Email怎麼寫？如何兼顧專業與效率？資深工作者的8個撰寫技巧

撰寫Email，是每位職場工作者都要學會的技能。但為何有些人寫的信件，會讓收件人願意點開閱讀、並樂於回信呢？本文整理專業工作者撰寫Email主旨、內文、結尾時使用的技巧，以及寄送Email時的常見錯誤。

1.Email主旨：寫重點也寫亮點
2.Email主旨：引導收件人行動
3.Email內文：客製化問候
4.Email內文：一次寫一件事
5.Email內文：不讓訴求變命令
6.Email內文：善用分段排版
7.Email結尾：親切的行動呼籲
8.Email結尾：不能忽略的問候語
9.寄送Email時常犯的錯誤

Email主旨怎麼寫，才讓收件人想點開？

Email主旨就如同文章的標題，是決定收件人願不願意點開信件的關鍵：

不能只寫重點，要點出亮點

在信件主旨時，簡單明確的寫出信件重點是個好習慣，但中性的標題往往會被收件者忽略。

舉例來說，會計部將公司上個月的財務報表寄給高階主管們，若只寫「會計部來信：6月財務報表」，就沒有吸睛的亮點。如果改成「會計部來信：6月財務報表——單月虧損XX萬」，再把公司6月的財務狀況點出來，就會讓收件人想點開看看怎麼回事。

引導收件人行動

想要引導收件人依照你的期望行動，無論是確認內容、討論議題、提出請求，都可以在信件主旨的結尾，可加入「請＋動詞」，如「請確認」、「請建議」、「請協助」等。

結合前面會計部的例子，主旨可以寫成：

「會計部來信：6月財務報表——單月虧損XX萬，請確認。」

Email內文怎麼寫，才能讓收件人看下去？

要讓收件人願意看完一封Email的內容，需要在開頭問候、討論內容、表達方式、排版上下功夫：

開頭的客製化問候

或許是出於工作習慣，有些人寫Email時，開頭簡短打招呼後，會直接進入重點。這樣的寫法雖然有效率，但也忽略了收件者的感受，甚至給人咄咄逼人的感覺。

練習在3句話內跟對方寒暄，根據過去的互動經驗、社群上的互動，寫下客製化、有溫度的問候語。當然，不要忘記對方的身份、以及與你的關係，保持應有的禮貌分際。

一封信寫一個重點

一封信件內容，最好只談論一個議題，並在正文開頭就先點出重點。

若是將眾多議題塞在同一封信中，不僅信件篇幅會太長，也容易因為要討論的內容太多，當對方一時無法回覆的其中一兩項時，整封信的討論進度就會卡關。

一句話的訴求，用兩行話寫完

表達完重點，接著要提出你的訴求。這部分雖要簡短扼要，但也不能失去溫度。過於簡短會像是命令語句：

「請在週五前提交這個項目的後續分析，謝謝。」

如果能在文字中加入溫度，並在兩行文字內說完，可以寫成：

「期待在週五前，收到您針對這個項目的分析與看法，幫助我們把這件事順利推進下去。如果有任何需要支援的地方，也歡迎找我討論。」

內文的排版

考量到Email的閱讀版面，無論是在手機或電腦上查看信件，都不能將內文寫成一段長長的訊息，這會讓收件人很難閱讀。

掌握3個排版原則：

1.分段、小標

根據文意，把內容分段。一封信如果有討論主題、意見回饋，以及訴求，就該分成3段，並為各段落加上小標。如此一來，收件人就能很好閱讀，快速抓到你的重點。

2.人、事、時、地、物

有提及人、事、時、地、物的內容，都該分項、清楚的寫出來。尤其關於出席會議、活動這類信件更需要。

3.列點、項目符號、表格

如果一次提及3個以上的項目，或是歸納總結重點時，善用列點、項目符號呈現；涉及比較、數據統整的內容，就該使用表格呈現。如此收件者才能一目瞭然。

Email結尾怎麼寫，收件人才願意回信給你？

Email的結尾除了基本該有的感謝結尾、簽名檔外，「行動呼籲」也是重要的元素。

更親切的行動呼籲（Call To Action）

在信件結尾處，告知收件人你希望對方怎麼做，是常見的信件寫法，像是：「有任何回饋，隨時都歡迎您分享。」

若要讓對方感受到你對他回覆的重視，可以改成：

「我很期待您的回饋，能讓未來的合作更順利！如果您有任何想法，都非常歡迎提出來，我們一起討論。」

Email結尾問候語不能少

結尾問候語看似制式，卻完全不能忽略它。可以寫：

• 順頌商祺
• Best regards
• 祝您順心

寄送Email時常犯的錯誤

以下統整寄送Email時的常見地雷，即使是資深的工作者，也容易犯這些錯：

1.設錯副本（CC）、密件副本（BCC）、回覆所有人（Reply all）

一項計畫、一個專案會有多人參與，撰寫Email時常會用到副本（CC）的功能。或需要一次發送給多家公司的聯絡窗口時，則可使用密件副本（BCC），這樣收件人就不會看到其他收件人的資訊。

收到帶有副本的信件，在回覆前要注意：你只需要回覆寄件者嗎？還是回覆內容要讓所有副本收件人都知道？這時就該設定成回覆所有人（Reply all）。

2.附件檔案的命名很難懂

傳送附件檔案時，要考慮到收件人能否方便歸納檔案、辨識檔案內容。過於隨意、甚至是亂碼的命名方式，反而會造成收件人困擾。可依照「日期、內容、單位」原則，命名附件檔案：

• 20231201_年度計畫預算書_會計部
• XXXX專案企劃0701（第3版）

參考資料：雷蒙三十、為什麼麥可要穿白襪子? 36個與眾不同的反轉思考術

核稿編輯：倪旻勤