商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
為何空姐在飛機上一眼就能認出三星員工
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

為何空姐在飛機上一眼就能認出三星員工

(來源.Photo Credit : CC By vernieman@Flickr)
撰文者:文炯振
非讀BOOK 2013.04.15

許多上班族經常抱怨:「要做的工作太多,時間不夠用。」最後,過多的業務量導致職場生涯苦不堪言,甚至產生離職的想法。然而,這不過是表面的現象。深入探索該現象的另一面,我們將會面臨一個嚴重的問題:會這麼抱怨的人,是否「運用正確的方式聰明處理業務」?

即使是相同的業務量,依據每個人的能力不同,也會產生天差地遠的結果。有些人花上一整天去做的事情,其他人可能在兩個小時內就可以迅速俐落地完成;有些人不停吸收他人的回饋,使自己的工作更臻完美;而其他人在面對工作時,卻受到煩惱與猶豫的牽絆,導致最後工作被瑣事「掩埋」。

不僅如此,有些人得到上司「OK!」的明快回答,按部就班地執行業務;有些人卻經常使上司搖頭嘆息,也使自己陷入萬劫不復的處境中,不得脫身。其實問題不在於「要做的工作太多,時間不夠用」,而是不明白何謂最有效率、最快速的工作方法。

廣告

究竟這樣的差異是怎麼產生的呢?首先應注意的是,我們不該將之視為單純的「能力差異」。愛因斯坦建議:「要改變事情的結果,先改變事情的過程。」所謂事情的過程,指的就是做事的方法,方法的差異即為結果的差異。更進一步來看,就是造成每個人所擁有的「能力」的差別。總之,所有問題終須歸結為事情的方法,亦即「如何處理事情」。

像三星一樣工作

2006年前後在三星SDI內部擔任部門長時,我的年紀不過三十多歲。部門長的位置必須扮演相當於「部長(譯註:相當於總經理級)」的角色,而三星SDI更是整個三星集團內部子公司中,氣氛最緊張也最嚴酷的部門之一。在整個部門四十位成員中,甚至換過半數的成員,原因只有一個:無法忍受三星SDI的業務方式。

有一位曾任職於三星集團其他子公司長達17年的部長,以業務表現優秀獲得讚賞。這位部長來到三星SDI不到幾個月,忽然有三天無故缺席,原因昭然若揭,因為工作太辛苦了。他表示,走過三星集團的任何一個公司,做事如此徹頭徹尾的地方,還是第一次看見。

廣告

2006年時,全球展開一場「電視大戰」。以夏普、索尼為主的LCD TV(液晶電視)集團,以及以三星SDI、松下等為主的PDP TV(電漿電視)集團,展開了所謂的「浴血之戰」。當時三星SDI是一間站在領先地位,以業界楷模獲得最高成就的公司。透過我們的業務方式,將當時停滯於三百億韓圜的對歐洲客戶銷售額,足足提高到五千億韓圜。在這次的經驗中,忠實呈現出工作方式的差異將帶來什麼樣的結果。嚴格的工作方式,可以帶來同等卓越的成就,而這樣的工作方式扮演了類似於「鎔爐」的功能,強力鍛鍊當時部門內的成員。

三星的業務方式當然稱不上是韓國最好的,因為每間公司有各自的文化,每個人有自己做事的風格。不過再怎麼說,業務方式是否符合公司的績效、達到何種程度的全球化、以及速度有多快,這三方面必須達到一定的標準,相信這一點無庸置疑。

從這點來看,三星的業務方式足以充分作為這三方面的「標準」。三星早已在全世界推展全球化業務,在此過程中淬煉出的業務知識,正發揮著強大的力量。即使從速度面來看,也令韓國國內任何公司望塵莫及。至於三星公司達到的成就,同樣令其他公司相形失色。尤其三星電子更在2010年第三季達到史上最高的四十兆韓圜營業額,並持續乘勝追擊。

回顧過去三星公司的銷售情形,最後將會看見「業務方式」。這麼說來,三星的業務力確實有許多值得學習的地方。

若說三星出身者被無數企業挖角、錄用,是因為背後這一層原因,一點也不為過。一般公司對三星出身者所期待的,不單是「三星」這塊前職的招牌,更是為了將「三星DNA」深植於自己的公司,透過迅速的回應與積極的業務推動改革公司,扭轉公司成員的文化。從這點看來,學習三星高強度的業務方式,除了可以將個人的業務能力提升到最大,也能超越許多上班族引以為苦的「時間壁壘」。

