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職場 | 職場修練

ChatGPT 還可以這樣玩?學會用 8 種指令讓你跟馬斯克一樣高效率工作

ChatGPT 還可以這樣玩?學會用 8 種指令讓你跟馬斯克一樣高效率工作
和馬斯克學習AI咒語Prompt
撰文者:陳宜伶 編譯
商周頭條 2023.08.27
摘要
  1. 今年六月,馬斯克的淨資產來到1,923億美元,維持著世界首富的寶座,他之所以能夠同時管理7家,全靠他的驚人的工作毅力與堅持。
  2. 《富比世》透過當紅的聊天機器人ChatGPT指令(Prompts),統整出 8 招馬斯克的工作心法,希望大家藉著這些AI指令,激起更高效工作的思維模式。
  3. 關鍵在於:「忙碌不是最終目的,做出改變才是。」

特斯拉創辦人馬斯克(Elon Musk)一向以工作狂著稱,這位世界首富不甩他人的行事作風雖然引來許多人批評,但他「睡工廠」的硬核創業精神,依舊有許多人願意效仿與跟隨。

要如何做到馬斯克這樣的企業家精神?專門訓練AI教練的Coach.ai創辦人朱迪·庫克(Jodie Cook)最近在《富比世》發表了一篇文章,她把馬斯克的經營公司的心法、時間管理與工作態度統整成8道簡單好懂的ChatGPT指令(Prompt),讓大家可以藉由訓練聊天機器人下指令,來完成工作上大量的電子郵件溝通。

馬斯克是一個極少用電話進行工作溝通的人,他認為只要這件事可以發 Email 解決,那麼他就不用停下手邊的工作去處理,讓高效工作的狀態保持下去。

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你想要變得跟馬斯克一樣成功嗎?朱迪·庫克建議大家試著把這些ChatGPT指令應用在每天的工作電郵溝通上,工作效率絕對會更接近神人馬斯克。


1.只專注在最重要的事情


2022年的馬斯克曾在一封公司Email中告訴特斯拉全體員工,每周工作時間至少要有40個小時,不然就當你已經捲鋪蓋走人,因為他覺得沒有什麼事情會比公司還要重要,這也是為什麼他長期「住在」工廠裡,馬斯克認為,只有願意將公司擺在第一位的員工,才能為特斯拉創造實質的貢獻。

ChatGPT指令:你是一家公司的老闆。撰寫一封 Email 寄給全公司員工,向他們解釋「公司現在最需要他們做什麼」,並附上一個令人信服的理由說明為什麼這是強制性的,而且任何職務異動都需要經過我批准,如果員工不願意照做,的則視同已自行離職。

2. 以5分鐘為單位進行時間管理


沒開公司的普通人都會覺得,一天24小時都不夠用了,馬斯克怎好像有取之不盡用之不竭的時間?

這是因為馬斯克堅持將自己的一天以「5分鐘」為單位管理日程表,大多數人在規劃行事曆時,通常會以一小時或 30 分鐘設為最小時間管理單位,但朱迪·庫克指出,這樣反而會有多餘的時間讓人想偷懶耍廢。

對於一個開了6家公司又想要改變世界的男人來說,以5分鐘為單位,就可以把一天拆分成好幾個「時間盒」(Time Boxing),只要能在這5分鐘的時間區塊內,專心執行或完成一件任務,就可以提高專注力與工作效率,並以最大限度地提高個人產能。

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ChatGPT指令:請將我一天的時間(從醒來到入睡)以每五分鐘分為一個時間區塊,其中概述我應該要做的事情[描述你一天中的重要組成部分],確保任何時間都不被浪費,以盡可能提高工作效率,接下來列出我在公司的終極目標是[描述你的任務或主要目標],我的職責包括[描述你的主要職責],我可以交代[你的團隊成員或合作承包商]協助我完成這項任務。

3. 收集負面反饋


你有勇氣聽朋友說出自己的缺點嗎?要能夠像馬斯克帶領6家公司,最重要的是學會虛心聽取他人的建議。

朱迪·庫克在文章強調,一個偉大的領導者應該要能客觀地看待自己的個性與行為,他在聽到他人的評價時不會往心裡去,反而透過這些評語來反省、審視自己後並做出調整。

馬斯克表示,他會特別注意負面評論或意見,甚至會主動問身邊所有人對他的想法,他發現尤其來自朋友提出的建議相當有用。


ChatGPT指令:請撰寫一封 Email 隨機寄給我一位朋友[名字],要求他們針對我的個性、外在或我所說所做的任何方面提出批評與指教。[可以具體描述你希望朋友給出的意見方向]。告訴他們這能讓我成長與進步,我重視他們的意見,並強調他們不用擔心會冒犯我。


