不讓部門合作變內鬥，資深幕僚無往不利的橫向溝通法

管理對內利害關係人，包含向上、向下及橫向等部分，相較於向上管理的對象很明確——你的主管，橫向利害關係人是我認為最難管理的部分。

不同部門間在意的點不同，溝通的語言模式不同，都增加了溝通跟協作的困難度。到底平常要怎麼做好橫向管理？在會議上跟執行專案等特定情境下，又該如何做好橫向管理呢？以下分享幾個方法，只要橫向管理做得好，執行順暢沒煩惱。

日常管理

1.搞懂橫向單位在意的KPI

可以從日常觀察，像是業務在意的是營收達成率以及業績目標；採購在意是與供應商談判的價格；財務在乎的是營運成本。橫向溝通是從理解對方開始的，理解不同部門在意的重點，更能讓彼此在同一條線上溝通。

2.使用對方的語言，了解對方的邏輯

實務工作上應該還蠻容易遇到跟橫向部門雞同鴨講的狀況。例如，採購向IT提系統需求，但IT不懂採購的作業管理，一直要求採購寫需求跟規格，提出工作邏輯好，讓他寫程式。

但採購一直對IT講他要如何做供應商管理，這時兩人的溝通就是平行線，如果有一個同時懂採購作業又懂IT的人，就能做兩人之間的翻譯機了。

這不是要你什麼都懂，而是在日常工作時多了解不同單位的作業與管理方式，知道橫向部門的基礎邏輯，就比較容易用對方聽得懂的語言進行溝通。

3.了解橫向合作單位主要接觸窗口的習性

有些人的溝通方式比較跳躍，有些人則習慣一步一步來。根據窗口的習性，用他習慣的方式溝通，通常會比較順利。

4.平時累積信用

可以在不影響自己工作的前提下，幫助橫向部門，讓別人覺得你對他有用處，累積自己平常的信用。

時間久了，其他部門就會對你產生「你是能幫助他的人」的印象。一旦建立起信用形象，通常你去找橫向單位溝通時，就不容易遇到抗拒的態度。

5.取得對方的信任

隨著信用累積越多，將進一步形成信任關係。這讓你和對方變成夥伴，可以一起商討事情。在正式會議前，先聚再一起整合彼此手上擁有的資訊、籌碼及資源，以便解決問題。

我跟協作單位的窗口關係還不錯，遇到問題還蠻容易解決的。反之，如果關係不好，可能還會鬧到各自部門的主管上，把簡單的事變複雜。

6.平常跟窗口建立互動關係

見面三分情，在茶水間遇到時打個招呼，不忙的時候聊一下近況，或是送個小點心和飲料。不要吝嗇於讚美，稱讚對方的優點，這些都是平常很容易建立互動的方式。

7.灰色地帶的事情要不要做？

遇到權責不清的事情，萬一把事情撿起來做，會不會反而讓自己變更忙，而且多做多錯？

我的判斷準則是：能對個人KPI，或是手上專案有幫助的事就去做。

這裡要提醒很重要的一點：不要輕易去插手其他部門的團隊管理，該部門主管會覺得你越權，你的主管則會認為你可能很閒，還有時間去做別部門的事，搞的自己裡外不是人。

如果你的角色是專案大PM，可以跨部門管轄，更要小心的與協作部門的主管溝通，以設定執行任務的優先順序。

特定事件發生時的橫向溝通

像是遇到明確的議題或事件，需要在一定期限內取得共識、達成結論的情況。特定事件的橫向溝通，相較於日常更直接和激烈，以達成目標。

聯合次要敵人打擊主要敵人

學著借力使力，順著跟你同一陣線的人的脈絡，更容易達成自己的目的。將同一件事包裝成有利於雙方KPI，以滿足自己與協作單位最在意的事。這並不是利用他人，而是創造雙贏互利的狀態。

以更高的目標說服各單位朝同方向前進

可以跳脫個別部門的訴求，以更高一層的視角去說服其他人。最常見的情況，是以公司獲利目標當作主要訴求方向，畢竟公司最終目的就是要營利。

嘗試各退一步

為了取得最大的共識，有時必須退到大家都可接受的程度，再往下執行。雖然可接受的解法不一定是最佳解方，但考量到時效性跟可執行性，就已經是實務上的最佳解。

結論

以上提到的方式適用於辦公室，如果是工廠這類講求時效性、需要立刻解決問題的環境就不適用。畢竟在講求時效性的地方，溝通需要更「直接」，所以還是要依自己所處的環境做調整。

可能看到這裡，你可能會覺得疑惑，有沒有具體的方法或步驟來跟橫向單位合作？

其實實務上真的太多情況，不同的公司文化、產業、組織等，都需要有不同的方式去應對。溝通技巧需要時間和經驗累積，遇到越多情境，就能越靈活應對。需要有意識的培養自己在不同情境中的觀察能力、分析能力及應對能力，就能摸索出適合自己的橫向管理方式。

＊本文獲「LIN ZHAO RU」授權轉載，原文：以幕僚角度看待利害關係人-橫向管理篇

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