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職場 | 職場修練

簡報會失敗的三個理由

撰文者:William Zyzo
五分鐘學簡報 2011.11.15 37,430
簡報是運用同理心去告訴客戶想聽的東西,準備的資料若無法符合客戶期待,就會降低信任感,成交機會就低。

有三個理由,可以解釋為什麼大多數的簡報都失敗了。

第一個理由,是「認知缺口」(awareness gap)。外在事物改變了,但我們心態改變得卻不夠快。多數的簡報者,至今仍對「何謂一個好的簡報」存有刻板印象。你不信?看看以下這兩位世界級的商業領袖,哪一個比較能夠說服你?是比爾蓋茲?還是賈伯斯

這個例子是個活生生的見證:如果你希望說服你的聽眾,你需要非常了解你的聽眾喜歡的是什麼,然後找一個例子、用簡單的方法去呈現。沒錯,要把這些事情做對,需要時間,但是哪一個把事情做得很好的人,不是花了很多時間才達成?

第二個理由,是「知識缺口」(knowledge gap)。知識不僅僅是「資訊」,資訊在網路上到處都是。這裡所說的知識,我指得是有一個單一的、一致的框架,可以幫助簡報者去企畫、準備並且將他們的簡報用最有說服力的方式呈現出來。每個簡報者都需要。

沒有對的知識,每個簡報最後都會變成像在玩一場骰子遊戲;沒有對的知識,多數簡報者都會走進死胡同,永遠沒機會通過試驗和錯誤並完成工作。

第三個理由是「技巧缺口」(skills gap)。一旦我們認定某件事的邏輯,例如:你應該把你的投影片製作得簡單、清楚、迷人,而且我們也看到一個很棒的例子──我們就假定,因為我們「知道」可以這麼做,所以我們也做得來。

「知道」怎麼做是一回事;真正去做又是另一回事。除非我們練習把已知的知識應用到我們的工作上,否則技巧缺口會一直存在。

所以,藏在所有好簡報後面的秘密是什麼?

好的簡報者會不斷更新自己,並且有系統地去做。首先,他們反覆觀看世界一流的簡報者如何簡報,以降低自己的認知缺口,你也可以這樣做。然後他們吸收有凝聚力、有助吸引聽眾注意力的知識,你可以從這裡得到。最後,他們把所知的知識融會貫通,並以此建立一套技巧──這只能靠不斷練習──直到你的聽眾愛上你的簡報為止。

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William Zyzo

台北市美國商會的教育及培訓委員會主席,超過20年演講簡報的經驗,用快速易懂的方式,每週五分鐘,提昇你的簡報能力。

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