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5分鐘內報告完年度專案?前台積電主管:4步驟濃縮簡報內容
1.跟總經理報告時,往往只有短短的時間,對報告者而言,要把完整簡報快速講完是極大的挑戰。
2.如果要將完整簡報濃縮成5分鐘,使用刪除法將會使簡報邏輯出問題,可參考文內4步驟重新編排簡報內容。
3.建議要進行5分鐘簡報的報告者,直接說明結論,實驗、分析資料都可以用附件佐證。
不知道大家在工作上有沒有遇過,當你的專案報告有40、50頁以上,但主管只給你5分鐘的狀況。請問這時該如何報告?
這幾年幫企業輔導持續改善的專案,每一個專案大概都要花半年時間來完成,整份簡報頁數非常多,內容也非常完整。如果高階主管有時間和耐心,看完每一份報告,當然沒有太大問題。報告者也不需要大幅刪減簡報,只要把整份報告的前後邏輯梳理一下。
但實際上往往不是這樣,有些公司總經理的時間十分有限,而且也沒有很有耐心,因此每組的整份報告,都要濃縮再濃縮,在短時間內把重點報告給總經理。
如此一來,專案負責人就會相當頭痛,一般來說,50頁解決方案的專案簡報,大致需要20分鐘的報告時間,怎麼可能在5分鐘內講解整份簡報呢?因此,許多人都問我,老闆只給5分鐘報告專案成果,但每一頁都很重要,該如何濃縮重點呢?
50頁簡報濃縮5分鐘內容,千萬不能使用刪除法
首先,讓我先來分享一個故事:好幾年前,我幫一家科技大廠的主管做培訓,培訓完之後,我們還執行輔導案。當時5組的簡報都超過30頁,由於總經理時間有限,最後總經理只給每一組5分鐘的簡報時間。
結果有4組的簡報版本,被總經理罵得很慘。如果是主角是你,你會如何在5分鐘內簡報專案成果,最後讓總經理滿意呢?
這4組被罵的主要原因是,簡報呈現沒有經過整合,每一頁的前後邏輯都對不起來。原來他們使用了刪除法,假設一份簡報有30頁,他們刪除26頁,拿其中4頁內容向總經理報告。大家知道用這種技巧會發生什麼大災難嗎?
問題可大了,這30頁的簡報,每一頁都其邏輯,因此看完整份簡報會讓你非常清楚專案的脈絡與邏輯,但若採用刪除法刪到剩下4頁,就會發現前後邏輯根本串不起來,總經理一問就倒。當天會議的氣氛非常凝重,後來還為這群主管加開一堂簡報課。
5分鐘簡報先講結論,搞清楚主管想聽什麼
一般來說,完整的專案簡報中,一定會有解決問題的步驟,像是PJ法有8大步驟,每一個步驟都有圖表分析與驗證的過程,最後產生結論。例如,解析問題的根本原因通常會有大篇幅簡報呈現,包含:如何找到根本原因、根本原因如何驗證、驗證過程的實驗,提供強而有力的佐證資料。
但因為簡報時間有限,這時你只要告訴主管結論——問題的根本原因有哪些。如果主管想了解為什麼,你再提供附件佐證資料即可。
所有的簡報還是要回到本質,到底這份簡報要報給誰聽,他想看到什麼內容?他的期待是什麼?他給你多少時間的限制?另外與會主管對你的報告又有哪些期待跟想法?這些都是你做簡報前需要釐清的事情。沿著設定好的框架,你再修改簡報內容,順利完成這次簡報,這樣子才不會只站在自己的角度,想報告什麼就報什麼,重點是你的報告對象想聽什麼。
由於解決方案的簡報,重視系統性邏輯,所以大致都有4個步驟:
1.發生什麼問題
2.根本原因是什麼
3.對策思考與效果
4.未來如何避免問題再度發生
根據以上的步驟,只要呈現你分析的結論,原則上5分鐘簡報以2~5頁為主,至於解決問題的佐證資料,都當作簡報的附件。由於總經理的時間都很寶貴,一旦你完成濃縮版簡報,記得站在高階主管的角度自問自答,設想可能的提問內容,也請教你的主管給點建議。透過事前不斷模擬,才能讓你這份簡報更加的完整。
準備完5分鐘的簡報之後,接下來要學會如何表達,自己做的報告內容自己最清楚,當你在報告時要有自信心,我相信只要充分準備,透過不斷練習,自信心可以慢慢養成。
這裡要特別提醒,如果你要將解決方案的簡報濃縮成5分鐘版本,最重要的前提是完整版簡報要先完成,而且簡報的邏輯、佐證資料與圖表是完整且正確的,這樣再濃縮成5分鐘版本才有意義。如果邏輯不對、全部都文字呈現、要資料沒資料,就算你再怎麼濃縮,屆時呈現時百分之百出問題。
責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤
前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。
目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。
20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。
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