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職場 | 職場修練

為什麼有些人給意見,主管就是「願意聽」?提案說服3個方法

向主管提案被拒,看似是一件小事,其實背後牽涉諸多原因。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.11.12
摘要

1.許多上班族都有過這樣的經驗:自認準備了一份既周全、又有效的方案,向主管提報時,卻被狠狠打槍。被拒絕原因卻都不盡相同,令人不知所措。

2.提案被拒,看似是一件小事,其實背後牽涉到3個層面:平時的關係經營、提案的邏輯與結構、考慮周全與否。

前幾天和新認識的朋友Kevin聊天,他講到他在前一份工作遇到的困擾:他自認很不錯的提案,老闆總是不接受,也不支持,讓他不知所措。

這讓我想起,前陣子我的公司去提案,那間企業有關鍵人才培育需求,我們據此準備了計畫書,當天現場來了好幾位高階主管,每一位主管都會對提案提出問題。當時我想,我要讓對方埋單這份顧問方案,必須換位思考,以他們的角度、設計符合他們需求的方式。這樣一來,成功率就能提高。

向客戶提案、向老闆提案,其實是同一件事。就算是不用面對客戶的工作,也會遇到需要提案的時候。提案能力,是每一位職場人士都需要學習的能力。

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一、 經營關係

平時花心思經營與主管的關係,你會更了解主管喜好,了解他看重的重點,甚至慢慢抓到主管的思路。當你清楚主管的決策風格與喜好,久而久之,在與你共事的過程中,主管就會更放心,有事交辦,也會第一個想到你。

當年我在台積電工作的時候,我們有做過DiSC人格測評。DiSC測評是企業廣泛套用的一種人格測驗,用於測查、評估和幫助人們改善其行為方式、人際關係、工作績效、團隊合作、領導風格等。

DiSC測評主要從以下4個主維度特質對個體進行描繪:

支配性(D): 一般描述:愛冒險的、有競爭力的、大膽的、節奏快、果斷的、比較沒有耐心。
影響性(I):一般描述:重視人之間的感情,有魅力的、自信的、熱情的、鼓舞人心的、樂觀的、受歡迎的、好交際的、可信賴的。
穩定性(S): 一般描述:友善的、親切的、好的傾聽者、有耐心的、放鬆的、熱誠的、穩定的
服從性(C):一般描述:準確的、有分析力的、謹慎的、謙恭的、善於發現事實、高標準、成熟的、要求高品質、嚴謹的。

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我以前在台積電的主管,他們的人格測評都比較偏向D或C。若你要提案的對象屬於D型,你要很清楚,你必須在一開頭先切入重點,他沒有耐性,他重視結果與效益,他不會害怕衝突,也對他人的感受不太在意,所以甚至會直接在會議剛開始就說:「照你們這樣準備,這個會議沒有開的必要,回去重做!散會!」跟他共事與開會,經常必須處於備戰狀態。

那如果你的主管是C型,那就要花心思分析:提案的每一個優點、缺點,效益是什麼?潛在的風險是什麼?程序規範與流程如何?你拆解地徹底、完整,因為這都是C型主管會在意的點。

二、提案簡報,要讓所有人聽懂

前陣子我協助一家公司做工作坊,在最後發表的過程中,其中一組成員的資料非常豐富,但簡報邏輯沒有梳理過。那組成員簡報完,台下的主管直接說:「你的資料很好,但我聽了15分鐘,還是不知道你在講什麼。」

我們要去了解,為什麼有些人的提案簡報可以讓所有人都聽懂,有些人的簡報卻讓人有聽沒懂,這之間的差異在哪?說穿了,這其實就是整個簡報呈現的邏輯跟結構。

簡報的邏輯與結構,可以透過以下5個技巧,加以調整:

1. 文字與顏色,要人看得清楚且舒服

常看到很多的簡報,字小、圖也小,或者顏色的搭配奇特,簡報是暗色,文字也是暗色,根本看不清楚。這種簡報,不免讓人認為:好像是做給講者看,不是給聽眾看的。

2.先講結論,再提論述

簡報一開頭先做鋪陳,講了10分鐘才進入結論,這很考驗主管耐性。若是遇到D型主管,很可能會直接被打斷。建議在簡報過程中,先提結論、再講論述,同時兼顧兩者之間的邏輯。

3.邏輯、脈絡要清晰

若是不擅長邏輯推導,可以參考我為提案簡報設計的主架構,分為3點,簡稱PSR架構——問題是什麼(Problem)?你的解決方案是什麼(Solution)?為什麼解決方案可行,你的合理性在哪裡(Reasonable)?

4.資料來源要有公信力

提案報告中,你會參考很多資料,這些資料可能來自於網路。但網路資料多且雜,在提案時,一定要找極具公信力的機構所呈現資料,資料越新越好,且盡量採用第一手資料。

5. 簡報時,要看著主管與同仁

許多人在簡報時,眼睛都看著投影幕,背對觀眾,這真的是不好的習慣,代表你對簡報內容不熟悉,或是根本不重視你的簡報。上台簡報要有自信,最好的方法就是把簡報內容背起來,面對聽眾簡報。

三、考量主管「最擔心的事」

我們在跟主管提案時,往往只會強調提案的好處,對提案的風險與副作用很少著墨。但如果副作用發生了呢?我們要採取的措施或處置方式是什麼?我們要如何避免副作用發生?當這些考量都能涵蓋在提案當中,且這個方案的好處大於風險時,你的提案就有機會被老闆埋單。

舉個例子:假設你的老闆在經營podcast,之前的錄音設備比較簡單,老闆想重新評估、購入比較好的設備。而你尋找到有一款音質非常好的設備,價格較高,但收音效果非常好,你興沖沖地去說服老闆買下這款設備,卻沒有考慮:後續維修程序複雜嗎?方便嗎?修繕費用高嗎?如果未來要換地方錄音,攜帶上方便嗎?如果你都沒有考慮到這些風險或副作用,一味地說這個產品很好,我相信,老闆接受的機率就不會很高。

文章開頭Kevin的例子,也是我們許多人都有的經驗。我的提案那麼好,老闆為何不埋單?其中原因,就在這裡。

責任編輯:李頤欣

核稿編輯:鍾守沂

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簡報 技巧 提案 範本 老闆 拒絕 主管
彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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