4. 做出改進


聽取他人建議後,最重要的是立馬行動並做出改變。馬斯克曾在採訪中說:「當你不斷地想著某件事怎樣做可以更好,並持續地質疑自己,就可以找到更好的解決方式。這樣一個意見回饋的循環非常重要。」

馬斯克利用這種「意見回饋循環」(feedback loop)來改善各個領域,每當有一件事情停擺了,他就進行檢視與反思,普通人的腦袋可能無法一直進行這樣的循環思考,那麼可以把這種思路轉換成ChatGPT指令,可能會簡單許多。


ChatGPT指令:我在上週的主要任務是[描述一下你上週主要做了什麼],請你根據每件事情建議一組反思性問題,好讓我思考下次如何改進,我的目標是在公司的業務中實現[描述您想要實現的主要目標],因此請根據這目標提出建設性的問題。

5. 取消會議


馬斯克是出了名的不愛開會,他認為開會相當浪費時間而且沒有必要,因為忙碌不是最終目的,能為公司做出改變才是。

他建議所有企業領導者「停止開長時間的會議」,除非這場會議可以為所有人提供價值,就算是這樣,那也盡量越短越好。馬斯克說,把行事曆排滿會議是絕對無法善用一天內所有的時間區塊。

可是在公司不可能不開會吧?一定會些時候非常難以拒絕,朱迪·庫克建議大家把這段ChatGPT指令應用到工作Email上,幫你避開不必要的會議。


ChatGPT指令:有人找我開會,因為[他們召開會議的原因],這個人之所以重要是因為[解釋他們是誰以及為什麼他們很重要],但是比起開會,我更願意[解釋你想怎麼解決這個問題您希望如何解決問題],請撰寫一封電子郵件回覆這個人,並用禮貌的方式提出能解決這個問題的建議或替代方案,這樣我們就可以找到解決方法,並且提到為什麼這樣做能符合雙方的最大利益。

6. 加倍原來的工作量快速做出決定


撇開工作能力不談,馬斯克認為要實現目標,只有不斷努力地工作。

他說:「如果其他人每週工作 40 小時,而你每週工作 100 小時,那麼即使你們在做的事情都一樣,你也知道未來四個月內你會實現他們需要一年才能實現的目標。」

馬斯克設想,如果你把原來的工作量提高到兩倍以上,你的公司會是什麼樣子?假設你只有過去一半的工作時間,你能完成多少工作,你能超越自己嗎?你會達到什麼水平?

玩看看下列聊天機器人指令,並套用馬斯克的工作態度,或許你也能找出自己的潛能。


ChatGPT指令:請扮演一位企業顧問,我是你的客戶,我目前每週工作大約[幾個小時],我工作重點放在[描述一下你花時間做什麼],我的一個主要工作目標是[描述你的主要業務目標],我預計這將需要[持續時間]。如果現在我每週工作的時間換成是兩倍[幾個小時],請建議我該做什麼來提高工作效率,以更快地實現我的目標。


7. 快速做決定


馬斯克做事從不拖泥帶水,朱迪·庫克形容馬斯克有一個邏輯大腦,總是充滿理性地快速判斷一件事情,不管是在特斯拉或 SpaceX,他絕對不會有「拖延症」。

然而不是每間公司都像特斯拉一樣,擁有一位能夠解決問題的領袖,這段 ChatGPT 指令能夠幫你更快在公司下判斷,更快地做出決策。


ChatGPT指令:在我的公司內,我們目前正在決定以下事項:[解釋你正在做出的決定],我們希望更快地做出這些決定,鑑於我們公司[請提供你的公司名稱與一段敘述]處在[說明你所在產業]產業,公司的主要目標是為了[描述你的目標受眾]達成[描述主要目標],請根據以上資料提供一個明確的決策解答。

8. 找到核心問題


「治標不治本」是最浪費公司資源的行為,更沒辦法真正地解決問題。

朱迪·庫克指出,其他企業可能會用這種像OK繃的方式暫時止血,但馬斯克會直接把OK繃撕掉,他會找到出現問題的核心原因,並且不斷地探討,直到了解問題為什麼會存在,再一勞永逸地解決它。

你想要更快地評估與解決問題嗎?交給 ChatGPT 來解決。


ChatGPT指令:目前在我公司中,最主要問題是[說明公司面臨的問題],我希望深入挖掘並找到根本原因,你能夠提出這個問題的潛在根本原因嗎?請給出 1-3 個可能的解答,並在每個選項中解釋我們如何解決問題的核心原因。

曾有人形容馬斯克就像是「AI在人類身體中的化身」,即使在許多科技企業家眼中,馬斯克的工作態度仍然是獨一無二、沒有人可以超越的,雖然我們不可能完全變成馬斯克,但以上這8個ChatGPT指令能讓我們效仿他的創業精神,讓事業加倍順利。

資料來源:富比世CNBCInc雜誌
核稿編輯:吳和懋

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