開會浪費時間？2小時會議，樂天集團怎麼12分鐘開完

你說過「開太多沒有意義的會」這句話嗎？

很多上班族對工作的不滿之一，就是「開太多沒有意義的會」。

「每週都要開會，但話題總是跳來跳去，結果毫無進展。為了開這種浪費時間的會，工作都沒處理，到最後還搞到要加班。真希望這些浪費時間的會都可以取消！」

大家都暗自懷著這樣的念頭。

所以，只要有人開口發難、指出這個問題，其他人就會跟著附和，說：「對啊對啊，別再浪費時間開會吧！」可是，最後卻什麼都沒有改變。大家忙了半天，最後就只以呼籲收場。

我看過很多次這樣的場面。

2小時會議，12分鐘開完

樂天（Rakuten）集團的三木谷浩史社長就決定把會議成本降到1/8，據說還真的做到了。他先把會議的數量減半，又把與會的人數減半，接著再把會議時間減半。如此一來，成本就剩下1/2的3次方，也就是1/8。

光說要「減少浪費時間開會」，並沒有釐清「浪費時間」的定義。所以，到頭來才會改變不了現況。不過，只要一開始便不由分說的訂定出數字，就能消除浪費。

三木谷社長在著作中，也分享了這一則小故事：

他秉持「不論什麼團隊，都能以現在十倍速運作」的信念，讓原本總要花2個小時開的會，只用了12分鐘就結束。

開1小時的會，真正用來判斷、決策的時間，恐怕不會超過5分鐘。而剩下的55分鐘，基本上都是拿來說明。既然如此，那些說明只要透過書面進行即可。

起初似乎還是有些同仁感到困惑，不過這一套做法，後來運作得相當順暢。改用書面說明，釐清了許多口頭說明時的論述不足或模糊不清之處。而持續用這樣的方式開會之後，同仁的論述統整都進步很多，甚至還催生出副產品，那就是開會內容變得比以往更有意義了。

會產生這些成果，都是因為三木谷社長設定了「用現在的十倍速工作」的目標，還提出了「把2小時的會議縮短成12分鐘」這個具體數字，才得以實現。所以，只要妥善運用數字，避免開「浪費時間的會議」是可以消除的。除會議外，其實在企業組織當中，只要稍有鬆懈，就會出現各式各樣的浪費。

建議你不妨參考樂天的案例，試著提報有效的改革方案。

POINT

縱然稍微蠻幹，只要明訂數字目標，人的行為就會改變。

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書籍簡介

《數值化思維：國稅局稽查官的29個數值化訣竅，教你從不懂數字的人，變身用數字精準判斷的高效工作者》

作者：久保憂希也（Kubo Yukiya）
譯者：張嘉芬
出版社：商業周刊
出版日期：2023/05/25

作者簡介

久保憂希也（Kubo Yukiya）

KACHIEL股份有限公司董事長

1977年生於日本和歌山縣和歌山市，1995年進入日本慶應義塾大學經濟系就讀。

國稅專門官第31期，並於2001年分發至東京國稅局服務，負責餐飲、醫療、專技人員、演藝人員、特種行業等之稅務調查，與外籍人士課稅、所得稅申報業務。

2005年進入東證一部上市公司服務，負責新事業、經營企畫、事業策略、企業併購、事業合作業務，在職近4年期間，完成13項專案。2007年，轉調貢獻全公司1/3營業利益（約63億日圓）的子公司，擔任董事一職，帶領集團旗下26家企業、3千名部屬。

2008年自立門戶創業，成立InspireConsulting股份有限公司，提供各類經營顧問諮詢服務，並自2016年起出任服務稅務、會計人員的KACHIEL股份有限公司董事長一職。

著有《用「數字」思考，90％的工作都能迎刃而解》、《全日本最簡單、最實用！為非財會人員寫的會計書》、《真想拿給老闆讀！全日本最能簡單搞懂經營管理的會計書》等書。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