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職場 | 職場修練

「微型會議」正在成為國際新潮流!3個訣竅,會議開15分鐘就有效

「微型會議」正在成為國際新潮流!3個訣竅,會議開15分鐘就有效
《華爾街日報》報導,視訊會議軟體Microsoft Teams的數據顯示,預定1小時的會議數量變少了,現在預定15分鐘的會議占了6成。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:王貞懿 編譯
商周頭條 2023.10.06
摘要

1.後疫情時代,短會議正在興起,以提高生產力並減少員工的職場倦怠。許多公司正轉向15~30分鐘的短會議,而不再堅持傳統的1小時會議。

2.要成功舉辦短會議,3大重點:設定明確的會議主題和目標、只邀請真正需要參加的人,以及讓參與者提前做好準備。

3.儘管短會議可以提高工作效率,但也需要通過定期評估、匿名調查,不斷改進和適應團隊的需求。此外,短會議應與其他管理機制相互配合,以確保工作流暢進行。

短會議正在興起。《華爾街日報》報導,視訊會議軟體Microsoft Teams的數據顯示,預定1小時的會議數量變少了。現在,15分鐘的會議就占了6成,高階主管與員工都變得更精打細算。

線上簡報軟體Prezi的執行長薩弗蘭斯基(Jim Szafranski)在接受《CNBC》採訪時表示,從新創公司到全球前100強企業,有越來越多人向他諮詢如何將會議縮短成15分鐘,從而讓員工擁有更高的生產力、減少職場倦怠感。

麥肯錫(Mckinsey)最近的一項調查發現,80%的高階主管正考慮或已經改變會議結構和節奏,來面對疫情後的混合式辦公情境。

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該機構也觀察到,許多公司正在增加15~30分鐘的會議比例,而非傳統預設的1小時。例如,Netflix就規定會議時間不能超過30分鐘,要利用如備忘錄、vlog或podcast,取代單向傳遞訊息的方式,與會者要先閱讀相關材料,促進雙向溝通。

前Google搜索引擎部門副總裁、前Yahoo行政總裁梅耶(Marissa Mayer)也是微型會議的愛好者,在Google時,她每週約要開70場會議,許多會議只有10分鐘,這讓她能對員工需求做出快速的回應,也讓會議行程安排變得更加容易,讓專案和計劃能不斷的被推進。

你是否也曾經有這樣的經驗?明明企劃案只需要3天就能完成,但當你知道你有兩週的時間,你就會拖到最後一天才完成。這就是著名的帕金森定律(Parkison’s Law),「工作總會不斷膨脹,直到填滿所有可用時間。」開會也是如此,你有多久沒開過提前結束的會議?

員工也更喜歡較短的會議。根據CivicScience對兩千多位美國人進行的調查顯示,超過75%的員工認為,會議時間越短效率越高;1/3的受訪者指出,在會議開始15分鐘後,他們的注意力就不再集中了。

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3步驟,開一場短會議

那麼到底該怎麼開一個短會議呢?

1.設定好合適的會議主題、要求發言簡潔。

你只有15分鐘,發起會的人,必須提供明確的會議目標,並確保會議過程中,不會離題,且每個人的發言簡潔,如此一來,才能替團隊省下更多時間來完成工作。

2.只邀請真正需要參加會議的人

特斯拉執行長馬斯克(Elon Musk)曾表示,會議是人們不工作時發生的事情,請停止大型會議,若要一定開,請確認會議內容對所有參與者都能提供價值,且時間必須保持簡短。

3.讓參與者提前做好準備

Slack前高層、靈活工作智庫未來論壇聯合創始人艾略特(Brian Elliott)指出,在會議前向參與者發送會議資料,可以幫助他們更充分的準備。亞馬遜創辦人貝佐斯(Jeff Bezos)也在公司推行類似的做法,會議開始時,與會者要先進行15~20分鐘的「無聲會議」,用來閱讀資料,以提升問題與討論的品質。

組織心理學家羅格爾伯格(Steven G. Rogelberg),同時也是《會議的驚人科學:如何帶領團隊達到顛峰表現》一書的作者表示,高效、簡短的會議,已經證明能帶來巨大的正面影響,這符合人類注意力有限、會感到疲倦的事實。

但他也提醒,想確保微型會議不流於形式、變得陳舊,可以每隔幾個月舉行一次評估會議、發送匿名調查,了解員工對短會議的正、反評價,並徵求改進意見,更重要的是,短會議是一種保持同步的一種工具,還需與其他管理機制相互配合。

資料來源:華爾街日報TEDCNBCMckinseySHRMHRM

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核稿編輯:吳和懋
責任編輯:倪旻勤

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