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職場 | 職場修練

抓出效率賊:千萬別在該工作的時間做這十件事

撰文者:異塵行者
雲端辦公術 2013.08.20 60,591

來源:dkuropatwa@flickr, CC BY-NC-SA 2.0

等人的5分鐘、在捷運上的10分鐘、講座課程之間的下課、工作安排中穿插的緩衝、每天早起出門前的一段時間,還有各種事情提早開始與提早結束中產生的空檔,我們每天的工作與生活中其實充滿了「沒事做的時間」,而如何善用這些零碎時間就是時間管理的關鍵。

把那些不需要在正式工作時間做,或者會影響重要工作進度的事情,「留到」每天的零碎時間上做,因為你一定會有零碎時間,「常態瑣事」就留在固定空檔每天重複做,「緊急瑣事」就留在意外空檔抓緊時間處理。

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幸好我們現在不少朋友手上都有一台行動裝置,你可以用智慧型手機、平板,或隨身的小筆電在短時間內完成這些任務。

這樣一天就有更多時間可以運用,不過前提是:我們必須學會把一些事情從正式工作上移出,留待零碎時間再做。

第一件事:看重點新聞

我自己是這樣的,如果我坐上辦公桌後的第一件事情是上網瀏覽新聞、看最新情報的話,一定會不知不覺耗費掉開頭一個小時的工作時間,因為「新聞是看不完的」,而且網路會讓我們透過一個連結一個連結的陷入知識的探索中。

這件事情並非不好,只是我在不對的時間做。

所以現在我都要求自己只能在零碎時間看新聞,「收集情報」對我來說是重要的每日例行任務,但這是為了可能的工作做準備,卻非目前重要工作進度本身,所以不能在正式工作時間做,而要利用早起出門前、通勤時間來做。

幸好現在有智慧型手機,有「 Flipboard 」、「 Zite 」、「 Feedly 」這樣的新聞閱讀 App,要在行動中看到重點新聞並非難事,甚至處理起來更有效率。而且在零碎時間看新聞還可以自然而然的限制看新聞時間,通勤等車10分鐘一到我就不能看新聞了,所以我也會更加懂得抓住新聞重點來看。

第二件事:撰寫草稿大綱

認識我的人都知道我的正職工作非常忙碌,所以很好奇我到底怎麼常常還能有時間寫部落格文章?這裡的關鍵就是我要把「寫一篇部落格文章」這件事情再切割成好幾個小任務,其中有個任務就是「擬定大綱」、「撰寫草稿」。

並且,我會在每天下班搭車(捷運、客運、火車)的路上做這件事情,通常通勤時間的捷運上網路也不通暢,所以我不會上網,而是拿出「 Evernote 」,開始想大綱打草稿。雖然可能只有10~30分鐘的時間,但足夠了,讓我回到家裡坐到電腦前,就可以開始正式寫文章,而不用再浪費正式時間去想要寫什麼。

第三件事:處理郵件

另外一個應該避免正式工作時間做的事情,就是打開你的電子郵件信箱,除非你的工作就是看信,要不然我相信你會有更重要的每日進度要完成,你應該先去做那些重要緊急的每日專案進度。

在工作的空檔之間,可能是工作一個小時後的休息時間,可能是中午吃完飯的午休時間,這時候再花個5分鐘打開信箱去處理郵件。

郵件通常都是「要加一些額外任務給你」,但我們的正式、重要工作都還沒完成就要兩頭忙去處理額外任務,那是不切實際且干擾效率的。會用郵件寄給你的額外任務通常也不是當下就要完成不可,因此利用零碎時間來處理郵件才是最好的工作流程安排。

第四件事:答覆朋友通訊

同樣的道理,我們也沒必要在工作時間,或者我們為自己設定的工作時間去處理朋友之間的聊天通訊。反而等到有零碎時間時,尤其是意外的空檔,例如會議稍微延後的5分鐘,今天部落格提早寫完剩下的10分鐘,再打開即時通和社群去看朋友傳送給你的訊息就好。

第五件事:安排日曆行程

有些朋友也會習慣在正式的工作時間裡,一開始就打開行事曆準備安排工作,這也是一個可以「重新思考看看」的流程。照理說,一坐上辦公桌就立刻知道要做什麼,並且立刻開始工作才是最好的。

所以我會利用零碎時間來安排日曆行程,只有打開手機上的行事曆,重新安排工作不是什麼難事。而且就像我前面說的,每天一定會有零碎時間,所以一定有時間可以安排行事曆,不用擔心沒時間做,更不用在正式工作時間做。

安排行事曆最好的時間,對我來說是下班回家的路上,在高速公路客運上我就打開手機上的行事曆,最好明天工作的行程安排。

第六件事:檢視待辦清單

不要在正式工作時間安排待辦清單,那只是我們想要逃避工作的藉口、手段而已!因為不想做正式工作、煩惱正式工作,所以用安排待辦清單來「紓壓」。把安排待辦清單這件事情留到零碎時間做,像是工作完成後的空檔,就是最好時機,可以拿出待辦清單做一個順序的微調。

第七件事:思考一些自己的事情

當然,零碎時間不一定要留給工作,也可以留給自己,如果生活上、人際上有什麼煩惱的事情,我也會練習在正式工作時間先「暫時移開」他們,從腦中移出、從心裡暫忘,記在筆記裡。然後等到零碎的空檔,拿出筆記,重新思考自己的事情,把想法感覺寫下來。

第八件事:整理工作環境

如果你想整理自己的辦公室環境、書桌上雜亂的事物,那麼也不是在正式工作時間做,不如留待那些「意外的空檔」,花個10分鐘再整理一下桌子。不要再把整理當做你逃避正式工作的藉口了。

第九件事:玩一些新玩意

看到好玩的手機遊戲,看到有趣的新鮮App,看到有意思的網路文章,千萬不要在正式工作時間分心,把這些東西留下來,稍後遊玩或稍後閱讀,因為你可以絕對的放心,每天你會有一堆零碎時間讓你玩這些新玩意。

第十件事:聽個音樂吧!

最後,當然我們不需要把零碎時間塞滿要做的事情。

有時候,遇到意外的零碎時間,我們就放空一下,讓自己的心紓緩一些,聽個音樂或什麼都不做,也是零碎時間很棒的利用。

歡迎大家一起來分享,你會把哪些事情留到零碎時間再做呢?

─本文獲「電腦玩物」授權轉載  

作者簡介_Esor Huang(異塵行者)

電腦玩物部落格站長,深入研究雲端服務、行動應用如何幫助我們改善生活、工作效率,喜歡用數位工具的新方法來解決問題,目前亦是Evernote台灣官方大使之一。

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