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來不及準備,怎麼在30秒內把話說清楚?麥肯錫的「電梯理論」

來不及準備,怎麼在30秒內把話說清楚?麥肯錫的「電梯理論」 (來源:Dreamstime)
撰文者:李文勇
非讀BOOK 2021.11.26
摘要

1.麥肯錫要求全體人員,要在最短時間(30秒)內把事情表達完整。直奔主題、提取要點,把回答歸納為1、2、3點,這就是業界流傳甚廣的「30秒電梯理論」。

2.除了在30秒內,把要表達的內容「3點」化之外,還要留意:音量夠大、沒有冗言贅字,並且最好能事先沙盤堆演,遇到突發問題也要靈活應變。

3.在30秒內抓出1、2、3點之後,如果對方想深入交談,需要進一步分析時,可以採用「金字塔原則」,逐層逐級一一進行細說。

麥肯錫公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢,在諮詢快要結束時,麥肯錫的專案負責人與那家公司的董事長在電梯裡相遇,董事長開口詢問:「可以和我說一下諮詢的結果嗎?」該負責人事先沒有準備,只好邊想邊說,結果在電梯裡沒有說清楚。最終,麥肯錫失去了一位重要的大客戶。

遵循麥肯錫的「30秒電梯理論」

從那以後,麥肯錫要求全體人員,都要在最短的時間內(30秒),把事情表達完整清晰,並展開針對性的培訓。麥肯錫人認為,要想在30秒內把想說的說清楚,就必須開門見山、直奔主題、提取要點,而不是毫無章法的溝通。他們把回答歸納為1、2、3點,而不是4、5、6點,因為太多了別人記不住。這就是企業界流傳甚廣的「30秒電梯理論」。30秒看似很短,但如果惜字如金,只講重點,完全夠用。

電視節目中播出的廣告,很多都不到30秒,卻能傳達出不少訊息,連觀眾都嫌煩。廣告如此,溝通同樣如此。如果你絮絮叨叨地說了很久,卻沒講明白你的意思,或已經講明白了,仍然在囉哩囉唆,聽話者一定也會覺得厭煩。所以,學一學麥肯錫的「30秒電梯理論」,在30秒內,把要表達的內容「3點」化,則溝通效果將會倍增。在應用上可留意:

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1.音量夠大,沒有附加語言

聲音洪亮,保證對方能聽清楚。若太小聲對方沒聽到,又問你說什麼,你再重複,溝通效果就會大打折扣,30秒會很快用完。音調有變化,可以強調你所講的重點,能增強聽者的聽覺效果。

沒有附加語言,不帶口頭禪,比如,這樣的、就是說、這個、那個等等,這些詞語傳達不了資訊,卻會占用時間,絕對要杜絕。

2.事先沙盤堆演,溝通中靈活應變

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拜訪客戶、向主管回報工作、對下屬傳達指令之前,都應事先做好準備,要說什麼,怎麼說,心裡得沙盤推演。溝通遇到突發問題時,應針對問題迅速進行歸納和整理,總結出1、2、3點,而且是重點,果斷、自信地進行答覆。

掌握簡潔溝通的「金字塔原則」

當你在30秒內抓出1、2、3點之後,如果對方想深入交談,則可進一步詳細分析剛剛所提出的重點。這時你可以採用「金字塔原則」(如後圖),逐層逐級一一進行細說。

對於金字塔每一層的支持論據,必須要求彼此之間相互獨立不重疊,但是合在一起則完全窮盡不遺漏資訊。不重疊才能避免溝通中講廢話、做白工;不遺漏資訊才不會造成溝通誤解,反而壞事。當你堅持使用金字塔的溝通原則時,無論對象是上司、下屬還是客戶,只要一開口,把中心論點和3個要點講出來,對方就明白了,事情便辦成了。

當然,我有必要提醒一句,3個要點只是我的建議,如果有4個要點,就說4個,不必刻意濃縮為3個。你也可以先說3個最關鍵的要點,等到最後如果有機會,再補充其他的次要點。

事實上,我們強調溝通簡潔,並不只是為了節省時間,提高效率,更是為了轉變工作思路。長話短說,既有利於釐清思路,亦能增加工作完成速度。

實務練習

第1步:下一次有機會向主管回報工作,或者對客戶介紹產品時,請試著在30秒內說明你的建議,然後從對方的反應中檢驗你表達的效果。

第2步:當對方請你詳細論述觀點或產品時,可採用1、2、3點的模式表達,再看對方的反應。

第3步:若對方還有疑問,請再補充說明,並以「另外⋯⋯」這樣的方式表達。

堅持按照這3個步驟去實行,並形成你個人的表達習慣,你的溝通簡潔性將會提高,溝通能力也能大幅提升。

書籍簡介

不會表達,你的努力一文不值: 33個精準、高效、重溝通的工作法則,讓你的用心和成效,百分百被看見

作者: 李文勇

出版社:幸福文化

出版日期:2021/11/24

作者簡介

李文勇

  知名暢銷書作家、人力資源管理專家、諮詢師、培訓師。著有《累死你的不是工作,是工作方法》、《不會表達,你的努力一文不值》《回話的藝術》等書,其中《累死你的不是工作,是工作方法》系列書籍被眾多企業作為員工職業素質培訓指定用書。


責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:鍾守沂

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