本文的目標並非以憑空推想的理論,為讀者下處理業務的「指導棋」。這種程度的「指導棋」,就算不是透過本文,也可以在其他書籍中學到許多。最重要的是「實踐」及「實踐方法」,因此本文將會呈現具體的報告書樣本。籠統的方法對實務沒有任何幫助,因此,本文乃是為了提出清晰的改變目標與方向所寫。在中小企業擔任主管的同時,了解三星內部的工作風格或方法,或許能更有效地完成目前所處理的業務。

空服員在飛機上辨認三星員工的方法

出差可說是一種「遠征」。不論是國內還是國外,都是離開「主場(HomeGround)」衝向敵陣,並且在敵人的陣地竭盡全力謀求公司的利益與個人的發展。然而多數上班族卻認為只要在當地處理好工作,就是一趟「成功的出差」。返回公司路上的意氣風發,絕對是最愉快的經驗。但是這樣就自詡為「成功的出差」,還言之過早。

員工在拜訪重要的外國客戶後,沒有立即將內容向主管報告,所有事情只有當事人知道,一味埋頭處理各自的業務,最後經常出現工作進行不順利,或是無法達成最初目標的情況。成功的出差結尾是「出差報告書」。藉由出差報告書將獨自奮鬥的戰爭成果分享給所有人,獲得他人的支援與關注,並將出差時締結的許多契約與行使的義務做最後的總結。

這類出差報告書在三星受到相當嚴格的管理。這不僅是一點微小的成果都不願錯過的堅定意志,也是整個組織試圖在公司的層級下推動的所有業務中,創造幾近完美的成果所展現出的熱情。

那是發生在陪同姜常務前往德國、義大利、比利時出差後回到公司的時候。當時出差行程相當緊湊,兩天內必須走訪三個國家,參加無數場會議。我與姜常務早已筋疲力盡,這時就連經常搭乘的飛機座位,也坐得相當不舒服。當天抵達韓國已是下午四點,如果依照平時狀況,得立刻回到公司,但是當時姜常務也許是疲勞過度,於是提議先行回家休息。能夠在這麼早的時間下班回家,真是感激之至。然而問題就發生在隔天一早。隔天一到公司,我先忙著處理出差這段時間無法完成的緊急文件,這時姜常務急急忙忙跑到我身旁。

「文部門長,出差報告書呢?」

「什麼?」

對於眼前的狀況,我一時意會不過來。才結束一趟無法好好睡上一覺的忙碌出差,回來隔天一上班,忽然就得交出報告書來⋯⋯在摸不著頭緒的情況下,心想還是如實稟告的好。

「原本打算早上先處理較急迫的業務,再來撰寫出差報告書。」

話才說完,姜常務的表情瞬間僵硬,隨之而來的是嚴厲的斥責。

「文部門長,做事態度不應該是這樣的吧。正常出差回來一下飛機,就要立刻看到出差報告書啊。我是想多給你一些時間,所以今天早上才來找你拿報告書。出差報告書到現在都還沒完成,這下該如何是好?」

這次的經驗,讓我對三星的出差報告書文化有了難以忘懷的體驗。出差報告書竟然是在回國的飛機上完成,一下飛機,就得立刻看到報告書......這完全是「與時間拔河的戰爭」。

對於這種文化,起初我也抱持著不通人情的想法。對於為公司長途跋涉的人來說,這樣的要求不會太過分了嗎?但是不管在三星的哪一方面,「工作與業務」絕對是擺在第一順位。儘管某些層面可能無法顧及個人的勞累,但若說是這股強韌的精神造就了今日的三星,一點也不為過。今日三星所展現的「頂尖業務成就」,背後隱藏著睡得比別人少、比別人更努力、動作比別人快的精神。

藉由程序的改變創造新的業務成果

之後陸續聽到許多關於出差報告書的事情。曾有一次藍次長陪同朴副社長前往美國出差。朴副社長是名聞遐邇的「酒國英雄」,不但工作能力強,酒量也相當好,據說每天晚上都是以啤酒杯的分量喝燒酒。遠在異鄉的部屬藍次長陪同朴副社長一起喝酒,似乎是天經地義的事。

