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這3個心態職場工作者都有,卻會讓你忙到沒空做最重要的事
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職場 | 職場修練

這3個心態職場工作者都有,卻會讓你忙到沒空做最重要的事

這3個心態職場工作者都有,卻會讓你忙到沒空做最重要的事
為什麼我總是最忙?如果你有這個念頭,該學習「勇敢說不」,才能專注在最重要的事情上。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:Misky Hu
獨立觀點 2024/03/06
摘要
  1. 學習「勇敢說不」,是所有專業工作者的課題。如果常常協助職責範圍外的事,勢必會排擠到更重要的工作。
  2. 讓大多數人無法「說不」的原因,多是因為害怕讓人產生「這個人的工作能力有問題」、「也太怕事了吧」、「他好難溝通」這3種反應。
  3. 如何讓自己不被份外事壓垮,作者建議,和同事建立明確責任歸屬、同步溝通準則,更要透過其他面向來證明自己的工作能力,心態上才站得住腳。

相信每個上班族或多或少都有種「為什麼每次倒霉的都是我」或「為什麼我總是最忙的那個」的感覺。

有時候可能只是自己的感覺(因為搞不好大家其實都超忙),有時候真的是同事都很會閃、躲、飄,就只有自己最菜、最倒霉,接下一堆「不在自己份內」的鳥事,還只能私下抱怨。如果跟同事或主管反應,最怕的就是讓人產生「這個人的工作能力有問題」、「也太怕事了吧」、「他好難溝通」這3種反應。

大家害怕的,都是面對「說不之後的後果」,那到底該怎麼辦才好呢?

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1.我怕別人覺得「我的工作能力有問題」

解法:從其他面向證明自己的工作能力。

一般來說,每個上班族手上都不會只有一件事要處理。即使拒絕了不屬於自己轄區的A專案,你還是有其他機會、其他事情來證明自己的工作能力。

舉例來說,曾有其他部門的同事要求我處理一件「與我的PM職責無關的事」,我在當下就明確表示「這件事情用XX後台的OO工具就能做到了,你們可以自己去試試看喔,有問題再問我!」

雖然有耳聞,這位同事似乎覺得「身為PM覺得這不關你的事,但也不關我的事啊?」但因為我們在其他專案的共事,並沒有什麼問題,我和與他同部門的同事和主管也都相處愉快,所以他可能也不好意思,再進一步提出疑問。

不過,後來這件事情,這位同事還是沒有自己處理,而是又找其他人做了,也許是因為那位「替死鬼」比較沒有「說不的勇氣」吧。

2.我怕別人認為「這個人也太怕事了吧」

解法:用別的方式表示「我不是怕事,而是想明確樹立責任歸屬」。

如果你常接到許多超出自己職責範圍的「鳥事」,通常都是因為這兩點:

1.大家都看自己好欺負。
2.公司並沒有明確的分工。

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不論是哪種情況,最方便的解法,都是從自己開始做起——也就是向他人「明確說明責任歸屬」。

很多時候同事也不一定都這麼壞,並不是「看誰好欺負就找誰」,純粹只是「不知道要找誰」,就找個他熟悉、或他認為「對產品較熟悉的人」(如果你是PM的話,那麼通常就是找PM囉)。

但畢竟同事一場,如果你真的被找上了,也沒必要直接說我不知道、這不是我的工作內容,而是委婉說明「這件事情不是我負責」,同時也可以試著幫對方想辦法,或給一些建議。整體來說,就是維持一個禮貌,但又不會太親切的互動。

舉個超級常見的例子,我在前公司時,各部門都有自己的新人到職訓練流程或文件,但各部門並沒有統整出一份通用的版本,文件難免有缺漏。新人一旦碰到某些後台沒權限、產品功能不會用,第一步想到的,就是來問PM。

如果是權限問題,我會直接告訴新人「權限問題請找XX工程師,我這裡也沒有權限幫你開。」但不只這樣,我還會再補充說明,讓新人知道哪些情況可以直接找工程師、哪些情況先找PM,避免日後又出現類似的情形,也讓新人對於責任歸屬有個認知。

當然最好的方式還是有個明確的文件,上面載明每個人的職稱與工作範圍,這樣新人就不用在辦公室玩大地遊戲了。

3.我怕別人覺得「我好難溝通」

解法:建立屬於自己的溝通原則+判定準則,並讓團隊熟悉這套方式。

日常工作中難免會有「不能通融一下嗎」、「不能稍微幫一下嗎」、「不能幫我趕一下嗎」的狀況或碎嘴發生,但如果這件事真的與自己無關,你又怕這次的「通融」變成「常態幫忙」的話,還是要硬起來,表明自己的立場與原則。

舉一個例子,行銷部門提出,想要做一個像街口幣那樣,在站上消費就可以得到固定比例的回饋幣,希望上線的時間蠻趕的。

接到「願望」後,產品部門當然就要開始收集需求、確認方向了,但我也碰過行銷部門也還不太確定自己需求的狀況,例如:回饋的目的是什麼?

