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真正懂時間管理的人,會把50%時間放在「這類事情」上
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真正懂時間管理的人,會把50%時間放在「這類事情」上

真正懂時間管理的人,會把50%時間放在「這類事情」上
我們常被重要且緊急的事情綁住,但其實「重要但不緊急的事」,才是每個人一生中需要投入最多時間的部分。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:洪彣欣
獨立觀點 2024/11/06
摘要
  1. 時間管理的大原則:緊急重要的要立即處理、重要但不緊急的需要花時間、緊急但不重要的可授權、不重要不緊急的就該捨棄。
  2. 重要不緊急的事情很容易被忽略,但應將一年中50%時間運用在這類事情上。例如,在公事上包含個人學習、規劃經營策略,在個人上則是經營關係、理財等。
  3. 投資時間要把健康放首位,沒有健康,其他努力都只是白費。

▍作者簡介:洪彣欣Carol,怡東集團共同創辦人,曾任美商、港商與台商等企業人資長。畢業於美國密西根州立大學人資研究所、台灣大學PMBA,擅長人才發展輔導和建置企業績效與薪資機制,創建O’RIGHT接班梯隊模型。

我時常在各大企業指導經理人透過MAP管理能力評鑑做自我探索,從輔導過程中發現,台灣經理人的「時間管理與排序」能力不如預期,落在全球排行的39%,遠低於全球經理人。這背後隱含許多的管理問題及盲點,有待經理人們自我察覺。

時間管理誤區1:沒有投注足夠時間在「重要不緊急」的事上

在輔導企業的過程中,有位中資企業的上市公司董事長,公司營業額高達數十億新台幣。

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他的時間管理PR值並不高,在收到MAP管理能力測評報告的當下,他難以置信。他認為自己可以一心多用、同時可以做很多事、速度很快、且凡事親力親為,也認為這些都是公司成功的關鍵,但卻從評鑑發現自己時間管理能力不如預期。

深入了解後,才知道問題出在,這位董事長行程排滿檔,但沒有投注足夠的時間在「重要但不緊急的事情」上,例如投資人才、培養接班人。這個問題導致他年近70歲還不能退休,公司面臨永續經營的危機。

時間管理的誤區2:將時間通通交給秘書打理

另外一位時間管理不理想的案例是一位外商高階主管,他看到報告時也十分錯愕。在進一步訪談後現,他將所有行程、會議、行事曆全盤交由秘書打理安排。

因此,時間管理好的人,其實是能幹的秘書,而不是這位開會時間以15分為一個單位的高階主管。我建議這位高階主管,不應該將時間的所有決定權交給秘書,自己也應空出時間做重要的決策與布局未來。不少經理人以為自己的時間管理做得不錯,實際上只是雇用了時間管理好的秘書。

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排滿自己所有代辦事項,抑或奉行「創辦人模式」,總是親力親為、授權太少,忽略自己也應該花時間在「重要但不緊急」的事,如訂策略、架組織、布人事、建制度等。導致看似日理萬機,實際只是沒排好優先順序。

時間管理的正確順序

現在就以及史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出的「時間管理矩陣」,談談時間管理的正確順序,讓工作有成就感、生活有品質,創造更好的未來。

第一象限:緊急又重要

每天工作應該先處理的是緊急又重要的事。這類事情的特點是,如果不立即處理,會導致嚴重後果。舉例來說,如公司公關危機、客戶危機、員工安全、產品品質問題,或中高階主管在重要會議中的報告。一般來說,只要事先做好規劃,第一象限都可以處理妥當。

第二象限:重要但不緊急

接下來,應該處理的是不緊急但重要的事情,例如個人學習、團隊培養、經營策略規劃等。就人生而言,更包含經營關係、培養人才、保持健康、理財等事項。

這個象限裡的事,才是每個人一生中應全心投入最多時間的部分。在確認這類事情之後,一定要努力擠出時間、按部就班的執行,以免落入第一象限,變成既緊急又重要的事。

第三象限:緊急但不重要

接下來才是緊急但不重要的事。它們多半是瑣事、跟工作目標不相關,例如處理客訴、幫部屬做他該做的事、幫部屬善後等。這類事情有急迫性、一定得處理,但是花越少時間越好。必要時不應該自己來,而是想辦法回歸到部屬身上,交給部屬或助理執行即可。

第四象限:不緊急也不重要

最後,有時間才做不緊急也不重要的事,或工作流程上有但不一定需要做的事。這些事情基本上與你的工作目標無關,可以留到有空時再做,甚至忽略不做。舉例來說,許多上班族在上班時沈迷於團購、八卦、逛街等與工作無關緊要的事。

謹記時間管理大原則:時間花在哪裡,成就就在哪裡

時間管裡最重要的原則就是,捨棄「為了做而做的事情」、「為了慣性而做的事情」,若不是為了需要而做,就是浪費時間。大家應該好好審視自己的時間到底花在哪個象限了!記得,「時間花在哪,成就就在哪」。若忽略投注足夠的時間在重要但不緊急的事,人生將會有遺憾。

也可以運用簡單的時間管理3D,幫自己安排時間:

  • Delete : 刪除「不重要也不緊急」的事情。
  • Delegate:「緊急但不重要」的事盡量指派人處理,或訓練其他人來做。
  • Do:將一年中50%的時間用在「重要但不緊急的事情」上,「重要又緊急」的事情要自己做。 

最後,提醒大家別忽略了投資時間在健康、關係、人才、理財這4件事情上,若沒有了健康,後面的努力都是白費;有了健康,你的努力才有機會不斷累加。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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