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職場 | 職場修練

無關工作量和公司文化,這4個習慣讓你「下不了班」

無關工作量和公司文化,這4個習慣讓你「下不了班」 (來源:dreamstime)
撰文者:Momo
網民肥皂箱 2021.12.20
摘要

1.分心與時間規劃不佳,是造成我們工作做不完的兩個主因。一旦分心,就需要花時間再回到專注狀態。例如無時無刻熱心協助同事、愛聊天,或是不停查看email、馬上回覆訊息的習慣,都會打斷我們專注工作的狀態。

2.在工作中的小空檔會不小心被社群軟體吸引,也會影響工作效率。可以試著物理性遠離社群(關閉桌面通知、把手機收進抽屜裡等等),清楚劃分工作與休息時間。

3.有些人甚至會認為,「加班」才是認真工作。進而在工作時間安排上,會安排得太寬鬆導致缺乏效率。

一般工作一天8小時,但真的能到點就準時下班的工作可不一定多。除了公司文化以外,有些是個人行為所造成,今天就要來盤點同事能準時下班,而你不行的4個職場習慣。

壞習慣1|無時無刻熱心協助同事、愛聊天

一天工作8小時,如果都是正襟危坐處理公事,相信會讓人吃不消,但是三不五時就被同事LINE訊息詢問「那個案子處理得如何?」「你可以幫我看一下這個檔案嗎?」或是正在休息中的同事前來聊聊工作中的八卦,雖然可能只是短短的5分鐘,但似乎就很難再專注於原本的工作上。

專家研究:如果工作被打斷,要花5到25分鐘才能重新回到專心的狀態,這也是你為什麼工作得做那麼久的原因。因此,在工作時建議可以和同部門的同事達成協議,訂一個專心工作的暗號,例如戴上耳機時就代表不希望被打擾等等;或是同事過來時,明確說明現在正在專心一項工作,稍後會很樂意協助對方,就能減少這樣需要重新培養專注力的困擾。

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壞習慣2|不停查看email或馬上回覆訊息

當有新mail或是LINE訊息時,你會馬上點開來看並且馬上回覆嗎?我就是!這似乎可以讓人覺得我們是個能迅速處理事情的人,但是職場專家說:這其實是分心工作的象徵。

就像前面所說,在進行一份需要專注的工作時被其他事物打斷,需要花5到25分鐘才能回到原本專注的狀態。回覆email和LINE訊息會讓我們分心,尤其是訊息,當回覆訊息愈快,代表你可以馬上處理問題,久而久之讓人隨時隨地都想私訊打擾你。

針對這樣的習慣,後來我採取番茄鐘工作法:工作25分鐘,休息5分鐘,在設定的25分鐘內專心工作,休息的5分鐘回覆緊急的mail與訊息,其他等工作告一段落時一併進行回覆。這樣的方式性子急的老闆和客戶不會有怨言,而工作也能更早結束呢!

壞習慣3|手機成癮,一有空檔就滑FB、IG

以前的人工作空檔頂多與同事閒聊,但因為擔心被上司看到而會有所顧忌。但現在有了手機後,動不動就會拿起來滑一下,尤其像是我的工作常常需要網路,有時候查資料網頁跑得慢一點,就不小心滑進FB、IG等社群軟體,一回神半個小時就過去了。這也常讓我們到了該下班的時間,才發現工作做不完需要加班。因為工作和休息時間沒有分開,導致工作時間被拖得很長卻一點效率也沒有。

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要解決這種症頭很簡單,就是清楚劃分工作與休息時間,我的作法是將電腦桌面上的通訊軟體都關掉,把手機放進抽屜裡,效果還不錯,你也可以試試看!

壞習慣4|覺得加班才是認真工作!

有些人認為有加班才是認真工作,因此他們早就習慣將加班算到一天的工時之中,例如原本一天工作8小時,他卻自然的把工作安排成10小時才會做完(中間可能有不少時間與同事聊天或是常常不小心滑手機忘了工作),加上本身拖延的毛病,加班越加越長導致身心疲累。

但如果你每天需要加班,但身旁同事卻能準時回家時,你可能要思考自己的工作方法與流程是否有問題?現在時代已經不同,加班不再代表著勤奮工作而可能是缺乏效率,解決根本心態問題,才能達到工作與生活的平衡喔!

*本文獲「職場熊報」授權轉載,原文:隨時回覆LINE訊息和email代表工作能力強?這4個習慣讓你工作永遠做不完

責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:鍾守沂

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