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用3個關鍵詞回答主管問題,更容易被信賴
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職場 | 職場修練

用3個關鍵詞回答主管問題,更容易被信賴

用3個關鍵詞回答主管問題,更容易被信賴
在回答問題時,若能用數字說明,就能在最短的時間內讓對方清楚知道事情的狀況。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:定居美德(Yoshinori Sadai)
精選書摘 2024/10/22
摘要
  1. 遇到他人詢問工作進度時,若能用具體數字回答,可以大大減少溝通障礙。
  2. 主管問工作進度時,通常最想知道的是「何時」、「多少」、「幾%」這3個問題,學著回答以上3組數字,就能解決主管大部分的問題。

泰國工廠的生產比計畫慢了許多。而且距離期末只剩下2週了。部長問你:「現在是什麼情況?」你該怎麼回答比較好?

A:「雖然晚了點,還是能照原定計畫生產。負責人說沒問題,所以請不用擔心。」

B:「產量會比當初的計畫少100公斤,這段期間預估能生產400公斤。再2個月就能追上原定計畫的產量。」

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用數字說明,就能毫不費力的在最短的時間內用最快的速度讓對方知道。這是因為,數字能先告知對方想知道的部分,簡單的表達對方需要知道的事。

說到這裡,各位可能會覺得這不是廢話嗎?可是有很多人連這種「廢話」都做不到。

「何時」、「多少」、「幾%」能解決9成的疑問

以這種情況來說,部長到底想知道什麼呢?

首先是「現在的產量」,截至目前實際生產了多少?其次是「未來的產量」,也就是只剩2週的時間能生產多少?以及,要花多長的時間才能追上原定計畫的產量?再來就是「可能性」,目前的預估有多少實現的可能性?

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除此之外,大概也想知道為什麼會延遲及該怎麼因應吧,但部長最想知道的還是「何時」、「多少」、「幾%」。

當部長將「現在是什麼情況?」的疑問具體化之後,就會提出以下幾個問題:「現在的產量有多少?」「還剩2週,能生產多少?」「什麼時候才能追上計畫的產量?」「目前的預估有多少(幾%)實現的可能性呢?」

也就是說,只要像B那樣用數字說明「何時」、「多少」、「幾%」,就能回答部長9成的疑問。這種方式不只是對工廠,在辦公室向主管報告時也一樣。

「現在的營業收入是2000萬日圓,預估未來3週能完成剩下的1000萬日圓營業額,達成3000萬日圓的計畫,而完成剩下1000萬日圓的營業額的機率預估有75%。」

「目前的客戶人數為300人,只要目前的申購速度能持續下去,大概再過3天就能補足剩下的100人,達成400人的目標,達成95%應該沒問題。」

「沒問題」招致的慘劇

實不相瞞,我曾經說出A這種話,導致多花了將近7000倍的時間。

雖然主管詢問多次,但泰國的同事都說「沒問題」。吃完午餐,在東京總公司上班的主管對同在辦公室裡的我說:「這不可能沒問題,再這樣下去可能會出大亂子。」「你回家拿護照,我陪你一起去泰國。」

接下來的2週,我們都在泰國的工廠裡為了調查情況與解決問題疲於奔命。因為沒有用數字說明,結果多花了不只10倍的時間。3分鐘就能搞定的說明,結果卻花了2週,也就是多達7000倍的時間。

由此可知,只要以「何時」、「多少」、「幾%」掐頭去尾的說明對方想知道的事,說明時間就能縮短到十分之一以下。

這不只能節省你的時間,也能避免浪費主管或周圍的人的時間,還能增加大家對你的信賴。

問題是,泰國的同事真的像他說的A那樣,堅信沒問題嗎?現在回想起來,我猜他其實知道有問題。但知道歸知道,卻又提不起勇氣向主管報告壞消息。然而,越是壞的消息越要趁早報告,這點非常重要。

用數字說話的技巧:只表達對方想知道的情報就能減少說明時間,還能讓對方更信賴自己。

*本文摘自平安文化《話數:3秒打動人心!財務長的高效數字溝通力!

書籍簡介

《話數:3秒打動人心!財務長的高效數字溝通力!》

作者:定居美德(Yoshinori Sadai)
出版社:平安文化
出版日期:2024/11/11

作者簡介

定居美德(Yoshinori Sadai)

Sophia Bliss股份有限公司營運長、北海道東川町財務長。北海道大學畢業後,進入綜合商社工作。派駐香港,負責財務規畫時,站在利息高達3000%的亞洲貨幣危機第一線,深刻感受到自己缺乏能在全世界暢行無阻的能力。回國後,考上美國公認會計師,利用這個機會跳槽到埃森哲公司,不到30歲就擔任日本的財務長。

之後的12年在GE奇異集團輾轉經歷了分析師、會計部長、亞太地區事業部CFO(財務長)等職位,2015年初次前往北海道東川町,對北海道東川町一見鍾情,在沒有任何技術、經驗、人脈的情況下搬到北海道東川町。透過「用簡單的數字說話」的能力為北海道東川町實現了「靠自己賺錢的能力」。擔任北海道東川町的財務長,致力於推動商店街活性化、國際化、支持創業等業務。尤其是區域型電子貨幣HUC(東川通用卡)更於2019年榮獲經濟產業大臣評選為「飛躍商店街30選」的殊榮。

目前是「在喜歡的場所、與喜歡的伙伴、做喜歡的工作」的多角化經營企業家,從事東川町的地方創生與寫作之餘,同時還有15項工作,例如財務策略顧問、培育大學生創業、推動Web3事業、都市設計顧問、NPO理事、經營飯店等等。另外也應超過200個團體以上的邀請,針對學生、上班族、自治團體發表演說,提供未來的地方創生及新的勞動方式、職涯設計的想法。


責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:林思妍

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