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老闆問做不做得到?一張表讓你回答更有底氣

老闆問做不做得到?一張表讓你回答更有底氣
用一張表列出專案的可能風險、影響及補救措施,便能幫助老闆評估該不該做。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:彭建文、藍陳淯
彭建文專欄 2024.03.20
摘要
  1. 執行專案時,要先列出所有的利害關係人,並依照關注程度和權力大小分成4大類,再分別和利害關係人進行訪談。
  2. 當老闆問你專案能不能達成時,可以使用「失效模式與影響分析表」,盤點失效情況、影響及補救措施。
  3. 當你已經進行過客觀分析,便能向主管說明,執行專案可能會遇到哪些狀況,讓主管評估是否執行。

我有次在一家大型製造業做企業輔導,那堂課是談專案管理。中間休息時,一位學員來找我請教。他說他是行政部門主管,老闆常在商業雜誌上看到某家公司經營管理很好、營運績效高,是受惠於某套系統,便會找他討論能不能引進。如果是他熟悉的領域,可以很快的回覆老闆;但若是未接觸過的,他根本不知道從何評估可行性。

我問他:「你記得剛才上課時,我們花了很多時間在討論一項專案的開頭,是包含專案目標、專案限制和利害關係人需求。」他看我點點頭,「老師,你分享的利害關係人矩陣,是把所有的利害關係人,依照關注程度和權力大小分成4大類,再分別和利害關係人進行訪談。只是,當我接到專案時,我也會和老闆多問幾句,確定他的想法後,再開始規劃專案,但心中總是不踏實,很擔心專案失敗怎麼辦。」

評估專案可行性的方法:失效模式與影響分析表

我想了下,問他說:「你有聽過『失效模式與影響分析』嗎?這是在開發新產品或改良產品的事前評估,但我把這個方法應用在專案的前期評估。先假設失效的狀況和原因,再依這些狀況進行分析,最後再思考補救措施。」

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我繼續說道:「例如,以電腦硬碟故障為例,最大的影響是儲存資料全部不見,補救措施是把資料放在雲端硬碟,或定期把資料備份在其他硬碟。」

我見他一臉茫然,便取了一張紙,畫出了以下的表格,並在表格上寫下「失效模式」、「影響」和「補救措施」。

失效模式 影響 補救措施



失效模式

我接著說明:電腦硬碟故障就是「失效模式」,一旦發生,「影響」就是硬碟中的資料全部不見了,這是非常可怕的。為了不讓這個影響發生,「補救措施」就是把資料全部放在雲端硬碟。 

如果是開發新產品,「失效模式」可考慮用5M1E架構:Man(人員)、 Machine(機具)、 Material(材料)、Method(方法)、Measure(測量)、Envirement(環境)等6個面向。

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但他是行政單位,我建議使用4W1H架構:Who(人)、What(事)、When(時)、Where(地)、How much(錢)5個面向。

以導入行政系統為例:

  • 人的部份:可能是人員培訓不足、缺乏專業技能,或是負責人在專案期間離職。
  • 事的部份:可能政策變動、法規調整或組織結構改變。
  • 時的部份:可能是專案排程不合理,或未能及時調整。

我抬頭看了他一眼,問:「有跟上嗎?」他點點頭。

影響 

我再指「影響」這個欄位,「然後,依據剛才各種失效模式,寫出影響程度,像是人的部分失效,影響是導致專案執行困難、溝通不良,進而影響專案的進度。」

補救措施 

剩下最後一格「補救措施」,我說,「關於人的部分,可以建立知識傳承機制,定期培訓來提升團隊技能。其他部分也可以一一列出⋯⋯。」

失效模式 影響 補救措施
1.人員失效:人員培訓不足、缺乏專業技能,或是專案期間離職。

2.事件失效:政策變動、法規調整或是組織結構改變。

3.時間失效:專案排程不合理或未能及時調整。
1.人員失效影響:導致專案執行困難、溝通不良,進而影響專案的進度。

2.事件失效影響:專案目標無法符合實際需求。

3.時間失效影響:進度延誤、資源浪費,甚至專案失敗。
1.人員失效:建立知識傳承機制,定期培訓來提升團隊技能。

2.事件失效:定期進行風險評估,隨時注意內外部法規是否變更,及時更新專案計畫,建立靈活的專案管理機制。

3.時間失效:建立良好的溝通機制,監控專案進度和及時調整時程,確保資源按時到位。

隨著表格完成,我看他的臉上表情,本來深鎖的眉頭,已經逐漸打開。

「你看,專案可能失效的狀況,你全部都思考了,也知道會造成專案多大的影響,甚至你還思考了補救措施,如果影響很大,而且暫時沒有補救措施的失效,你就可以和主管討論,看看主管是否有其他方案?或是不開啟專案了!這樣可以幫助你更確定專案的成功機率有多大了。」

他抬頭看著我,笑著說:「老師,你應該是我見過想最多的專案經理了,不過這個方法真的很好用。」

「我是一個風險承受度很低的人,簡單來說,就是個膽小鬼,我是抱著『最悲觀的打算,做最完整的準備,抱著最樂觀的希望執行專案』啊!」

當老闆、客戶問能不能做到時⋯

我看過許多中階主管或專案經理,在面對高層、客戶提出需求時,因為擔心失敗,總是拿過去的經驗,或可能會承受風險當理由拒絕。但當主管和客戶的需求沒有得到正面回應,就容易認為,「你沒有試過就說不行,是不是在敷衍我?」

這時就能藉由「失效模式與影響分析表」,評估專案的可行性,並透過客觀分析,向老闆說明,執行這項專案可能會遇到哪些狀況,讓老闆評估是否執行。甚至,還能爭取到一些資源。如此一來,便能提高你的專案成功率。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。

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