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大腦不是用來記事情的,而是思考及創造!現代人必學的「第二大腦」知識管理術
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大腦不是用來記事情的,而是思考及創造!現代人必學的「第二大腦」知識管理術

大腦不是用來記事情的,而是思考及創造!現代人必學的「第二大腦」知識管理術
《打造第二大腦:多一個數位大腦,資訊超載時代的高效能知識管理術》/商業周刊出版
撰文者:瓦基 Waki
商周讀書會 2023/03/21

你花很多時間讀書、上課、學了一堆東西,需要的時候卻腦袋當機,想不起來?
你看了很多的網路文章和影片,做了很多的筆記,可是未來真的要用的時候,卻找不到在哪裡?
你正在執行的專案,有太多資料要蒐集和整理,但每次都搞得手忙腳亂?

為什麼會有這些問題?因為,你沒有「第二大腦」。

我為什麼想讀這本書?

打造第二大腦》的作者是提亞戈.佛特(Tiago Forte),他是一位知識管理領域的專家,我長期追蹤他的文章,從他身上學到很多關於「生產力」和「數位筆記工具」的方法和技巧。2022年底聽到他要出書,我超級興奮,直接預購了英文版,入手之後一口氣讀完,非常好看的一本書。大家很幸運,繁體中文版現在也正式推出了。

作者在「知識管理」的領域已經深耕了十多年,他的學生大多是來自各個專業領域的知識工作者。他提出了一種稱為 CODE 的知識管理系統,這個系統能夠幫助我們更好地管理自己的知識,並打造出自己的「第二大腦」。這本書就是這套方法的詳細使用指南。

如果說 2022 年我讀過最好的筆記工具書是《卡片盒筆記》,那麼在2023年我可以大膽預測,最好的就是這本《打造第二大腦》。接下來,我跟大家分享關於第二大腦可以帶來的好處,以及如何使用 CODE 四個步驟來打造自己的第二大腦。

第一大腦遇到什麼問題?

首先,我們先來看一下我們的老朋友「第一大腦」——就是我們人類的大腦——遇到了什麼問題。

就像我們在工作的時候,如果只依靠第一大腦來記憶,我們的腦袋就會充滿了很多緊張的想法,像是今天要開的會議、待會要見的客戶、明天要準備好的報告。當我們打開電腦,看到四面八方的訊息等著我們消化和吸收,像是 Email、各種軟體的訊息通知、網路文章、YouTube影片和Podcast節目的精華,還有太多太多的資訊。這些資訊,可能都是很有價值的內容,可是我們的第一大腦沒辦法接受這樣持續性的資訊轟炸。這導致我們變得更焦慮、無法集中注意力。

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關鍵就在於,第一大腦不是用來儲存和管理資訊,而是用來「思考」和「創造」。我們必須把儲存和管理資訊的動作,交給「第二大腦」來做。

第二大腦的好處是什麼?

為了舒緩第一大腦處理資訊的壓力,我們需要藉助「數位工具」來幫助我們儲存和管理資訊。其中最核心的軟體工具就是「數位筆記軟體」,像是微軟的 OneNote、或是蘋果的 Notes,還有常見的 Notion 和 Evernote。這些數位筆記工具,能夠用來跟各種資訊進行互動,方便我們擷取資訊、處理資訊、儲存資訊和尋找資訊。

第二大腦跟人類大腦的明顯差異,就是第二大腦擁有數位工具帶來的所有好處:是一個明確的、可控制的、可持續的、可共享的知識管理系統,而且它很可靠,能儲存大量的資訊,確保你在未來想要使用的時候,能夠即時地找到這些資訊。

像是我自己的軟體組合,就是利用 Notion 筆記軟體來管理所有專案的進度、安排各種工作的行程、還有和別人共享文件和協作作業。關於我的讀書心得和文章創作,我則是使用 Heptabase 筆記軟體,搭配「卡片盒筆記法」來儲存、整理和創造我所有的知識型內容。

