一份報吿老闆聽不完就是做白工！學會台積電的「一頁簡報」

隨著疫情平息，我們公司在這半年的企業培訓課程也越來越多，其中遇到一家企業提出的需求，讓我印象特別深刻。企業的窗口Claire說：「我們主管覺得公司同仁解決問題的能力都不好、邏輯思考能力也不好，因此想安排問題分析與解決的課程，像是國際問題分析與決策PJ法。」

「也希望這些方法簡單又實用，能落實到公司的每一個單位。我們過去學了很多方法，不是太複雜、就是步驟太多，都無法應用在同仁的日常工作上。請問有沒有像豐田汽車的A3報告書這種簡單明瞭的思考方式，讓同仁受訓後可以直接用在工作中？」

我問Claire：「請問你們公司遇到問題是用什麼方式解決的？用什麼樣的形式向主管報告？」

Claire回答：「公司沒有一個固定的方式，主管也沒特別要求⋯⋯」

於是我請她提供一份報告給我參考，幾天後當我收到報告時，不免搖頭。

這讓我想到2022年時，我們輔導另一家公司建立持續改善文化時，也有一位同仁非常苦惱。他說，每次向主管報告解決問題的成果時，都會被主管打槍，讓他非常灰心。當我看完他的報告，直言：「如果我是你的主管，這份報告我也看不下去，因為解決問題的過程中有很多邏輯對不起來，讓人擔心問題其實沒有被徹底解決。」

這2件事讓我回想起，當年在台積電工作時，我們部門的標準方法是用一種「一頁式簡報」，用來總結解決問題的方案、進行報告。任何問題一定要用一頁式報告填寫，讓你解決問題時有個脈絡跟邏輯。以簡單、明確的溝通方式，讓對方能很快理解，且有助於全面、持續的分析問題，找到真正的根本原因跟解決方案。

認識一頁式簡報PRA

為了讓大家都能好好使用，我把這一頁式的PPT報告做些調整，稱之為PRA。總共有3步驟：

步驟一：問題描述（Problem Description）

當你遇到問題的時候，需要把問題描述得很清楚，善用5W2H法描述問題，必要時也可以提供問題的照片。

步驟二：根本原因（Root cause）

可以從人員、機器、原料、方法、環境等不同的面向，尋找且定義所有潛在的原因，再驗證這些的根本原因，提供佐證資料。

步驟三：對策（Action）

提出暫時防堵、驗證與執行的對策，預防問題再發生，並將作業流程標準化（SOP）。當問題發生後，要馬上有暫時防堵措施來做問題的100%防堵，防堵完之後要去思考什麼樣的永久對策，可以徹底把根本原因解決。

一頁式簡報PRA的實際應用

我來舉個PRA例子，如下說明，這3個步驟PRA剛好是一頁式PPT報告：

一頁式簡報PRA的應用案例

步驟一：問題描述（Problem Description）

1. 4月1日收到生產線作業員A抱怨，指出他監控量測機台的項目太多，導致頻繁發生「Key in data error」情況。
2. 經調查，作業員A在3月份出現「Key in data error」高達5件（目標是0件）
3. 經調查，其他相同生產線的作業員， 3月份都沒有「Key in data error」。

步驟二：根本原因（Root cause）

1.生產線作業員A表示：「最近設備工程師需要做一些實驗，因此麻煩我協助監控量測機台的更多參數，並把參數輸入進電腦。因為要在短時間內完成，無法確認資料的正確性。」
2.查看量測機台，發現自動化程式未能支援多個資料收集。

步驟三：對策 Action

1.暫時防堵措施：多配置一位作業員B，協助作業員ADouble check。（製造部張課長負責 4/2）
2.調整量測機台自動化程式，支援多個資料收集。（資訊科技部Peter負責 6/30）
3.驗證措施：最近幾天「Key in data error」錯誤率都是零，持續監控。（製造部張課長負責 4/2）

當你完成PRA的時候，需要先自問自答一些問題。可以站在主管的角度，設想自己看到報告時會詢問哪些問題，再去推敲你的答案，進而讓PRA更加完整。

雖然是一頁式的PRA，但內容已有很多結論。當你做了一些的實驗、找出分析問題的方法，才能得到這樣的結論。這些研究資料作為報告附件，一旦主管詢問任何問題，你都可以提供資料佐證。

一頁式的PRA，不僅是在工作上適用，連生活上也非常適用。任何人都能運用，以提升自己解決問題的能力，以及將眾多資訊濃縮的能力，讓你理出脈絡跟思路。

公司想要建立持續改善的文化，一頁式簡報PRA是個很重要的管理工具。這幾年遇到有緣分的企業，找我們協助導入一頁式簡報PRA，讓公司有統一的溝通模式，培養內部解決問題的DNA。主管的管理思維也要切換，從日常工作中要求同仁落實。

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