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職場 | 職場修練

有範例、工具包》想做出讓上司滿意的年終總結⋯要有這5個重點

有範例、工具包》想做出讓上司滿意的年終總結⋯要有這5個重點
年終報告要做的讓主管印象深刻,要注意的5個重點。 (來源:Dreamstime)
撰文者:數據分析那些事
獨立觀點 2021.11.12
摘要

1.一份好的年終總結報告要有的6個要素,精練、準確、核心價值重點,去掉冗餘資訊、注重經驗總結,能夠分享給其他人學習、有反思和改進。

2.想要做出好的年終報告,要善用5個方法:1.先列大綱再填充,少說廢話。2.充分利用資料或圖表展示成績。3.只說重點,不要畫蛇添足。4.真誠至上,不自吹自擂。5.善用工具。

*本文獲合作夥伴「數據分析那些事」授權轉載,原文:如何做一份漂亮的年終總結報告?教你5個實用方法

不知不覺第4季已經過1/3、馬上要年底了,一年一度的年終總結報告又要讓不少人頭疼。辛苦一年的成績,如何淋漓盡致地展現,讓主管多給點年終獎金呢?今天我就給大家分享一些關於如何製作1份漂亮的年終總結報告的方法,相信一定對你有幫助!

一份好的年終總結報告的6個要素

從我入職以來,每年都要審視團隊成員的年終報告,見過不下百份各式各樣的年終報告。很多新人第一次做年終報告,大多都是套用別人的模板,好處是框架基本上沒問題,報告內容還算流暢,但是千篇一律,很難在老闆腦海裡留下深刻印象。

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當然,我也見過很多令我影響深刻的年終報告,從管理層的角度出發,一份好的年終報告對年底的績效評定是非常重要的,很多人沒有意識到,以為年終報告只是個形式。怎麼製作一份精彩的年終總結報告呢?之前有一篇文章總結了6個字:「精、準、核、重、復、思」

精:年終總結一定要精練。
準:減少模糊表達,用數字說話。
核:顯示出核心價值。
重:顯示出重點,去掉冗餘資訊。
復:注重經驗總結,能夠分享給其他人學習。
思:有反思和改進。

光看這6點還是覺得有點難理解,不知道具體該從哪些方面入手?接下來我就圍繞這6點,給大家分享幾個實用的方法:

方法一:先列大綱再填充,少說廢話

寫年終總結報告前一定要先列大綱,思考清楚你的報告要包含哪些內容,這也是一份報告的靈魂所在,大綱千萬不要從網路上抄!我見過很多套用網路模板的年終報告,報告的架構基本都是一模一樣的,大概是下面這樣:

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按照這樣的架構寫下來,很容易變成流水帳,很難脫穎而出。年終報告不是寫論文,沒有一個萬能的框架能夠套用,回顧總結、和未來規劃這些東西應該都是貫穿在你的報告裡,開篇前言其實也沒人想看。

個人認為年終報告要給主管傳達的主要是這4點:

1.今年工作成績怎麼樣,給公司帶來了什麼價值?

2.我是如何達成這個成績的,做了哪些努力?

3.這一年的工作我在該職位的工作能力成長如何?

4.未來還有哪些值得反思和改進的點,讓老闆看到我的上進心。

架構要結合你所在職位的工作內容和能力要求來列,我給不了萬能框架,只能寫個大概給大家參考,個人根據職位不同,工作內容不同自行調整。

方法二:充分利用資料或圖表展示成績

很多人在做工作總結的時候,喜歡用形容詞,比如「取得了不錯的效果」、「帶來了很大成長」,這種模糊性的表達,讓人不能客觀了解到你的工作成果,你說好是有多好呢?你說好就是真的好嗎?