當我們懂得利用數位軟體來打造自己的第二大腦,我們就等於多了一個很可靠、隨時待命、擁有無限記憶空間的小助手。

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打造第二大腦的四個步驟

這本書將打造第二大腦的方法整理成四個步驟,英文簡寫是 CODE,分別代表:獲取(Capture)、組織(Organize)、萃取(Distill)和表達(Express),四個英文單字結合起來就是 CODE,簡單又好記。接下來我會對這四個步驟進行詳細的說明。

第一步:獲取
獲取是第二大腦的第一步,談的是我們如何「獲取」和「收集」訊息。在這個步驟中,我們需要去尋找、篩選和整理那些有價值的訊息,然後儲存在我們的數位筆記軟體裡面。然而,我們每天會看到跟聽到這麼多資訊,要擷取那些東西呢?

我很喜歡作者提出的四個標準,幫助我們篩選資訊。

第一,這個資訊是否對我有「啟發」?這種資訊會帶給我們新的觀點、給我們激勵、刺激我們的思考。

第二,這個資訊在未來是否「派得上用場」?像是你是一個軟體工程師,你就會想蒐集很多關於軟體開發和科技新聞的資訊,但是藝人的八卦可能就不是你未來用得到的東西。

第三,這個資訊是否與我們自己「息息相關」?像是跟朋友互傳簡訊裡面的精彩故事,跟某位前輩對談的經驗筆記,跟家人健康和生活相關的資訊,都可以記錄下來。

第四、這個資訊是否令我們「意想不到」?意思就是說,不要儲存那些你「早就知道」的事情,而是儲存那些你「還不知道」,但是想要弄懂的事情。

重要的是,在獲取訊息的時候,我們需要有一個清楚的篩選標準,就像濾網一樣把不重要的沙子過濾掉,只留下我們想要保存的重要訊息 。

第二步:組織
組織是第二大腦的第二步,談的是我們如何將獲取的資訊進行「組織」和「分類」。在這個步驟中,我們需要掌握一些分類的原則,幫我們將訊息整合到第二大腦當中。作者把組織資訊的類別區分成四種,分別是:專案、領域、資源、檔案庫。

「專案」就是我們正在努力的短期任務,像是我的其中一項專案就是寫出第二本書。「領域」就是我們長期負責的領域,像是我在經營部落格、拍攝說書影片就是一種要長期負責的領域。「資源」指的是未來可能有用的題材,像我就對時間管理很有興趣,只要跟時間管理有關的資訊都可以先歸類到這個資源裡。「檔案庫」就是除了前面三個類別之外的事情,你可儲存起來備而不用。

該如何運用這種組織的分類方式呢?每當我們獲取一則資訊或撰寫一則筆記的時候,我們就可以照這個順序儲存筆記。首先,這一則筆記對哪一個「專案」最能派上用場?如果這則筆記對每個專案都沒用,那麼它對哪個「領域」最有用處?如果對各個領域都沒有用處,那麼它屬於哪種「資源」?如果不屬於任何資源,那麼就把它放進「檔案庫」。

作者提醒我們:「組構資訊的方法是以可操作性為基礎,而不是資訊本身的類型,並以專案作為數位檔案的主要組織單位。」這個觀念很類似我之前分享過的另外一本書《防彈筆記法》的任務筆記,我們要一直把筆記存放到它能「發揮功用」的地方,還要使它能夠「盡快」在那裏產生效用。

第三步:萃取
萃取是第二大腦的第三步,談的是如何整理我們蒐集到的資訊,進一步簡化和濃縮這些資訊,讓它們變得更有價值,而且容易理解。作者把這種萃取資訊的過程稱之為「累進式摘要」(Progressive Summarization),指的就是一步一步進行的過程。

簡單來說,我們可以想像一下今天讀了一篇 1000 字的網路文章,講的是「不要在早上一起床就喝咖啡」。我們先做第一次的摘要,我們看到了文章裡面引用了一個科學實驗說明了這件事情,我們把這段 300 字的實驗結果整段複製下來,貼到數位筆記裡面。

