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職場 | 職場修練

上司突然丟任務,直接處理就錯了!前台積電主管教你系統性思考解題

上司突然丟任務,直接處理就錯了!前台積電主管教你系統性思考解題
當你接到主管交派的任務。建議你第一個動作是先慢下來,不要急著動手處理。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2023.08.30
摘要

1.根據企業20大職能調查統計,「問題解決」以25.3%重要性排名第一。如Google、台積電徵才時,問題解決能力已成企業評估應徵者核心職能的重要指標。

2.問題分析與解決是一門專業領域,不是你有經驗,就代表你的解決問題能力很強。解決問題的能力並非仰賴經驗積累,而是一項可以培養的能力。

3.作者分享「高效解題3部曲」,幫助你建立一套系統性思考方式,在面對任何職場上的突發難題,都能順利化解。

在瞬息萬變的時代,「問題分析與解決」能力越來越受到各家企業重視,根據「企業20大職能」調查統計,「問題解決」以25.3%的重要性排名第一。像是Google、Amazon、台積電徵才時,問題解決能力是企業評估應徵者核心職能的重要指標。

有些人認為,「我可以靠經驗來解決問題。」但就我二十多年來的企業輔導經驗,只憑經驗解決問題,思考範圍很容易被侷限,出現「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的狀況。真正的問題從來沒有解決,導致類似狀況一再發生。

問題分析與解決是一門專業領域,不是你有經驗,就代表你的解決問題能力很強。解決問題的能力並非仰賴經驗積累,而是一項可以培養的能力。

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大人學共同創辦人姚詩豪和我在Podcast中聊到,他說, 「與其當顆硬碟,遇到問題時只憑過去的經驗解決問題,不如擁有一套系統,即使是前所未見的問題,也能一步步拆解分析,迎刃而解。」這句話我非常有同感,因為我擁有一套跨領域的系統性解決方法,能在輔導不同企業輔導時,發揮解題能力,幫助企業學員們解決問題。

我將「國際PJ法」(Problem & Judgement)整合成更泛用、更簡單易懂的「高效解題3部曲」。這個思維能幫你在面對沒遇過、沒學過、沒預期、沒解答的難題,也能順利化解。

在「高效解題3部曲」中,解決問題的過程分為3個階段,分別是:

  1. 辨識問題
  2. 分析問題
  3. 思考對策

接下來我將一一說明:

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第一階段:辨識問題

當你遇到問題,或是接到主管交派的任務。我建議你,第一個動作是先慢下來,不要急著動手處理。

解決問題的第一階段,我們要先試著辨識問題,透過不同的提問角度,瞭解問題的樣貌。在辨識過程中,釐清主管的想法。這個過程是從「發散」走向「收斂」,幫助你整理蒐集的資訊,再精準的辨識、定義出你最該花時間和心力解決的問題。

第二階段:分析問題

深入找出引發問題的原因。 

假設公司遇到「員工離職率不斷上升」的問題。盤點各部門離職人數,你發現公司在3個月內共有100個人離職,85個人都在管理部,占全公司離職人數的85 %。而且管理部同仁的離職理由,幾乎都是「工作壓力太大」。從上班時數表中也能發現,管理部同仁的工時都高得異常。

於是你就能再往下追查,管理部同仁工時普遍過長的原因。如果能針對這個原因,規劃出解決對策,就能降低管理部同仁的離職人數,進而解決「公司員工離職率不斷上升」的問題。

從統計離職員工人數、分析離職理由,到發現管理部同仁「普遍工時過長」,再後續深入追查原因的過程,也是從「發散」到「收斂」的邏輯。 

第三階段:思考對策 

請你盡可能讓思維「發散」,多想幾個可能的對策。有了眾多選項後,你再層層篩選,「收斂」出最終執行的方案,將問題解決。

綜觀3個階段背後的思維邏輯,其實都是由「發散」走向「收斂」的過程,從現有範圍不斷縮小、再聚焦。

研發設計部門常常遲交專案,如何解決?

接下來,我用一個案例來說明「高效解題3部曲」。 

假設你是一家公司的人資,研發設計部門主管向你反應:研發設計部同仁時間管理能力不太好,想請你協助安排內訓課程,以提高研發設計同仁的時間管理能力。這是多數人的想法,若你學會「高效解題3部曲」,你的思路將會完全不同。 

第一階段:辨識問題

如果是我,我會先詢問一些問題,好釐清研發設計部同仁時間管理不佳的原因。

我會說: 「請問你看到什麼問題,讓你覺得同仁時間管理能力不好?」研發部門主管回答:「這半年我交給同仁的專案,幾乎都有延遲的狀況,所以我認為他們的時間管理能力不太好。」

於是我就能知道,這個問題的本質其實是部門專案常常延遲,不一定跟同仁的時間管理能力有直接的關係。

經過一連串收斂、釐清問題,最後得出「原來過去半年,5個設計專案中有4個延遲,只有1個準時完成」。專案延遲的比例高達80%,遠超出「各部門專案延遲比例,應低於20%」的公司目標。

第二階段:分析問題

拆解導致「研發設計專案延遲比例高達80%」的根本原因。經過分析後,發現根本原因就是「部門人力不足」。

第三階段:思考對策 

當你把這些根本原因找出來後,就要開始蒐集解決方案,再進行層層篩選。 面對部門人力不足的狀況,可能的問題解決對策包含:

  1. 請求其他部門同仁來支援。
  2. 組織擴編、招募新人加入 。
  3. 盤點部門同仁的工作量,重新調整人力配置。

以上這個案例,就是「高效解題3部曲」的使用框架。如果你沒學過「高效解題三部曲」,聽到研發設計部門主管反應「員工時間管理能力不佳」,很容易就把「安排培訓課程」當成解決方案,反而無法解決「專案延遲比例太高」的問題。

希望「高效解題3部曲」的思維,能幫助各領域的工作者建立系統化的思考方式,解決職場上的突發難題。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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