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把工作中的雜事做出價值,助理也能比業務拿更多獎金

1.工作上的雜事,如果能做出價值,就不再是雜事。如果做什麼都做不出價值,那每件事都是雜事。
2.作者分享一位業務助理在整理週報時,會再根據不同維度做分類,也將解決客戶需求的方法分享給其他業務,幫助團隊提升業績,也使他獲得豐厚的獎金。
3.擔任PM一職,判斷自身負責的工作有沒有價值,有3個面向可供參考,詳情請見本文說明。
在日前的課堂中,不只一位同學問到關於「雜事」的問題。其中一位問:「如果工作中雜事太多,沒時間去做有價值的事怎麼辦?」
我的想法是:「當你把一件事情做出價值來,那件事就不是雜事,反之,如果你做什麼都做不出價值,那每件事都是雜事。」
業務助理學會分析週報資訊,銷售貢獻可比Top sales
我跟他分享一位曾經遇過的業務助理,這位業務助理的工作跟其他業務助理沒兩樣,都是協助業務處理各種業務開發及行政工作。像是:處理報價單、整理銷售日報週報,協助跟進主管指派的任務、幫業務們跑各種行政流程。
但這位業務助理卻能從這些工作中創造出高價值,進而拿到高於多數業務的業績獎金。他做了些什麼?
當年他跟我聊過自己的職涯方向,我建議他得做出對業務部門達成業績有直接幫助的事。當時我提供了幾個方向給他,以下則是他自己試驗後的結果。
首先,因為他需要整理每周的業務銷售與推進狀況,他本來也只是整理報表給主管看,即日常的行政工作。但他發現在整理的過程中,他能多看一些維度,例如把客戶根據產業別、規模、需求等項目做分類,然後分析現在的業務狀況,往哪個產業、規模、需求類型切入,可能會比較有利。
一開始產業知識不深,所以只能提出自己的觀察,但主管看到他整理的內容後獲得啟發,因此調整一些業務方向,獲得一定的成效。
他繼續做,主管也經常給他回饋,討論哪些看法是正確的,哪些地方邏輯不太對。在這過程中,他對於產業的理解也越來越深,分析的內容也越來越到位。因此讓他的週報成為業務部門管理的重點工具。
此外,因為他負責彙整所有業務的開發狀況,所以他也很清楚每個案件遇到的問題。當他發現 A客戶的問題,B客戶也遇到了。而負責A客戶的業務甲找到了解決方法,他就會提供給負責B客戶的業務乙,讓業務乙得以順利推進他的銷售工作。
他從本來只有經手資訊、整理資訊,到能提供建議、想法,協助業務推進銷售工作,這樣的價值不是單一業務能做到的。他雖然不擅長做業務銷售,但他對銷售的貢獻並不亞於一位Top sales。也是因為如此,他的價值獲得認可,領到了不少業績獎金。
他日常做的那些事,對很多人來說就是雜事,但當他把雜事的價值做出來,那件事就成了有價值的事,而且不是隨便一個人就能做好的,此時他的價值自然就出現了。
當PM是做苦工,還是能換來尊重?3面向檢視
另外一位同學問:「我的工作中有很多需要溝通、協調的任務,我可以做得很不錯。但我也擔心,我只是在幫大家處理不想做的事,該怎麼判斷這些『整合的工作』是有價值的,而不是被丟包處理的雜事呢?」
坦白說這真的是一個好問題。很多人在工作中都是好人,配合度很高,所以也很好拗,最後累得半死,又沒獲得應有的報酬。
面對這種狀況,我想可以由3個面向來思考:
1.你領的薪水好嗎?
如果很好,那最少大家願意付你不錯的薪水來處理這些事,從這個角度看,那應該是有些價值的吧。
2.人們請你協助時,他們表現出的態度是如何?
如果你幫忙處理的是其他人覺得重要又棘手的問題,通常請你協助時的口氣會是:「請教一下,這件事你覺得怎麼做比較好?你來說,我們來配合。」而非「這種事就靠你了」。
一種是徵詢意見,另一種則是交辦。如果你做的事是屬於高價值的,其他人就會心知肚明這事非你可,照理來說不會有人想得罪你。在態度或語氣上,表現出2種不同的樣子。
3.你能不能因為完成這些事,獲得更高的話語權?
延續第二點,如果一件事被其他人認為困難且重要,那能處理好這件事的人,通常獲得較多的尊重。伴隨尊重而來的,將是你說話的份量。如果你在事情完成後,沒有獲得更多的尊重,反映出這件事很可能不如想像的重要。
*本文獲「游舒帆Gipi」轉載,原文連結。
責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤
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游舒帆 Gipi
商業思維學院院長。技術起家,後深入管理、產品、運營等相關領域,擅長從商業本質解構問題。曾帶領300人團隊面對全球市場,現為多家互聯網、傳產、電商與教育平台長期合作顧問。現為箴亞管顧負責人,TGONetworks (高端技術領導者社群) 台北分會創會成員,《哈佛商業評論》、《經理人》、《專案經理》等數位雜誌媒體專欄作家,Gipi的粉絲團。
著作:
《商業思維 BUSINESS THINKING》
《其實,你正在做商業開發:幾個解決商業挑戰的行動方案》
蔡伊芳 Evonne
商業思維學院產品經理。專業是財金、科技、行銷,現為商業思維學院產品課程主理人;有十餘年產品行銷與管理經驗。