,收信5分鐘就回
能抓出最重要的事情來,對於處理事情的輕重緩急,心中也早有了排序。他說:「最難的事都能先處理,簡單的事情就更沒什麼好拖的。」這麼做,除了可避免負面效應外,更能帶來正面回饋。
比方有一次,有個日本客戶,寫E-mail來問黃日燦有關來台投資和購併的幾個法律問題,客戶發出郵件之後,去上個洗手間再回到座位上,不到5分鐘,已經收到回覆,「結果,連寫E-mail也都按照制式規矩來的日本人竟然回我一個wow,那我就知道這個客戶跑不掉了。」後來這客戶還幫他介紹了好幾個客戶。
黃日燦用他常從事的網球運動來比喻:只要早半秒鐘到位,就從容很多;晚半秒鐘,注定永遠疲於奔命。

Tips 3>早上1.5小時完成80%工作量

每天清晨6點,王品集團創辦人暨董事長戴勝益(現已退休)就會起床,第一件事便是走進浴室,用泡澡開啟一天。泡在浴缸裡的他,就已經開始進入工作狀態,他利用一天當中頭腦最清醒的時候,思考工作上的重要決策。半小時後,到住家附近走路一小時,這一小時也不是在放空,而是全神貫注的繼續思考。

這一個半鐘頭的時間,讓身體一早就充滿能量。8:30進公司後,再利用2個小時處理剛才決定的事情。10:30,一般人或許才準備開始工作,戴勝益卻已完成每天80%成的工作量。「進辦公室前,若沒有把問題釐清;進辦公室後,桌上又有一大堆東西,還有臨時的事要處理,就會很亂。」「早上是頭腦思緒最清楚的時候,重要的事情會自己跑進(頭腦)來,這個時間最適合來思考困難、棘手的問題。」這樣的工作習慣,戴勝益持續十幾年,目的是讓自己有一段不受打擾的時間,專心思考。
戴勝益的經驗是,如果是坐著沉思,根本想不出東西來,最後只會想逃避。對他來說,泡澡或是快走時,思考才會流暢,即使陷入苦思,也會逼自己想出辦法。「泡澡可以讓身體流汗,頭腦就清醒了;走路則是思考的泉源,而且要一直走,一停下來思考就會停頓。」
為了能專心思考,他甚至到了10:30、把所有事情處理到一個段落以後,才去吃早餐。他認為,思考的連貫性很重要,一吃早餐就會分心,「如果還有餓的感覺,表示不夠專心,投入不夠深。」聽起來好像很辛苦,戴勝益卻樂在其中,「因為接下來一整天,我就會很快樂。」
養成這樣的工作習慣並不簡單,尤其自認愛吃的戴勝益,坦承最初每次看到別人吃早餐都很羨慕,「但進辦公室後更沒有時間想這些事,拖下去會更痛苦,」他認為,如果不這麼做,接下來的一整天就會手忙腳亂。而這段精華時間帶來的效益,便是讓他持續的原因,「事情在一開始都解決了,會很有成就感,接下來也會比較輕鬆,所以你看我每天都做得很開心啊!」

Tips 4>一天贏在起跑點,你最該做的14件事

(1) 準時上工
(2) 深呼吸
(3) 花5分鐘調整自我
(4) 想像今天是全新一天
(5) 別悶悶不樂
(6) 評估順序,決定哪些今天完成
(7) 活在當下、接受現實
(8) 跟同事非正式開會
(9) 確保工作空間整齊有序
(10) 別因公司內部信箱而分心
(11) 聽取語音信箱
(12) 打重要電話、寫緊急的信
(13) 處理最需要腦力的任務
(14) 安排一個上午中場休息時段
資料來源:《富比世》雜誌、麥肯錫季刊

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Tips 5>搶救你的生產力,上班別做6件事

總是埋怨工作時間不夠用?你該建立一份上班時的「不辦清單」,專注於必要工作,搶回時間主控權。
˙ 不要一直查看e-mail,緊急事用電話或簡訊
˙ 不要事必躬親,只做關鍵任務
˙ 不要進行無謂的多工,一次只專心一件事
˙ 不要拖拖拉拉,設定可進步目標
˙ 不要流連社群網站,私事回家處理
˙ 不要四處抱怨,多說具生產力的話

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