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職場 | 職場修練

報告做不完、同事訊息還一直來⋯如何讓自己處在深度專注狀態?

報告做不完、同事訊息還一直來⋯如何讓自己處在深度專注狀態?
回覆重要但緊急的電話、讀一則令人在意的訊息,這些事情會中斷專注力。 (來源:Dreamstime)
撰文者:井上一鷹
精選書摘 2022.10.27
摘要

1.讓自己投入工作的關鍵,不是將公司視為中心行動,而是將「自我」當作中心,思考高效工作的方式。

2.想要改善剛開始工作難專注的問題,可以在前一天保留電腦程式、不關機,讓你隔天坐下來後可以直接進行作業。

3.居家遠端工作讓大腦一直處在理性運作的狀態,缺乏與他人交流、刺激,無法獲得領感,讓大腦轉換運作方式。

針對「高效工作」、「舒服工作」(有創造力)2方面,我將告訴你如何能達成絕佳的工作方式。

以「自己」為中心思考

「接下來不是讓人動起來的時代,而是讓東西動起來的時代。」

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荷蘭足壇傳奇球星約翰‧ 克魯伊夫(Johan Cruyff)說過:「讓球動起來吧,球是不會累的。」我們也必須先將「自己」當作工作的軸心,再去思考高效工作的方式。

如果想讓自己這個軸心能以最佳方式運作,該怎麼做呢?接下來我將會為你介紹「分解專注力因子」、「切換3個大腦」、「時間管理基本戰略」3個概念,幫你解決物理與心理上阻礙創造力的問題。

找回深度專注力的3大概念

1.分解專注力因子:啟動、深度、持續力

專注力可以分成以下3個因子:

  • 啟動的速度=好,開始吧!
  • 專注的深度=我現在已經相當專注了。
  • 專注的持續力=我還能繼續專注下去。

根據我們過去的問卷調查,大多數人都會苦惱於「進入專注狀態的速度」。雖然人類的大腦在切換模式的時候,負擔會增加;不過一旦開始作業,自然就不那麼難受了。因此,你可以試著這樣做:

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從「單純的作業」開始衝刺

辦公桌上不要放一些跟工作無關的東西。另外,為了能迅速進入工作狀態,把你一開始要作業的內容先開好,並且,不論何時讓電腦維持開機的狀態放著。

在要休息的時候,我也會故意讓任務斷在那種要完不完的地方。只要這樣子做,下一次開啟工作就會變成單純的作業,能夠提升專注時「啟動的速度」。

不要讓最一開始的「好,開始吧」變成一件難事。

專注的「期間」應該如何思考呢?

回覆重要但緊急的信件、讀一則令人在意的訊息,這些會中斷專注的事務,其實是有價值的。

在認知科學中,稱之為「思緒漫遊」(Mind-wandering),對於發想創意的時候非常有幫助。不過如果當它打擾你眼前的專注,就會讓你陷入漫不經心的狀態。

因此,最好的方法就只有「在決定好的時段內,做計畫好的事情」。

當我們處於深度專注的狀態時,眨眼的次數也會變得穩定。猶如在玩手遊時,眼睛會覺得累,除了用眼過度外,也是因為我們陷入了眨眼次數減少的「過度專注」狀態。

2.切換你的3個大腦:理性、直覺、宏觀

開啟工作模式的方法雖然非常重要,但「結束工作的時機」也很重要。遠距工作的缺點之一,就是讓人經常陷入難以脫離工作的感覺。

我們常聽到「工作時就腦袋開機,到了私人時間就腦袋關機」,不過大腦其實並不會真的開機、關機,我們先解開這個誤會吧。

放空時的大腦狀態

你可能不知道,即使處於睡眠中,我們的大腦還是在活動狀態。特別是在「快速動眼期」(rapid eye movement,REM)的淺眠階段,大腦會處理記憶的儲存。而在「非快速動眼期」(non-rapid eye movement,NREM)的睡眠階段,大腦的預設模式網絡(Default Mode Network,DMN)會活化,據說會讓我們特別容易有靈感。

腦神經科學專家青砥瑞人曾經表示,大腦大致分為3個模式, 分別是「預設模式網絡」(Default Mode Network)、「警覺網絡」(Salience Network) 與「中央執行網絡」(Central Executive Network)。

預設模式網絡在10年來備受關注,這是放空狀態的大腦迴路,不將意識放在特定對象上。

圖一:大腦有3種運作模式。
圖一:大腦有3種運作模式。 (來源:遠流)

如果用我自己的話來解釋,大腦可分為圖一的3種狀態。

對此,預防醫學研究家石川善樹曾經形容:「當直覺腦想出100個點子時,宏觀腦會篩選出3個點子,理性腦再從中選出1個點子。」在一天之中學會切換這3種大腦是很重要的。

但居家工作的模式一直持續下去,我們整天處在同一個場所,受到的刺激將變得有限;無法跟同事閒聊,每天接觸到的只有預排好的會議,且日復一日。

在這樣的狀態下,我們會用到的就只有「理性腦」而已。必須給予大腦刺激,從「宏觀腦」切換到「直覺腦」才行。即使是居家工作,也要儘量創造不同的刺激,就能創造出發揮靈感的餘裕和火花。

