商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
帳號頭像 帳號選單下拉箭頭
/
熱搜內容
現正閱讀
一份報吿老闆聽不完就是做白工!學會台積電的「一頁簡報」
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
至頂箭頭

職場 | 職場修練

一份報吿老闆聽不完就是做白工!學會台積電的「一頁簡報」

一份報吿老闆聽不完就是做白工!學會台積電的「一頁簡報」
老闆或主管往往沒時間聽完長篇大論的簡報,因此學會將報告重點濃縮成一頁是門職場功夫。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2023.04.20
摘要

1.許多上班族都會遇到製作完整的簡報,在報告時卻被主管打槍的情況。其可能原因在於:資訊龐大,主管沒時間聽完;簡報中的邏輯論述有誤。

2.作者總結台積電工作的經驗,分享一頁式簡報PRA工作法。3步驟統整問題描述、根本原因及對策,讓人一目瞭然問題的脈絡與解方。

隨著疫情平息,我們公司在這半年的企業培訓課程也越來越多,其中遇到一家企業提出的需求,讓我印象特別深刻。企業的窗口Claire說:「我們主管覺得公司同仁解決問題的能力都不好、邏輯思考能力也不好,因此想安排問題分析與解決的課程,像是國際問題分析與決策PJ法。」

「也希望這些方法簡單又實用,能落實到公司的每一個單位。我們過去學了很多方法,不是太複雜、就是步驟太多,都無法應用在同仁的日常工作上。請問有沒有像豐田汽車的A3報告書這種簡單明瞭的思考方式,讓同仁受訓後可以直接用在工作中?」

我問Claire:「請問你們公司遇到問題是用什麼方式解決的?用什麼樣的形式向主管報告?」

廣告

Claire回答:「公司沒有一個固定的方式,主管也沒特別要求⋯⋯」

於是我請她提供一份報告給我參考,幾天後當我收到報告時,不免搖頭。

這讓我想到2022年時,我們輔導另一家公司建立持續改善文化時,也有一位同仁非常苦惱。他說,每次向主管報告解決問題的成果時,都會被主管打槍,讓他非常灰心。當我看完他的報告,直言:「如果我是你的主管,這份報告我也看不下去,因為解決問題的過程中有很多邏輯對不起來,讓人擔心問題其實沒有被徹底解決。」

這2件事讓我回想起,當年在台積電工作時,我們部門的標準方法是用一種「一頁式簡報」,用來總結解決問題的方案、進行報告。任何問題一定要用一頁式報告填寫,讓你解決問題時有個脈絡跟邏輯。以簡單、明確的溝通方式,讓對方能很快理解,且有助於全面、持續的分析問題,找到真正的根本原因跟解決方案。

廣告

認識一頁式簡報PRA

為了讓大家都能好好使用,我把這一頁式的PPT報告做些調整,稱之為PRA。總共有3步驟:

步驟一:問題描述(Problem Description)

當你遇到問題的時候,需要把問題描述得很清楚,善用5W2H法描述問題,必要時也可以提供問題的照片。

步驟二:根本原因(Root cause)

可以從人員、機器、原料、方法、環境等不同的面向,尋找且定義所有潛在的原因,再驗證這些的根本原因,提供佐證資料。

步驟三:對策(Action)

提出暫時防堵、驗證與執行的對策,預防問題再發生,並將作業流程標準化(SOP)。當問題發生後,要馬上有暫時防堵措施來做問題的100%防堵,防堵完之後要去思考什麼樣的永久對策,可以徹底把根本原因解決。

一頁式簡報PRA的實際應用

我來舉個PRA例子,如下說明,這3個步驟PRA剛好是一頁式PPT報告:

一頁式簡報PRA的應用案例

步驟一:問題描述(Problem Description)

1. 4月1日收到生產線作業員A抱怨,指出他監控量測機台的項目太多,導致頻繁發生「Key in data error」情況。
2. 經調查,作業員A在3月份出現「Key in data error」高達5件(目標是0件)
3. 經調查,其他相同生產線的作業員, 3月份都沒有「Key in data error」。

步驟二:根本原因(Root cause)

1.生產線作業員A表示:「最近設備工程師需要做一些實驗,因此麻煩我協助監控量測機台的更多參數,並把參數輸入進電腦。因為要在短時間內完成,無法確認資料的正確性。」
2.查看量測機台,發現自動化程式未能支援多個資料收集。

步驟三:對策 Action

1.暫時防堵措施:多配置一位作業員B,協助作業員ADouble check。(製造部張課長負責 4/2)
2.調整量測機台自動化程式,支援多個資料收集。(資訊科技部Peter負責 6/30)
3.驗證措施:最近幾天「Key in data error」錯誤率都是零,持續監控。(製造部張課長負責 4/2)


當你完成PRA的時候,需要先自問自答一些問題。可以站在主管的角度,設想自己看到報告時會詢問哪些問題,再去推敲你的答案,進而讓PRA更加完整。

雖然是一頁式的PRA,但內容已有很多結論。當你做了一些的實驗、找出分析問題的方法,才能得到這樣的結論。這些研究資料作為報告附件,一旦主管詢問任何問題,你都可以提供資料佐證。

一頁式的PRA,不僅是在工作上適用,連生活上也非常適用。任何人都能運用,以提升自己解決問題的能力,以及將眾多資訊濃縮的能力,讓你理出脈絡跟思路。

公司想要建立持續改善的文化,一頁式簡報PRA是個很重要的管理工具。這幾年遇到有緣分的企業,找我們協助導入一頁式簡報PRA,讓公司有統一的溝通模式,培養內部解決問題的DNA。主管的管理思維也要切換,從日常工作中要求同仁落實。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

下滑箭頭 下滑載入更多報導 下滑箭頭
簡報 職場 解決問題 報告 主管
彭建文專欄
彭建文專欄
彭建文
展開箭頭

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

→ FB粉絲團:PJ法創辦人彭建文-問題分析與決策
→ Podcast節目:職場冰淇淋(每周五07:30新節目上線)
→ 品碩創新FB粉絲團:品碩創新管理顧問
→ 商管書籍著作:《思維的製程》《思維的良率》、《PJ法高效工作者的問題分析與決策》


廣告
留言討論