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職場 | 職場修練

別把離職搞得像跑路!「離職通知」的四種方式,你用對了嗎?

撰文者:謝文憲(憲哥)
職場憲上學 2014.10.15

中秋節過後,我發信她不回,打手機也關機,人間蒸發了嗎?

訓練課程該怎麼辦?

仔仔是我在零售業的訓練窗口,幾年來課程都非常順利,仔仔去年離職,換成小欣接手後,時常到了最後關頭才來詢問我開課時間,我總覺得課程很熟悉,也沒多問,今年前三季還算順利。

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第四季要開課前,禮貌上寫信詢問小欣,關於本梯學員,我該注意什麼狀況?信件石沉大海不打緊,打她的手機也完全失去聯繫,現在是什麼狀況?

最後實在忍不住,去問了小欣的主管,才知道她在中秋節後離職了。

「她總該發封信通知老師,或是外部廠商及聯絡人吧?」我問。

「憲哥對不起,真是對不起!」主管看似有難言之隱。

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離職交接,看出你有多負責任

原來小欣有個交往多年的男友,兩人預計年底結婚,同事也都認識這男的,中秋節前夕被小欣發現男友竟然劈腿,小欣自覺丟臉丟到家了,一氣之下取得主管同意後,三天內火速辦理離職,隻身前往紐約散心。

「小欣真的無法面對其他同事,她覺得太丟臉了,憲哥對不起。」主管說。

我完全能諒解,但總可以發封信通知大家,工作即將交接的事吧?

離職交接,可以看出同仁負責任的態度與自我要求的程度,當然,更能看出部門管理的嚴謹程度。

離職通知的四層次

離職交接分為四個層次:當面告知、電話通知、信件告知、被轉告通知。

職場工作者與內外部關係親疏不一,我可以理解很難面面俱到,但這四個層次應該可以被實際執行才對。

一、當面告知

除了直線主管會在第一時間得知員工欲離職的消息外,等到可以正式通知時,我覺得應該先讓當時面試您的主管得知這消息,除了感謝他的識人之明以外,無論如何我認為這是一種「吃果子拜樹頭」的禮貌行為。

其次就是內部最關鍵的一群同事了,那是維繫私交應有的禮節。

再來就是外部最關鍵的客戶或是供應商,若已經有接手的同事,帶他們去拜訪並表達感謝與期許繼續照顧接手者,或許也能為以後的內外關係保持延續性。

二、電話通知

在不同辦公室工作的其他合作同事,可以用電話通知。像以前我在外商中壢辦公室工作,不可能有機會去台北、香港、檳城、新加坡、上海一一與同事道別,打個電話通知是應該的。

第二層的供應商或客戶,也可以用電話通知即將離職消息,有時候離職通知做得好,朋友關係還是可以正常維繫,無論各種離職原因。

三、信件告知

可以處理最大量的通知訊息,一封簡單明瞭的信件通知,除了讓內外關係被告知以外,還可以為部門做最後一件事:佈局交接同事過去的豐功偉業。

我常鼓勵職場工作者,千萬不要讓他人覺得這位置只有你最行,而是應該要讓大家知道,只有厲害的角色才能做好這位置的工作,至於你自己好不好?應該要讓別人來說才對。

還有,內外部的通知信要分開來寫,不要是同一版本,至於要寫什麼內容,那要看你過去的內外經營與個人風格,但簡單扼要、交代接手者、離職原因與對公司的感謝,是我認為一定要帶到的。

最後,發離職信的最大好處是:可以讓被通知方保留您的相關訊息,以便後續留下一條人際關係的線。

四、被轉告通知

不是上面三個層次,那就一切隨緣了,但離職通知就像結婚發喜帖一樣,若他人覺得您應該當面或是電話告知,最後卻是從他人那裏得知,這感覺總不會太好,所以啦,離職通知也考驗你的人際智慧囉。

離職通知讓我再次學習到:「上崗靠機緣,下崗靠智慧」這句話。好的通知技巧,會延續你的職涯生命,除非你想切斷所有關係。

最後的叮嚀

憲哥給大家最後的叮嚀就是,所有的通知都要「低調進行」,而且是「逐步進行」,先是當面告知,再來是電話通知,離職前一周到前三天,就是離職信件發出的最佳時機,沒被通知到的,最後自然而然就會知道了。

為何要低調進行?因為一個部門內有人要離職時,老闆總不會太開心,不要刺傷老闆的心,這件事肯定是你最後可以為老闆做的,無論你喜不喜歡你老闆,「為老闆保留最後一點顏面,並適時謝謝他」,絕對是你職場厚道的表現。

作者簡介_謝文憲(憲哥)

富比士雜誌公布亞洲前五十大最佳企業的專屬講師,最具影響力的職場訓練大師,連續十年獲《管理雜誌》評選為華語知名企業講師。

著有《行動的力量》、《說出影響力》、《教出好幫手》、《人生最重要的小事》、《職場最重要的小事》(春光出版)等書籍。

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職場憲上學
謝文憲(憲哥)

陸易仕國際顧問有限公司總經理、憲福育創、魔羯點子(股)共同創辦人、知名職場專欄作家,環宇電台廣播節目主持人。

連續10年獲《管理雜誌》評選為華語知名企業講師。15年來,為300多家知名企業進行內訓、演講,產業遍及兩岸,至今上課場次已超過2千場,累積時數已超過1萬2千小時,學員累計超過10萬人次。超過200位知名的CEO,都曾經上過他的課。

著有《行動的力量》、《說出影響力》、《教出好幫手》、《人生最重要的小事》、《職場最重要的小事》、《千萬講師的五十堂說話課》、《人生準備40%就衝了》、《人生沒有平衡只有取捨》、《20歲小狼.50歲大獅》、《如何創造全世界最好的工作》等書籍。其中《行動的力量》、《人生準備40%就衝了》二書,為博客來、金石堂、誠品書店2011年及2017年年度百大排行暢銷書籍。

憲福育創:https://www.sfclass.tw

Facebook: 謝文憲-憲哥粉絲團


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作者: 謝文憲

出版社:商周出版

出版日期:2020/05/07

語言:繁體中文

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