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職場 | 職場修練

開會浪費時間?2小時會議,樂天集團怎麼12分鐘開完

開會浪費時間?2小時會議,樂天集團怎麼12分鐘開完
《數值化思維》/商業周刊出版
撰文者:久保憂希也(Kubo Yukiya)
商周讀書會 2023.06.01
摘要

1.很多上班族對工作的不滿之一,就是「開太多沒有意義的會」。大家都暗自懷著「望浪費時間的會都可以取消」的念頭,但卻只停在呼籲階段。

2.因為光說要「減少浪費時間開會」,並沒有釐清浪費時間的定義,才會改變不了現況。其實,只要訂定出會議長度的目標數字,就有機會消除浪費。

3.樂天(Rakuten)集團的三木谷浩史社長,決定把會議成本降到1/8。於是,他先把會議的數量減半,又把與會的人數減半,接著把會議時間減半。

你說過「開太多沒有意義的會」這句話嗎?

很多上班族對工作的不滿之一,就是「開太多沒有意義的會」。

「每週都要開會,但話題總是跳來跳去,結果毫無進展。為了開這種浪費時間的會,工作都沒處理,到最後還搞到要加班。真希望這些浪費時間的會都可以取消!」

大家都暗自懷著這樣的念頭。

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所以,只要有人開口發難、指出這個問題,其他人就會跟著附和,說:「對啊對啊,別再浪費時間開會吧!」可是,最後卻什麼都沒有改變。大家忙了半天,最後就只以呼籲收場。

我看過很多次這樣的場面。

2小時會議,12分鐘開完

樂天(Rakuten)集團的三木谷浩史社長就決定把會議成本降到1/8,據說還真的做到了。他先把會議的數量減半,又把與會的人數減半,接著再把會議時間減半。如此一來,成本就剩下1/2的3次方,也就是1/8。

光說要「減少浪費時間開會」,並沒有釐清「浪費時間」的定義。所以,到頭來才會改變不了現況。不過,只要一開始便不由分說的訂定出數字,就能消除浪費。

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三木谷社長在著作中,也分享了這一則小故事:

他秉持「不論什麼團隊,都能以現在十倍速運作」的信念,讓原本總要花2個小時開的會,只用了12分鐘就結束。

開1小時的會,真正用來判斷、決策的時間,恐怕不會超過5分鐘。而剩下的55分鐘,基本上都是拿來說明。既然如此,那些說明只要透過書面進行即可。

起初似乎還是有些同仁感到困惑,不過這一套做法,後來運作得相當順暢。改用書面說明,釐清了許多口頭說明時的論述不足或模糊不清之處。而持續用這樣的方式開會之後,同仁的論述統整都進步很多,甚至還催生出副產品,那就是開會內容變得比以往更有意義了。

會產生這些成果,都是因為三木谷社長設定了「用現在的十倍速工作」的目標,還提出了「把2小時的會議縮短成12分鐘」這個具體數字,才得以實現。所以,只要妥善運用數字,避免開「浪費時間的會議」是可以消除的。除會議外,其實在企業組織當中,只要稍有鬆懈,就會出現各式各樣的浪費。

建議你不妨參考樂天的案例,試著提報有效的改革方案。

POINT

縱然稍微蠻幹,只要明訂數字目標,人的行為就會改變。

《數值化思維:國稅局稽查官的29個數值化訣竅,教你從不懂數字的人,變身用數字精準判斷的高效工作者》☛立即購書:商周store博客來

書籍簡介

《數值化思維:國稅局稽查官的29個數值化訣竅,教你從不懂數字的人,變身用數字精準判斷的高效工作者》

作者:久保憂希也(Kubo Yukiya)
譯者:張嘉芬
出版社:商業周刊
出版日期:2023/05/25

作者簡介

久保憂希也(Kubo Yukiya)

KACHIEL股份有限公司董事長

1977年生於日本和歌山縣和歌山市,1995年進入日本慶應義塾大學經濟系就讀。

國稅專門官第31期,並於2001年分發至東京國稅局服務,負責餐飲、醫療、專技人員、演藝人員、特種行業等之稅務調查,與外籍人士課稅、所得稅申報業務。

2005年進入東證一部上市公司服務,負責新事業、經營企畫、事業策略、企業併購、事業合作業務,在職近4年期間,完成13項專案。2007年,轉調貢獻全公司1/3營業利益(約63億日圓)的子公司,擔任董事一職,帶領集團旗下26家企業、3千名部屬。

2008年自立門戶創業,成立InspireConsulting股份有限公司,提供各類經營顧問諮詢服務,並自2016年起出任服務稅務、會計人員的KACHIEL股份有限公司董事長一職。

著有《用「數字」思考,90%的工作都能迎刃而解》、《全日本最簡單、最實用!為非財會人員寫的會計書》、《真想拿給老闆讀!全日本最能簡單搞懂經營管理的會計書》等書。


責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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