到了隔天,我們在複習筆記的時候,重新看到這則筆記,我們就做第二次的摘要,我們把裡面提到咖啡因會影響「壓力荷爾蒙」分泌的詳細說明,標記成粗體字。

如果我們要讓這個筆記在未來派得上用場,我們要繼續精簡它,做第三次的摘要。這時候,我們把粗體字的科學結果改寫成自己看得懂的白話文,「起床立刻喝咖啡會降低抗壓性」。這句話,就是經過「累進式摘要」之後,濃縮出來的結果。

在使用這個方法的時候,作者建議我們這麼想:「請把未來的你想像成一位要求非常嚴格、極度忙碌又很不耐煩的顧客,不會有時間去鑽研所有細節找出滄海遺珠。」所以我們要想著把筆記「推銷」給未來的自己,最好的方式就是濃縮成一句自己以後看到、馬上就看得懂、容易勾起回憶的白話文。

第四步:表達
表達是第二大腦的最後一步,談的是如何將我們的知識和想法表達出來,產生具體的成果,並且跟別人分享和彼此交流。在這個步驟中,我們需要用適當的方式來表達知識和想法。

首先,是從第二大腦提取「記憶」。像是當我想要跟別人分享「閱讀技巧」的時候,我就可以在我的數位筆記裡面,搜尋關鍵字,例如:閱讀方法、閱讀習慣、閱讀速度之類的關鍵字。把找到的素材全部排列出來。

接著,我們可以「連結」這些筆記。像是我的閱讀習慣,就會有早上起床閱讀、睡前閱讀、通勤時間聽有聲書閱讀,我就可以把相關連的筆記連結起來,變成有順序、有條列式、有上下層級的資訊。

最後,是開始「創造」成果並表達出來。我可以把這些筆記、故事、研究和圖表全部串連起來,用通順的語句寫成一篇文章,或者寫成一篇 Podcast 說書講稿。擁有第二大腦的好處,就是我們可以運用蒐集過的所有素材,把他們連結起來,創造出一個新的產出結果。

作者認為:「我們在專業上的成功和生活的品質,直接仰賴著我們是否能有效地管理資訊。」懂得運用 CODE 四個步驟來管理資訊的人,有更高的機率獲得專業和生活品質上的成功。

後記:現代人必讀的知識管理法

《打造第二大腦》這本書提供我們一個全面性的知識管理系統,這套方法可以幫助我們更有效地收集、整理和管理知識與想法,進而提高我們的工作效率和學習效果。無論你有沒有用過數位筆記工具,我都大力推薦這本書給你,書中的方法跟觀念會改變我們對知識管理系統的認識。

最後,我覺得書中的這句話值得我們謹記在心:「我們要打造的不是完美無瑕的知識百科全書,而是建構有效的系統,並成為我們日常生活當中密不可分的一部份。」我們不要囤積資訊,而是要懂得使用資訊。我們不需要把筆記軟體弄得票漂亮亮,而是要懂得讓筆記的內容發揮它的真實效用。

推薦這套現代人必讀的知識管理方法給你。

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※ 本文獲《閱讀前哨站》授權轉載,原文:《打造第二大腦》讀後心得:現代人必學的知識管理法

書籍簡介

《打造第二大腦:多一個數位大腦,資訊超載時代的高效能知識管理術》

作者:提亞戈.佛特(Tiago Forte)
譯者:陳文和
出版社:商業周刊
出版日期:2023/02/09

作者簡介

提亞戈.佛特(Tiago Forte)

數位知識管理一哥。全球頂尖的生產力專家之一,已教授超過2萬名知識工作者更有效率的整理、運用日常吸收的知識。2017年開授的「打造第二大腦」(Building a Second Brain)線上課程已累積來自百餘國、超過5000名學生。該課程借鑑資訊科學、用戶體驗設計等學門,以及與矽谷領導人和組織合作的專業經驗。他曾在基因泰克公司、豐田汽車公司和美洲開發銀行服務,並在《紐約時報》、《大西洋》、《哈佛商業評論》等刊物發表過許多文章。你可以在Fortelabs.co網站找到有關佛特的更多資訊。

責任編輯:張慧妮
核稿編輯:張勝宗

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