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職場 | 職場修練

小問題不管,越放越嚴重!職場高手成長思維:把解題當練功

小問題不管,越放越嚴重!職場高手成長思維:把解題當練功
職場上有一種人,總是主動承擔解決問題的責任,率領同仁們一起處理難題。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2024.04.17
摘要
  1. 工作中的小問題一旦被擱置,狀況往往會惡化。
  2. 職場工作者會拖延解決問題的原因,可能是缺乏誘因、問題不夠緊急,或是權責分配不清造成的。
  3. 職場高手會主動解決問題,以累積經驗、提高專業能力,增加升遷的機會。

我在企業培訓課程中不斷提到,問題解決高手和一般人的差距之一,在於他們擁有很強的「見微知著」能力,可以在問題剛發生的時候,先採取行動,用低成本幫公司解決問題。

這種高手特別厲害的地方,在於尋找「內心動力」上。

當需要解決的問題變多,難免會感到無從下手,因而「提不起勁」,下意識的選擇拖延。像是,老闆要你在1週內處理改善產品良率的問題,或許你只需要3天就能搞定,但以我的經驗,很多人會習慣拖到最後一刻,才開始動手處理。 

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為什麼員工會有拖延症?

這往往會錯過解決問題的黃金時機,一旦問題出現其他變數,就沒有可以調整的時間。這一切的根源,都是「缺乏動力」,導致問題一拖再拖。

為什麼會有這種情況?根據我的觀察,主要有3個原因: 

原因1:缺乏誘因

如果能拿到獎金,或讓個人績效加分,我相信就不太會發生員工「提不起勁」的情況。

但在現實中,解決問題本來就在你我的職責內,完成了也不會帶來額外的好處。因此,當問題堆滿了待辦清單,人自然容易提不起勁。 

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原因2:問題不夠緊急

大多數的人平常都很忙,必須想辦法解決那些「迫在眉睫」的問題。導致那些「明明重要但不緊急」的問題被往後擱置。畢竟眼下還有更緊急的事,需要我們優先處理。

這樣做的後果,就是讓我們錯過解決問題的黃金時間,被擱置的問題會慢慢惡化,成為需要投入大量成本解決的問題。 

原因3:工作權責分配不清

有時,雖然同仁們都知道有問題,但是權責上屬於灰色地帶,或主管忽略,沒有特別指派負責人,導致沒有人主動承擔解決問題的任務。

這種「工作權責分配不清」的狀況,就是因為每個人都覺得,「有人會處理」。

積極解決問題的人,在想什麼? 

就我的經驗來看,這些情況幾乎每個上班族都可能遇到。有趣的是,總是有一、兩個同事,無論主管有沒有指派他負責,但他總是樂於打頭陣,帶著其他人一起解決問題。

我以實際遇到的同事為例:Peter是我在台積電的同事,他和我的資歷、背景差不多,但他要負責解決的問題、背負的壓力,明顯比我多很多,但我很少看到他意志消沉。這讓我很好奇:明明工作壓力很大,為什麼Peter可以「充電」充得這麼快呢?

詢問Peter後我才知道,原來,他一直將解決問題,當作「提升專業能力和開拓視野」的機會。所以,只要看到問題,不管是不是他的職責,Peter都很願意跳下去幫忙。隨著他解決的問題增加,他的能力也就不斷成長,獲得更多的升遷機會。

及早解決問題的3個訣竅 

Peter的分享,給了我很大的鼓勵。之後的職涯,我不只向他看齊,後來也慢慢累積出3個技巧,幫助我自己克服缺乏動力解決的問題:

技巧1:將眼光放長遠

試著思考,如果你成功解決問題,可以獲得哪些好處?無論是獎金、年度績效加分,或是成就感、提升專業能力等,都可以成為動力來源。

技巧2:同理他人處境

你也可以看看周遭的人,在問題被解決之後,他們的處境會有什麼樣的改變。

例如,你是一間連鎖傢俱店的客服人員,最近你連續接到幾通顧客的客訴電話,都在抱怨看不懂書桌的組裝說明書。於是,你親自照著說明書組裝一遍,才發現說明書真的寫不清楚,因此讓你想辦法如何通報產品部門,來克服這個問題。

試著轉換視角,透過「感同身受」的方式,同理別人的處境,便能創造解決問題的動力。 

技巧3:利用LCA工具,替自己創造誘因 

你可以用LCA(List列舉、Clarify釐清、Award誘因)工具,替自己創造更多解決問題的誘因。

第一步是列舉(List):拿出紙筆整理,到底有哪些問題,等待你去解決。

第二步是釐清(Clarify):看著列好的清單,難免會產生抗拒感,因此思考看看,你不想行動的原因是什麼?可以從前面提過的3個原因找起。

第三步是誘因(Award):用什麼當作誘因,就得看你個人的偏好,可以是吃一頓大餐、一場小旅行,只要對你有吸引力,就是好的誘因。

缺乏動力解決問題,是人之常情,就連職場高手也不例外。但,與其消極的拖延,把事情拖到不能再拖為止,高手會適時喊停,重新調整心態,替自己重新找回解決問題的動力。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。

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