Line、Email內容寫太多不排版，客戶看不懂⋯ChatGPT是你的一鍵救星

你是否常常文思泉湧、詳細說明，對方卻一頭霧水甚至搞錯重點 ?

本文要和你分享如何利用ChatGPT協助潤飾文字，根據不同的應用情境，排版成易讀好懂的格式，幫你省去整理潤稿的麻煩。這樣就能讓你的想法一目了然，直達人心！

用LINE溝通時，你認為哪一種看起來最好理解呢？

傳統職場溝通中，我們往往只關注口語表達，卻忽略任何能表達想法的方式，如肢體、文字⋯⋯等，都是職場溝通力的一環。

其中，最顯而易見，卻常被忽略的就是「視覺化能力」，從最簡單的文字類型：LINE對話、Email信件，到各類型的文件報告企劃書。

如果你表達常常滔滔不絕，卻容易不知所云，無法短時間讓人理解重點，很容易就被認定為工作能力不好。一不小心，下波裁員名單可能就有你！

因此，要跟你分享如何將原始想法，透過ChatGPT輕鬆轉換成最常見的Line、Email與一種更好懂的格式，讓你可以像大老闆一般，只需要動動口，就有人幫你搞定後續，當然，還是得自己發信送出！

使用LINE溝通的注意事項

LINE是我們生活中，滲透率最高的數位溝通工具，不分年齡職業，每個人的生活絕對都會接觸到LINE。

不過，LINE適合需要即時、簡單細節確認的職場情境，如果你想表達的內容太長，或討論重要決策，建議還是要以Email為主 。

LINE雖然是聊天軟體，但如果你的工作環境為了省事、選擇用它溝通，就要強迫自己把它當成一個工作溝通工具，請屏棄日常生活，總是想到什麼就打什麼的溝通習慣。

你必須理性分析溝通對象，仔細斟酌用字遣詞，才不會因為文字表達不清造成誤會，甚至影響到職涯發展。

使用LINE溝通時很容易有2種情況：

一口氣打出所有的內容，或是每一句打完就送出洗版，以上2種都會造成閱讀不易，難以理解。

因此，LINE溝通時最重要的就是斷句分行，斷句分行能協助觀眾快速理解，強化記憶。一般情況為了呈現信賴專業感，且避免洗版造成閱讀不易，建議用短文統整為主，如果篇幅太長再拆成分段送出。

除非是即時溝通想展現應變快速，才用單行短句連環送出。

LINE的ChatGPT排版指令

在ChatGPT中，我們只要下這樣的指令：

請將內容依照文意分段落，變成適合Line閱讀的版面，一段三句話以內

如此一來，就能將原本一長串的原始文字，根據文意簡單分段。這樣在使用Line溝通工作時，

就不會是一連串的文字，讓人輕鬆理解你的想法，減少來回溝通或產生誤會的成本。

使用Email的注意事項

Email是傳統書信的延伸，所以基本的書信禮儀與結構一定要確實掌握，但因為是全球通用的橫式英文格式，因此不需像傳統中式信件過於嚴謹，基本只需稱呼、正文、客套結束語及簽名4部分即可。

此外，在正文部分，Email雖然是以短文為主，整體內容少，但不代表就能讓人好閱讀。

例如右邊內容其實比較多，但看起來卻更清楚好懂，其中的差異關鍵就在於多了「層級」。寫文章時，我們很容易會延用口語或是LINE上的溝通習慣，劈哩啪啦就是一連串的長句，轟炸別人的眼睛。因此，撰寫時一定要注意層級的概念。

Email的ChatGPT排版指令

在ChatGPT中，我們只要下這樣的指令：

請將內容依照文意分段落，變成適合Email閱讀的版面

指令送出後就能將文字自動加上Email格式，包含主旨、開頭稱謂以及結尾敬語，內文若有需要，也會變成條列式呈現重點，省去自己排版潤飾的麻煩。

使用表格的訣竅

當資訊量很多時，最基本的做法就是整理成條列式資訊，如同前面的Email正文以條列式呈現一樣。不過若是項目內容很複雜時，就可以善用表格來更一目了然。

表格項目的歸類方式主要有類別、時間、順位3大類，依此分門別類，就能讓純文字描述的龐大資訊瘦身成功。

表格的ChatGPT排版指令

在ChatGPT中，我們只要下這樣的指令：

請將內容以表格方式呈現

ChatGPT就會依照邏輯分類，把內容變成表格，無論是應用在文書報告或簡報提案，都能大幅省去自己整理消化資料的時間。

善用ChatGPT，讓文字溝通更精準

在動動手指就能產出資訊的數位時代，我們很容易被資訊海嘯淹沒，讓腦袋疲憊不堪，職場工作者更需要迅速精準的溝通力，才能跟上世界的瞬息萬變。

因此，具備精簡扼要的視覺化能力，才能塑造專業精明的個人形象、掌握更多的工作主導權，甚至是扭轉職場關係，幫助職涯發展突飛猛進。

所以，不妨好好善用ChatGPT來整理你的想法，讓文字內容更親切好懂，替自己與對方節省掉不必要的溝通成本，幫助事情進展得更順利。

祝福你表達行雲流水、直達人心！

＊本文獲「易你學」授權轉載，原文：用ChatGPT排版潤飾LINE Email 文書報告簡報，提升職場溝通力!

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