所以,我建議大家在做總結的時候,要充分利用量化資料,學會用數據彙報,從工作中梳理出重點指標、重點專案,以「資料展示+資料分析」的形式,結合圖表視覺化,讓主管直觀地看到成績。

像財務、銷售等部門的年終報告,涉及到大量的資料統計和分析工作,可以藉助資料視覺化圖表,讓資料展示更美觀,這裡也給大家提供幾個圖表使用技巧:

1.資料綜合統計類,可以用儀表板形式來展示目標完成度

2.發展趨勢可以用折線圖

3.資料對比分析

一般有下列幾種:

1.時間維度和往年資料對比

2.和同行資料對比

3.在構成分析的基礎上比較兩個資料的構成,比如某些財務指標的變化等

比較資料的大小,一般用柱狀圖、長條圖,比較資料結構一般用堆積柱狀圖、堆積長條圖進行資料對比分析。除此之外,還可以根據分析的具體情況使用其他圖表。

方法三:只說重點,不要畫蛇添足

對重要的工作和亮點工作報告,小事情不要放上去。年終覆盤的時候,覺得自己的工作成就少、硬湊亮點,把做過的一些小事情也寫上去湊數,反而畫蛇添足,這一點是很多人都犯的毛病。

舉個例子,如果一個人的工作亮點總結是這樣:開拓了一條新的供應鏈,節約成本約50萬、改變XX區銷售策略,擴大了銷售範圍,提升銷售額XX萬、建立了完整的銷售新人技能培訓體系、優化了面對客戶的個人line形象。
前3點都是亮點,最後一點就明顯用來湊的,會給人留下你工作亮點不多的印象。如果你的全年的工作的確沒幾個,那就在描述重點工作上多花時間,梳理清晰的陳述邏輯,體現你的努力和價值,提高品質而不是要數量。

方法四:真誠至上,不自吹自擂

年終總結,非常容易變成「吹牛」大會,大家都是盡情宣揚自己的辛苦勞作、工作業績。適當的炫耀和誇讚是可以的,過多了會令人十分反感,讓人覺得你不真誠,工作業績是工作能力和努力最好的體現,其他的讚美的話都可以少說。

除了宣揚成績之外,還有反思,反思自己的不足,如何能夠做得更好,也可以對所在團隊提出一些可行的建議,主管更喜歡目光長遠的人。除了不吹牛之外,也千萬不要自黑,有些人會在年終總結報告中分析問題原因的時候,將錯誤歸結到主管的工作安排不合理、同事不配合等等,有帶著情緒發洩告狀之意, 這一點是非常不可取的,不管對別人有多不滿,在年終報告的時候踩別人一腳,會帶給別人的很糟的印象。

方法五:巧用工具

一份精美的年終總結報告,除了上述幾個要點,還可以加入圖表、創意圖表或者影片,讓報告更具美觀性,給人留下印象,下面給大家分享幾個做年終總結常用的工具。

資料處理、圖表製作

1.Excel

Excel是大家都比較熟悉的圖表製作軟體,功能就不介紹,大家推薦兩個比較好用的外掛,對工作效率和效果幫助比較大:

(1)快速處理:方方格子

一款必備的基礎型外掛,有上百個實用功能:文字處理、刪除工具、合併轉換、重複值工具、資料對比、高階排序、顏色排序、合併單元格排序、 聚光燈、巨集收納箱等。

(2)圖表優化:Easycharts

主要圍繞圖表製作與優化的一個外掛,風格、顏色、以及圖表模板等,可以對你的視覺化帶來很大的幫助。

2.FineReport

一款BI數據分析軟體,資料處理、資料分析和視覺化功能很強大,而且操作步驟相當簡單,適合職場小白入手,簡單就能生成視覺化圖表,用來製作資料視覺化報告非常方便,圖表之間能夠實現資料連動,動態展示,圖表型走商務風,很適合資料類報告。

報告製作

PowerPoint

大部分的報告都是ppt形式的,功能大家也很熟悉,推薦一個提高ppt製作效率的神器—islide,是一款基於PowerPoint的外掛,可以實現統一字型、一鍵刪減文字、圖文一鍵對齊、圖表自動配色、PPT長圖等功能,這些都是PowerPoint自身沒有的。

心智圖製作

1.Xmind

心智圖製作工具,能夠清晰梳理工作邏輯,專有的心智圖引擎讓展示效果更好,豐富的繪圖元素,也提供了很多主題模板供使用者套用。

2.幕布

字不多的話推薦用Xmind,字多的話可以用幕布,它是一款結構化的大綱筆記,用來寫筆記比較多,它可以將大綱意見轉化為心智圖。

責任編輯:鍾守沂

核稿編輯:易佳蓉

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