大腦不是只有開機、關機的二元狀態,還要能夠放鬆或是接觸新事物,建立「積極開機」的儀式,能召喚你的不同大腦。很多人會聽音樂、看影片放鬆;但對工作中也常用到眼睛跟耳朵的現代人來說,其實效果不大。可以嘗試刺激視覺、聽覺以外的感官,像是吹風、泡澡、芳香療法等;或創造由靜入動的狀態,如步行、重訓、反覆運動等。此外,因為我們會對這些刺激漸漸習慣,所以享受各種不同的事物是很重要的。

3.時間管理基本策略:工作、自我、人際

最後的關鍵字跟「時間管理基本策略」有關。

一般人都會將生活劃分為「工作時間」和「私人時間」,不過我建議你可以將時間管理得更加清晰。居家工作時會顯現的主要課題,包括:與家人的地盤之爭、與家人或公司其他人的關係等。

接下來,我告訴你如何思考這些問題的解決之道。

「和家人、朋友相處的時間」與「獨處時間」

決定好自己如何生活的人,才能去思考如何工作。問問自己,我們在工作、自我與人際分配的比重,以及所投注的資源,是否和我們真心認為重要的東西一致。

我們可以將以上內容進一步歸納成3個概念:

  • 工作:專注於工作的時間
  • 自我:個人獨處的時間
  • 人際:與家人或朋友一起度過的時間

這裡不是要比較3者之中哪個最重要,因為3者都不可或缺。重點在於:要有意識的分配自己的所有時間。

「確保」你的時間與空間

圖二:現實、私人、網路的物理空間難題。
圖二:現實、私人、網路的物理空間難題。 (來源:遠流)

居家上班會遇到的大問題,就是「工作、 自我、人際」之間的界線變得模糊。

「工作」領域將會從辦公室轉移到自家;遠端會議也會影響到和家人之間的「人際」空間;我們也將待在網路上,保持隨時與人連結的狀態。

圖三:現實、私人、網路的社會空間難題。
圖三:現實、私人、網路的社會空間難題。 (來源:遠流)

如前所述,這3種時間都很重要。然而卻常遇到它們在「相同的時間」和「相同的空間」相互排擠的問題。

想要同時維持工作、自我、人際3方面充實,就必須確保3者之間互不侵犯的時間與空間。具體來說是先決定好「在這個地方不要工作」、「在這個時間只做自己的事」,並且「專注在這件事情上。

為了充實度過每段時間,我們必須建立用來突顯各段時間優點的「間隔」*

做個簡單的統整:

  • 時間:決定好在每段時間中「工作、自我、人際」哪個重要、要做什麼事、不做什麼事。
  • 空間:透過環境規劃,打造能夠區分「工作、自我、人際」的空間。
  • 人與人之間:現在是人不動、我不動的時代,必須設計好如何與重要的他人連結。

你可以試著以週為單位進行整理,如果發現自己特別傾向哪一方,就思考如何達到平衡。

如何在碎片化時間中達到專注?

雖然已經將時間、空間規劃好,但實際上仍有許多課題是沒辦法輕易解決的,像是居家辦公面臨「育兒、照護」的情況。

特別是育兒上的煩惱,畢竟孩子的需求比較難控制。雖然很難找到對應之道,但你還是可以思考:如何在無法事先規劃的情況下,提升在碎片化時間中的處理速度。

例如抓住這幾段時間: 

  • 孩子專注在卡通上的幾十分鐘
  • 孩子午睡時的幾十分鐘

即使是這麼短暫的時間或時機,只要有意識的提升啟動的速度,就能夠建立重現工作時間的機制。意識到工作、自我、人際3個原則,事先劃分好自己的時間,是日常生活中不可或缺的措施。

小檔案_間隔

「間隔」這個說法,源自作者井上一鷹與醫學研究家石川善樹的討論:

「人類」的存在本身,就是在體現一個「間隔」。如果這個間隔被破壞,人類就會變得愚蠢(日語:間抜け),也需要祭典(日語:間つり(祭り))之類的東西,來彌補被破壞的間隔。而其中我最有興趣的,就是「人+人的間隔=人間」(日語指「人類」)的說法。

書籍簡介


《找回深度專注力:43個科學化技巧,使你1小時的價值,高過他人1作者:井上一鷹

譯者:汫玲
出版社:遠流
出版日期:2022/08/26

作者介紹
井上一鷹

JINS眼鏡公司執行董事。JINS MEME智慧眼鏡事業部業務管理負責人兼Think Lab董事。生於1983年。自慶應義塾大學理工學部畢業後,於Arthur D. Little策略顧問公司以知名製造業為中心,從事業務、技術管理和人事組織策略規劃。後加入JINS,兼任MEME事業部與Think Lab專案。曾任產品企劃部經理,後成為JINS MEME事業部負責人,並在之後成為Think Lab工作空間事業董事。 他也是Newspicks新聞網職涯與教育領域的解說專家,並曾在國際數學奧林匹克排名亞洲第四。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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