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講話太直傷人、太委婉沒重點⋯中高齡工作者都會的6種高效溝通方式
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職場 | 職場修練

講話太直傷人、太委婉沒重點⋯中高齡工作者都會的6種高效溝通方式

講話太直傷人、太委婉沒重點⋯中高齡工作者都會的6種高效溝通方式
資深工作者都需要提高溝通效率,為企業節省成本。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:丁菱娟
精選書摘 2024.02.21
摘要
  1. 研究顯示,組織中最花時間、最有幫助或阻礙前進的都是溝通。縮短溝通的時間,就是在幫助企業節省成本。
  2. 職場的高效溝通模式包含:不兜圈子、為對方著想、承擔情緒面的風險、訂定溝通主題、做結論。

我經常告訴學生,為什麼要做品牌? 因為品牌的最大功能就是效率,什麼叫效率呢? 就是減少消費者猶豫的時間,讓他們很快可以選擇你,所以效率就是商業的競爭力。

當消費者在搜尋某樣東西時,需要花時間,需要比較,當他不知道如何做選擇時,突然前面有一個他熟悉的品牌,他會有信賴感,因此選擇熟悉而又信任的品牌商品。這時品牌就發揮了效率,節省了消費者的時間,也讓品牌不需要被比較,就能被選擇。

基於同樣的道理,知名企業的員工會比默默無聞小公司的員工,更具有效率與自信。因為當知名企業的員工出去遞出名片時,他不需要解釋他是誰,對方就已經知道他是誰;相反的,小公司員工遞出名片時,對方可能還一頭霧水,該員工必須要費一番口舌,甚至做完簡報,對方才會了解你到底是誰。

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這讓小公司比知名企業花上更多溝通成本,還必須培養最頂尖的業務員,才有機會接觸到客戶,而且不是每個客戶都會給機會讓人解釋。

這就是為什麼需要做品牌,因為溝通成本就是商業成本,如何有效率的溝通是商業上的必要。

這是一個講求效率的時代,時間等於金錢,效率更是競爭力的核心。研究顯示,組織中最花時間、最有幫助或阻礙前進的都是溝通。縮短溝通的時間,就是在幫助企業節省成本,提高競爭力。這代表提高溝通效率,就是職場工作者的能力。

說話可以很直接,也可以拐彎抹角。直接會傷人,但節省時間;拐彎抹角不傷人,但成效不彰。如何講得很清楚又不浪費時間,是一門學問。大家都覺得外商的溝通效率比較高,我們參考外商公司的溝通模式,省去很多含糊、不清楚、猜測或誤解的可能。

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職場的高效溝通模式 

不兜圈子

講真話,簡單、明瞭無須修飾。直接回答問題,不要隱瞞真相。以這種方式往往能在一次交談中就快速建立起信用。你會被認定為是說實話的人,正直而誠實。除非你需要花時間搏感情,否則在商業溝通上若要有效率,就不要兜圈子。

承認自己的侷限,如果你不知道就說不知道;如果某些事不是你最擅長的就照實說;如果沒有完整的答案也請老實說。並說明清楚哪些是你清楚的,哪些是必須再去弄清楚的。

為對方著想

如果你提供給客戶的建議,多是以自己的立場思考,這樣沒有客戶會真正信任你的建議。例如,當你提供的服務不符合成本效益時,可以推薦其他提供專業服務的公司供客戶選擇。這樣的替代方案反而會提升你的信用度。 

承擔情緒面的風險

如果你察覺到對方的情緒有些擔心時,可以試著說「你好像有點擔心,有什麼我可以幫忙的嗎?」,或許先展現關心與真誠,反而能讓對方敞開心胸說真話。 

訂定溝通主題

為每場會議設定目標及議題,這樣可以快速進入主題並聚焦,以免大家各自論述及表達意見,沒有主軸。當大家失焦時,主席就能順理成章的要求大家回到主題討論。 

做結論

在會議或談話結束時,應該要做個總結或會議記錄,並以條列式呈現最好。不僅要列下討論內容和結論,也要列出接下來的行動由誰負責,以及期限是何時,避免對方有錯誤認知或誤解之處。

溝通是人每天都在進行的活動,但有效與否,就在於我們是否除了「講話」之外,有更多一層「人性」的思考。敞開心胸傾聽服務對象的需求,提出解決方案與建議,而不是一味的要將自己或商品推銷出去。只有讓對方卸下心防之後,才可能使溝通變得更暢通、更快速。

*本文摘錄自聯經出版《丁菱娟的成熟大人說話課

書籍簡介


《丁菱娟的成熟大人說話課:如何說,才能得體又不傷人?反擊時,如何堅定又有力量?任何情境都可用的38個溝通之道》

作者: 丁菱娟
出版社:聯經出版公司
出版日期:2024/02/01

作者簡介
丁菱娟

  • 影響力品牌學院創辦人
  • 作家
  • 新創導師
  • 資深公關人

丁菱娟累積了三十多年的公關行銷經驗,深獲許多CEO的信任。她以過去的行銷公關及創業的經驗,幫助台灣年輕創業團隊積極創新。

至今她在社群媒體以及雜誌都有固定專欄,並在台灣及大陸出版書籍,砥礪職場年輕人擁有正確的工作態度,及在熟年活出自己的價值觀,也因此成為兩岸職場暢銷書作家之一。已出版《逆風前行》、《影響有影響力的人》、《你不必走得快,但一定要走得遠》、《無畏的膽識》以及《享受吧!50後的第三人生》等書。

丁菱娟粉絲專頁:「丁菱娟」
影響力品牌學院:www.inf-academy.com/

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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