由於每天晚上喝了好幾瓶燒酒,回國的飛機上睡得幾乎不省人事,但是藍次長深知三星的出差報告書文化,當然無法安睡。再加上副社長一下飛機,就得立刻向社長報告出差情形。就在藍次長強忍著疲憊的身軀,打起精神專心寫報告時,一位空服員向他走來,開口說道:

「先生您在三星上班吧?回韓國的班機上還敲著筆電工作的,就只有在三星上班的人了。」

三星的出差報告書文化,就連空服員也知之甚詳。那麼,為什麼三星如此要求儘速完成出差報告書呢?雖然前面曾經提到,出差報告書是工作的收尾與總結,也是為了進行下一階段工作的努力之一。不過這裡還有另一項原因,那就是「出差」本身具有的特殊性。特別是前往國外出差時,必須克服時差、融入陌生的環境,每一天都在充滿緊張的氣氛下執行業務。但是當這一切結束回到國內時,這樣的緊張感瞬間煙消雲散。要求在回國的飛機上撰寫出差報告書,正是希望在當時現場的緊張感完全消失前,將生動的出差感受與情緒、敏銳的感覺,完完全全反映在報告書上。這是為了提高整個組織的判斷能力,面對更精確的現場情況所付出的努力。

提升自我業務習慣最好的方法之一,是「遠離熟悉的事務」。就算只是一份出差報告書,像這樣改變撰寫程序的話,將可帶來與既有狀況全然不同的新的業務成果。也許等到出差的緊張感完全消失後,再游刃有餘地撰寫報告書,更能提高工作效率。但如此一來,有一個缺點,經過一段時間後,再重新回想寫下的報告書,已經有多處印象模糊,難以忠實呈現當時情況,甚至腦海中一片空白,心想「咦?那時候在想什麼?對話內容又是什麼?」

三星又有「管理的三星」之稱。這不僅適用於全面性的組織管理,當出差回來的某個組織成員的緊張感與組織的判斷力之間產生細微的背離時,「管理」將會介入,試圖降低這樣的差距。

出差報告書撰寫要領

接著就透過出差報告書的基本範例,了解具體的撰寫要領吧。

首先,活動名稱、出席人員、地點、時間等,是最基本的訊息;接著記錄實際出差時,與客戶開會的內容。

若能加上拜訪什麼樣的主要客戶、獲得什麼成果、接收到什麼關於市場或競爭者的資訊,將會更有幫助。

如果還有這些資訊以外的參考事項,則新增「其他」的標題,整理相關內容即可,並於最後的部分寫下感受與追蹤(Follow Up)注意事項。

 

書籍資料

書名:像三星一樣工作:為什麼三星社員工作一流且高效率
作者:文炯振
譯者:林侑毅
發行日期:2013年03月07日
出版社:天下雜誌

文炯振

美國奧克拉荷馬州立大學(Oklahoma State University)學士、MBA學位、高麗大學大眾傳播研究所碩士學位。   

結束MBA課程後,進入三星集團中以工作繁重聞名的三星SDI公司旗下PDP事業總部,並曾任部門長(Group Leader)一職。他在對當時主客戶飛利浦的銷售額從三百億韓圜提高至五千億韓元上,扮演相當重要的角色。就讀MBA前,曾在享譽韓國的公司之一--未來產業公司(Mirae Corporation)輔助鄭文述會長,並負責市場行銷、IR(投資人關係)、PR(公共關係)策略等。  

他以在三星內部學到的業務規則為基礎,在各個企業發揮了極大的成效。二○○八年在以經營教育機構聞名的「Chungdahm Learning」負責IPO(首次公開募股),成功推動在韓國科斯達克(KOSDAQ)上市。現任職於汽車零件業AutoGen股份有限公司,擔任總管策略企劃、市場行銷、全球創新商務的專務理事(相當於資深董事總經理級),目前也正與全球最大汽車製造商GM(通用)、Magna(麥格納)等海外客戶進行各項合作計畫。   

在三星接受的殘酷訓練,雖然有時令人感到疲憊,然而藉由這樣的過程學習「徹底工作的方法」,相信不僅是對他的人生,對於未來也會有重大深遠的影響。

 

下滑載入更多報導
出差 空姐 三星 報告
非讀BOOK
出版社

蒐羅與財經、職場、生活相關書籍內容介紹及書摘,協助讀者快速閱讀書籍精彩內容。

廣告
留言討論