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職場 | 職場修練

會議才開始,就被打斷、宣布散會?台積電的3個開會方針

PFI方法,可以幫助會議高效進行。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.12.30
摘要

1.會議問題百百種,如議題過多、時程掌控不佳、會議議程冗長、討論時問題太過發散、無法產出具體結論等。我們幾乎每天都在開會,但我們開的每一場會,卻不一定都有效率。

2.高效開會3步驟「PFI」,以會議前、中、後的場景區隔,將各階段最重要的事標明清楚,有助於提升高效會議領導力。

年底了,大家是不是有非常多會議要開呢?我們幾乎每天都在開會,但我們開的每一場會,卻不一定都有效率。

之前在台積電時,曾有客戶來要求產品降價。這個任務被派了下來,副總要我們去研究:要不要降價?如果不降價,理由是什麼?如果要降價,降幅要多少?他要我們搜集分析一下資料,找時間向他報告。

我們馬上開始著手研究、分析資料,並跟副總約了一個時間開會。沒想到,會議才開始,副總就問:「今天的會議是訊息分享還是要我做決定?」

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見我們愣著,他補充了一句:「如果是訊息分享,那會議就不用開了,你們回去寫email給我就好。」

哇⋯⋯會議才開始,就散會了。當時的我很震撼,但副總的意思其實很簡單:開會要先確定目的。如果這個會議是為了讓他做決定,他會坐下來好好聽我們分析,但如果是單純的訊息分享,那寄信知會即可。

企業會議很多,會議痛點同樣很多,包括:議題過多、時程掌控不佳、會議議程冗長、討論時問題太過發散、無法產出具體結論、沒有提早準備會議資料、與會者無法事前掌握狀況、大家各拿筆電做自己的事,甚至會議上一片沈默,會後問題卻變得很多。林林總總,似乎沒有一個系統性方法可以解決。

上週四,我受邀到「商周百大顧問」,跟一大群企業主管分享台積電的開會領導方法,其中,高效開會3步驟「PFI」方法得到許多迴響。今天這篇文章,也分享給各位。

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高效開會3步驟「PFI」

高效開會3步驟,簡稱PFI,以會議前、中、後的場景區隔,將各階段最重要的事標明清楚。由以下3個步驟組成:

1.Prepare,會議前準備:會議即戰場、有準備不吃虧;
2.Focus,會議中聚焦:不囉嗦、講重點,避開「簡報地雷」;
3.Implement,會議後執行:追蹤、執行會議結論。

1.P(Prepare)

開一場會,有很多東西要準備,比如會議目的、與會者挑選、會議時間,會議角色規劃也很重要,例如:誰是這一次會議的負責人?誰要當紀錄?時間誰控管?討論超時,要做哪些事情?這些都是會議前應該準備的。
之前在台積電上班時,公司有所謂的會議十大準則,目的就是希望大家開會時能夠遵守這些原則,久而久之,就會變成是公司的會議文化。

2.F(Focus)

會議進行時,每個主題都要有限定時間,必須在時間內完成,同時預留QA時間。議程進行時,時間的掌控務必精準,聚焦在簡報的重點。

所謂聚焦,也不只是時間控制,呈現內容的精準度同樣重要。老闆們有許多在意的簡報地雷,例如簡報動畫過多、開頭鋪陳過長(容易讓人失去耐心)、簡報文字和資料邏輯梳理不順。尤其是沒弄懂的資料,真的不要為了讓版面豐富、貿然放進簡報,這會讓你更容易被老闆問倒,不只弄巧成拙,還會拖長會議時間。

3.I(Implement)

a.任何後續待辦都有負責人跟完成時間
b.要有負責人,追蹤所有會議結論
c.下一次開會前,確保前一次會議的待辦都有完成
d.若有些待辦事項需要長時間完成,必須把這些工作細分為每週可完成進度
e.待辦執行的過程中,遇到任何問題都要隨時回報

會議後的追蹤、執行,很容易被忽略。但這個步驟如果沒有做得很確實,下一次開會就是災難的開始,無效會議越來越多,成為惡性循環。

這幾年,我們在培訓跟輔導的過程中,也運用PFI方法協助許多公司提升會議效率。以下是某一間公司開會的場景:早上10點開會,9點50分當天相關要報告的人全部入座,會議的負責人一一確認每位主講者的檔案、報告時間,並確認與會者的角色與分工。9點59分,主管進到會議室,10點準時開會,開會過程如有任何離題,主持人會再拉回並控制時間。會議結束前10分鐘,確認今天的結論以及待辦哪些人要做,哪些事何時完成,相關的同仁都要承諾與畫押。

會議是需要被管理跟領導的,本文提到的PFI 3個步驟,每個步驟都非常重要,其中最核心的步驟就是完整的會議規劃,完整的會議規劃是高效開會領導重要的一環。祝福大家在新的一年,可以開始採用PFI 3步驟,實現高效會議。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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方法 PFI 效率 台積電 開會 會議
彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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