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職場 | 職場修練

老闆早上抓錯、下午就要解方,可能嗎?台積電前主管教你有對策的思考

老闆早上抓錯、下午就要解方,可能嗎?台積電前主管教你有對策的思考
老闆早上抓錯,下午就要提解方,該如何迅速提出對策? (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2022/10/20
摘要

1.學習分析工具不只要懂得如何用,更要瞭解背後的設計思維,才能靈活運用在工作中。

2.魚骨圖透過圖解展示事件的各種可能原因,用層次分明的架構,表現目標與關聯因素間的因果關係。

3.系統圖能系統性的展開「實現目標」與「需要採取的方案」,並繪製成圖, 以尋找最佳執行方案。

1位服務公司超過10年以上的學員Eric,雖然對公司的流程文化相當的熟悉,但他常常被主管念。最近他的難題是:他學過很多解決問題的分析工具,如:魚骨圖、Why Why分析、系統圖和矩陣圖等,使用這些工具時,需要花比較長的時間,而且還得找其他的同仁一起討論,但是實際上,工作時根本沒有足夠時間進行分析。

常常早上會議發現營運有問題,老闆下午就要看到解決方案,處理的時間非常短。他提問,有沒有更簡單的工具可以使用呢?

其實運用解決問題的工具時,花時間討論、請相關同仁一起腦力激盪的觀念是對的。但如果你能夠掌握工具背後的思維,就能迅速運用在每天工作中,有對策的思考、快速解決問題!

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分析工具的誕生,背後都有設計思維

接著我以2個工具為例,拆解該工具背後的思維是什麼?

魚骨圖

魚骨圖的功能是透過圖解展示事件的各種可能,用層次分明的架構,表現目標與關聯因素間的因果關係。

將問題(魚頭)放在圖的右邊,圖的左邊則是列出所有潛在可能原因,分為幾大類,如:人員、機器、物料、法規、環境,再由各大類中去細分小分類,是一種發現問題「根本原因」的工具。

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從目的中,我們可以拆解這個工具的思維,有以下3個:

1.問題可能的原因,數量盡可能要多,如果數量太少,可能都只是你已經知道的原因,對於解決問題幫助不大,因此要挖掘更多潛在原因。

2.在思考問題原因的時候,不要思考單一面向,只局限在人的問題,難道沒有其他的面向?也可能是組織流程、制度或市場端造成的問題。

3.遇到問題,不停問為什麼,至少問3~5次,因為問題是表向,唯有透過不斷的挖掘,才能找到問題深層的根本原因.

因此魚骨圖,是透過以上的3個思維,藉由圖像化,讓你看到一件事的種種可能。回到Eric的問題,在每天處理許多事項的情況下,老闆若要你下午就給答案,你不一定要把魚骨圖畫出來,但可以應用魚骨圖的3個思維,迅速處理問題。

系統圖

系統圖能系統性的展開「實現目標」與「需要採取的方案」,並繪製成圖, 以尋找最佳執行方案。

舉例:

一階目標是 「如何提升服務品質」,則開始發問達成一階目標的方法有哪些?經思考後有3種一階目標的方案:

  1. 推行零客訴
  2. 推行教育訓練
  3. 推行服務達人活動

接著再將一階目標的方案「推行零客訴」、「推行教育訓練」、「推行服務達人活動」轉換成二階目標,並找出可行的二階方案有3種:

  1. 購買線上課程培訓
  2. 尋找外部講師實體培訓
  3. 內部講師實體培訓

再來將每個二階方案轉換成三階目標,繼續挖掘三階方案,不斷重複這動作,直到方案清楚,能建立對策系統圖。

我們可以拆解這個工具的思維,有以下2個:

1.根據目標,思考方案至少要3個以上,因為大家在思考方案時,通常只會想到1個。為了打破你的思維框架,方案應該要更多才對!先不管方案能不能執行,至少先想出來,也許你就能找出創新的突破方案。

2.方案不能只是概念,要有具體的規劃。例如:「提升工作士氣」是概念,聽起來非常抽象,讓人不知道如何執行。要有具體的規劃,同事才能瞭解方案的可行性。

以上2個工具,就拆解出5個思維,因此只要瞭解這些工具背後的思維,就能隨時應用在工作上,提升你解決問題的邏輯與速度。

每個解決問題的工具、方法,一定有它的思考脈絡。因此,拆解工具背後的思維,就能彈性使用、解決問題。記得,學習任何解決問題的工具,不只要學他的型,更要學他的心。思維對了,解決問題就不難。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

主管 解決方案 職場 分析工具
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彭建文
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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。

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