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雅思拿高分,進外商工作卻很痛苦⋯他:原來職場上的英文好是這4件事
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職場 | 職場修練

雅思拿高分,進外商工作卻很痛苦⋯他:原來職場上的英文好是這4件事

雅思拿高分,進外商工作卻很痛苦⋯他:原來職場上的英文好是這4件事
職場上的英文能力必須要能「學以致用」,和考試用的英文標準非常不同。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:Peter Tu
摘要
  1. 英文考試成績好,不代表口說沒問題。職場英語需要具備聽說讀寫的能力,並能在不同情境中靈活運用。
  2. 職場英語好的人具備4大能力:理解力高、溝通流暢、對專業術語掌握度高、能寫出清晰的文件。
  3. 作者提出提升職場英語的4個大方法,包括重播會議錄音、創造口說環境、以英文為預設語言閱讀、通過筆記和寫信練習寫作。

一個台灣人如何在跨國公司,7年內連續升遷7級?Peter Tu從一個小小約聘員工,一步步升遷,成為需要管理跨時區員工的主管,他是如何做到的?他將透過一系列文章,拆解升遷的必備技能!

  • 職場基本功:溝通技巧-英文聽力和口說
  • 職場基本功:數據分析

以前在飯店工作時,和外國客人溝通從沒出現太大的障礙,因此一直覺得自己英文程度還不錯。待飯店幾年後,為了準備出國唸書去考雅思,我還拿到7分。

但是,從國外回台灣後加入外商才發現,雖然英文閱讀的問題不大,但是口說講起來卡卡的,寫作也馬馬虎虎。

和不同國家、口音稍微重一點的人開會尤其痛苦,會議上大概會有50%聽不懂,只能一直跟對方說「不好意思,可以請你重複一次嗎」。

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後來,因為職務被調整到亞太區部門,情況雪上加霜,隨著與外國同事合作機會增加,溝通變得越來越困難。原來,我的英文能力和以英語為母語的人相比,仍有很大差距。

其實除了成績以外,這些也可以當作英文能力的標準

職場上的英文能力必須要能「學以致用」,和考試用的英文標準其實是不同的。職場上英文好的人通常是因為具有以下能力:

1.理解力高:聽力可以抓到語意80%,有辦法在聽懂的時候同步思考、組織對方講的內容,並按照自己夠理解的方式重新排序。

2.溝通流暢:有辦法在說話時抽換詞面、用同義詞描述事情,而且能巧妙的使用比喻,並且在講出來前架構好思緒,讓溝通有邏輯。

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3.對專業術語掌握度高:能閱讀email的基本資訊以外,還要能夠看得懂技術文件,或是較專業的術語;能判斷出問題所在,以及知道該怎麼回覆。

4.寫作能力佳:寫出來的東西能讓人看得懂、看得舒服,不會增加認知負擔。撰寫的文件、報告或電子郵件清晰並專業,能以正確的語法和架構呈現想法。

在語言轉換上需要付出大量的練習

因為我的工作需要和各國同事頻繁合作,我開始思考,究竟要怎麼樣提升英文技巧,同時也加強自己的溝通能力?

我逐步將以下的技巧融入我的日常生活,幫自己創造刻意練習的機會:

1.找機會錄起來重新聽一次

開線上會議的討論速度很快,當下如果聽到不懂的單字,我也不好意思跟同事說「等一下,我做個筆記」,導致就算聽到不懂的單字,會議結束後也忘記是什麼了。所以,後來只要是線上會議,我都會利用機會錄影或錄音。

在會議開始以前可以禮貌性的問一下參與者:「我們可以錄影嗎?我想要事後整理筆記發信。」這樣一來是可以紀錄會議,一來是事後可以再回頭複習聽不懂的單字。

透過反覆練習,理解速度就會慢慢的跟上對方的口說速度,接著還能再調快重播速度。我現在可以更精準的理解會議細節,重播的影音都是2倍速在跑。

2.創造口說練習的環境

環境帶來的影響比選擇更重要,所以想把口說練好,其實很需要練習環境。

在台灣辦公室需要用英文表達的機會非常少,但環境其實可以自己創造。有一次,我去韓國出差,韓國辦公室的同事多用韓文交流,只有其中一組同事在對話時會刻意用英文。

我很好奇他們為什麼那麼特立獨行,一問之下才得知,公司新來的總經理都用英文溝通,讓該組韓國同事溝通起來很吃力。所以他們決定一起練習,就算全公司只有2個人這樣做,也總比一個人獨自練習來得好。後來我和香港同事開會時,也會刻意用英文和他們溝通。

3.以英文做為預設語言閱讀

因為閱讀不太需要和別人練習,所以是最容易培養英文能力的方式之一。

我過去在閱讀英文讀物時,很容易忍不住想用翻譯軟體,但後來發現,翻譯後的語意會失真,我的英文閱讀能力也沒有進步。後來,我刻意把我搜尋東西的習慣切換成「英文是預設語言」(Default language),這樣就能強迫自己從國外的知識庫找知識。

要比較留意的是,閱讀能力無法一蹴可及,有時候努力過頭反而會適得其反。像是論文或原文書,讀起來特別艱澀難懂,所以我通常會先從簡單的維基百科開始查找資訊,等有一定程度的理解後,才會找更深入的資料來驗證想法。

4.透過筆記和寫信練習

雖然說一直寫就會進步,但其實有幾個系統化的作法,能加快養成英文寫作的能力。

像是麥肯錫的MECE(Mutually exclusive, collectively exhausted)架構,寫作email時可以透過這個架構不讓資訊重複和遺漏。

配合前文提到的錄影、整理摘要、分類資訊舉例,開會時可能會有資訊更新、討論遇到的困難,以及下一步該做什麼,就可以把郵件整理成:

  • 本週更新資訊:專案更新了什麼進度。
  • 遇到的困難和挑戰:專案延誤遇到的挑戰細節。
  • 討論「下一步該做什麼」的結果:誰應該負責什麼、什麼時候要回報。

多練習幾次,就可以讓閱讀Email的人光看要點,就可以知道會議重點。以數字來作為參考,我平均1個月會發150封Email出去作為自我練習。

好溝通的人,能獲得更多合作機會

單靠考試成績絕對無法反映一個人在實際工作中的英文能力。真正的職場英語能力需要聽、說、讀、寫的全面發展,並且能在不同情境中靈活運用。

學會根據不同的需求調整溝通方式,不僅可以讓表達更清晰,還能幫助我們和來自不同文化背景的同事,建立起更緊密的合作關係。

透過不斷練習與反思,例如重播線上會議錄影、練習口說、以英文作為閱讀與寫作的主要場景,我們就可以透過刻意練習,逐漸提升自己的英語技能。

應用這些技巧,不僅能強化個人的溝通能力,還會讓同事更樂意和我們討論事情,增加合作機會。

如果沒有練習英文的環境,就去自己創造。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

職涯 溝通 英文 外商
彼得的外商隨筆
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Peter Tu
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多年前投身服務業,經歷了飯店櫃檯、電商公司的小編及行銷,而後輾轉進入知名外商客服部門。目前擔任外商高階主管,旅居荷蘭。期望透過分享自身故事和經驗,幫助工作者找到自己的職涯方向,並實現理想。

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