別再說「請告訴我你的想法」！最成功的人，寫email都不用這些短語

寫信給大忙人，結尾怎麼寫，決定對方會不會回你的信。

你寄了一封精心撰寫的信件給主管、客戶或你景仰的前輩，結尾客客氣氣寫上「有想法再告訴我」「期待您的回覆」「有問題隨時聯繫」。然後，就沒有然後了。

高階主管、資深主管和你欣賞的業界前輩，每天收到數百封信件。如果你的信沒有在第一時間抓住注意力，就會被擱置、遺忘，或是被刪除。

韋丁（Melody Wilding）是高階主管管教練，也是《向上管理》（Managing Up）一書的作者，近15年來專門輔導微軟、蘋果、北約等組織的頂尖工作者，幫助他們有效影響比自己位階更高的人。

她指出，即使是最善於表達的專業人士，也常忽略寫信時一個極關鍵的環節：結尾的行動呼籲（call to action）。

問題出在哪？「有想法再告訴我」「期待回覆」這類收尾聽起來禮貌，實際上非常模糊。它們把工作丟回給本來就很忙的對方，讓對方自己去猜：你到底要什麼？什麼時候要？為什麼重要？

韋丁說：「當你說『有想法再告訴我』，你是要對方批准、要具體回饋、還是要約會議？對方愈需要花力氣去解讀你的請求，就愈可能完全不回。」

以下是她建議的3種收尾方式，讓忙碌的大人物願意回信：

1. 問二選一的問題

二選一的問題之所以有效，是因為它把無限的回覆可能性，壓縮成一個簡單的選擇，大幅降低對方的決策負擔。

例如：

• 「週二或週三，哪天比較方便？」
• 「您偏好方案A還是方案B？」
• 「要我繼續推進，還是先暫停？」

2. 加上明確的截止時間

加上時間點，就能把一個開放式的請求變成一個有時限的任務，大幅降低信件被無限期擱置的可能。

例如：

• 「能在週四前給我答覆嗎？這樣我可以接著推進。」
• 「如果能在15號前回覆，就能趕上我們這季的目標。」
• 「我希望明天做出決定，您方便在那之前給個意見嗎？」

3. 讓對方只需回一個字

主管們經常在會議之間掃信件，這種方式讓他們幾秒鐘就能回覆，不需要思考措辭。

例如：

• 「回覆『好』，剩下的我來處理。」
• 「回覆您方便的日期，我直接發會議邀請。」
• 「如果沒問題，回個『OK』就行。」

信愈短，回覆率愈高

收尾寫對之外，信件本身的長度也有講究。電子郵件排程工具Boomerang曾分析超過4000萬封信件，發現75到100字（英文字數）的信件回覆率最高，達到51%。一旦超過500字，回覆率就降到44%；超過2000字則大幅滑落。

同一份研究也發現，信件主旨行最有效的長度是3到4個英文單字。主旨愈長，回覆率愈低；而完全沒有主旨的信件，只有14%的人會回覆。

換句話說，想讓忙碌的人回你的信，除了收尾要精準，整封信也要夠短、主旨要夠一目瞭然。把核心訊息壓縮在幾句話內，主旨行直指重點，再搭配韋丁建議的收尾技巧，你的信就能從收件匣裡脫穎而出。

資料來源：CNBC、Boomerang