要吸引更多新用戶下單,還是提醒舊用戶回購?有多少行銷預算可以運用?回饋比例是多少?買站上所有東西都可以得到回饋嗎?還是參與指定活動才可以?回饋金額有上限嗎?這個回饋活動是常態性還是週期性的?

每個問題都可以延伸出更多問題,行銷部門一時之間可能也沒想清楚,行銷主管這時會說:「可否給我時間先想想這些問題,然後,有沒有什麼範例給我參考?」

我就會這樣回:

目前上線時間是你訂的,我可以先把基本的排程,比如我們對焦需求、設計師出畫面、前後端工程時間、測試時間等的相關時程都抓出來,但實際時間還是依照最後的規格而定,有可能更晚,也有可能更早,要看我們玩法多複雜。

另外,這次的需求是行銷提的,加上你們應該會有常觀察的競品名單,所以行銷可以先找出一些範例名單給我,我們兩邊都看一下,你可以根據這些名單去思考上面這些問題,產品也可以根據這些名單,去了解你們具體想做出來的樣子是什麼。

最後,可以理解行銷部門要趕著把這個功能做出來,但如果需求不明確、目的不清楚,產品很難往下,與此同時,其他部門也在爭取開發資源。我希望之後有類似的需求,都可以先想好大概的目的與規模,有參考範例更好,這樣我們討論可以更聚焦,我也可以抓出更具體的產品時程給你。

雖然我回了落落長一大串,但目的並非刁難對方,只是想先說明自己遇到的狀況,並且給予參考的解決方法、自己習慣的工作方式,最後再說明彼此可採取的下一步。

如果要快速推進專案,當然PM也可以站在行銷立場去做一些競品觀察與比較,或者先根據(可能還不太清楚的)需求寫出一份粗略的PRD(產品需求文件,Product Requirement Document),但這樣做之後,未來需求端的許願只會一樣模糊、時程只會一樣趕、PM一樣要發揮通靈本領。

對行銷來說,他們一樣不知道該怎麼和產品團隊共事,甚至會以為「原來跟產品提需求就是這麼簡單嘛」;對產品來說,雖然能把腳跨出去一步,更了解行銷思維,但這畢竟不是職責內的事,反而可能會排擠到其他更重要的事情。

整體來說,如果沒有建立好一套溝通準則,對於團隊整體的合作默契與能力,其實都沒有幫助。

學會勇敢說「不」

到這裡,你有發現嗎?不敢「說不」的根本原因,都是「心態問題」,我們都害怕自己被他人否定。所以,只要對於自己的工作能力有足夠的自信,就不用特別在意別人的眼光。

有人可能會問:這自信從何而來?平常跟同事的互動、每個專案的互動過程、上一次的考核等,都應該有足夠的線索,能看出同事或主管對自己的評價。如果平常相處上沒大問題,說「不」這件事應該不至於太困難,畢竟工作上已累積相當的自信與成就了,同事對自己一定也有某種程度的信任感。

但如果完全看不出來同事對自己的感覺,那就得認真思考一下:是自己對辦公室社交太漠不關心了嗎?還是同事們都不擅表達呢?當然,可能也有人覺得,我的工作表現、和同事互動都還可以啊,但我就是很怕說「不」會改變目前的理想狀態。

如果是這樣,要做到「一次到位」可能太勉強了,那或許可以漸進式的嘗試。

比如這次一樣先答應處理職責以外的事,但接下事情的同時,也要先委婉跟對方說明:「這次我先幫忙處理沒問題~但之後就要麻煩你們囉!」,強調自己是「幫忙」,並且預先列出明確界限。

下次如果對方還來這招,就可以鼓起勇氣說:「喔喔這次上次幫忙的那件事對嗎?你可以參考這份文件去做喔~如果不太清楚再跟我說」先預示對方「自己已經幫過了」,再給對方一個參考文件照做,最後再給個軟釘子。

萬一對方還是硬要盧,這時就不用客氣了吧?!直接往上參考前面提到的3招囉!最後,祝所有快被工作壓垮的工作者,都能「華麗轉身」!

*本文獲「MH」授權轉載,原文:快被工作壓死了……請給自己說「不」的勇氣

責任編輯:陳柏燕
核稿編輯:陳瑋鴻


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