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職場 | 職場修練

想要三秒抓住人資目光:世界500強人資主管,給年輕人的履歷守則

年輕人寫履歷要注意幾項重點。 (來源:Dreamstime)
撰文者:何則文
何則文專欄 2021.10.22
摘要

1.自傳跟履歷是職涯最重要的敲門磚,它們就像一份自我行銷文案,目標客戶為雇主企業,目標就是說服對方,自己就是此職位的「最佳選擇」。

2.寫履歷、自傳,要注意5個重點:放棄家庭背景的敘述、闡述自己是最佳人選、針對職缺決定呈現方式、善用次標題與關鍵字優化、不談虛無縹緲的情懷。

自傳跟履歷可以說是職涯上最重要的敲門磚,人生大概也只有這樣一次,是文筆會直接影響到前途的。今天就來談談,要怎麼寫好自傳履歷。

重點一:放棄家庭背景的冗長敘述,沒人在意你有幾個兄弟姊妹

我目前任職某大型跨國企業,負責人員招募。在看自傳的時候,常常會看到部分新鮮人從家庭開始描述:「我出生在某某市,家裡有爸爸跟媽媽還有誰,民主開明的教育養成我理性的態度……」這樣的開頭其實不大好,很多人都把自傳當成生平簡介來寫,制式的從家庭寫到高中大學做過什麼大小事。但,其實根本沒人在意你家有誰,除非你爸是連戰。所以,我們首先要思考到,寫自傳的用意是什麼?

答案是:讓公司可以透過自傳,迅速地了解你這個人,進而判斷你是否符合這個職缺所需的條件。

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有了這樣的概念後,我們就可以知道,出生在哪個城市、家裡有誰、教育民不民主,「通常」不會讓你在任何職位加上分(當然也有例外,比如新二代找外派越南的工作)。

與以前相比,現在這種時代,家裡威權獨裁、做錯事要痛打一頓的機率已大幅降低,所以家裡怎樣教育通常不用寫,除非你的出身真的太特殊,比如因為家庭背景讓你會某種冷門語言,還是祖傳百年紡織業少東,或者出身窮苦家庭得了總統教育獎。

重點二:自傳不必寫「我的一生」,而要闡述「為什麼我是最佳人選」

也有學生,把自傳寫得太「多采多姿」,小時候直笛得全國大獎都拿出來講,國中當過班長也大書特書。要記住一件事情:寫自傳並不是在寫「我的一生」的命題作文,就算只有20幾歲,每個人的一生都有太多可以說,卻未必全是公司想要了解的。

那什麼是人資會想看到的?我們要就要設身處地,從人資的角度思考,人資要找什麼?就是找最適合當前職缺的人。所以這篇自傳是個申論題,題目是「為什麼我是這份工作的最佳人選」,所有的論述都要緊扣這個核心議題,舉出事實,證明你就是最佳人選。而關鍵字「最佳人選」,背後的涵義不是「最優秀」,而是「最適合」。

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舉個例子,今天一家中小企業找一個行政總機,來了一個留美哈佛碩士,上一份工作在香港年薪百萬的金融業。這時候,就算這份履歷是全部裡面最優秀的,人資也不會找來面試,因為「最優秀」不等於「最適合」這份職務。

重點三:針對應徵的職缺,及其所需特質,決定如何呈現自己

接下來這個最佳人選還必須要緊扣一個客體,就是職務本身。每個職務的最佳人選所需的性格都不一樣。比如搞研發,或許就不在意是內向還外向;但如果是業務,可就自閉不得,因此要特別提到自己與人交際的這個層面。

假設你應徵的是「國際業務」,那就要先思考,這樣的職務會需要怎樣的特質,自己先條列出來。寫之前,先拿出筆,假裝自己是招募主管,來思考這個職缺會需要怎樣的人,比如:

1. 有業務相關經驗

2. 外向開朗,喜歡與人溝通

3. 能夠團隊合作

4. 語文能力強

接下來我們就要開始思考,自己符合其中的哪些條件。應屆生沒有當過業務怎辦?業務不一定是出社會工作才有機會碰到,如果大學曾經辦過活動,當過公關拉贊助,而且成果還滿豐碩,那也可以是一個相關工作的事蹟。

而第二、第三點,就可以在自傳中論述到過去與人交往中的情況,比如在課程報告常常擔任組長,很喜歡到各種營隊交朋友,這都是不錯的論述點。最後的語文能力,就直接拿出檢定成績,如果沒有,就要透過事實舉例來論述自己的語文能力到什麼程度。

簡單來說,整個自傳就是要在「論證」你是這個職務最適合的人選這件事情,所以每一句話都要緊扣題旨,要具有參考價值。沒有加分效果的,就是贅言。

比如應徵一個研發項目的工程師,這時候領域內的專業表現才是重點,提到自己喜歡拉二胡,還得過獎,對篩選的影響就比較小,因為和職務本身並無正相關。

重點四:3秒抓住人資目光,善用「次標題」與「關鍵字優化」

在求職旺季,一個招募專員一天要看上百封的履歷、自傳,看一篇的時間可能只有幾分鐘,甚至更短。也就是說,他必須在幾分鐘內,判斷出這個人能否進入下一關——應試者必須把握這短暫的幾分鐘,盡量抓住對方目光。

當然,許多公司會直接從學校科系當成第一篩選條件,但如果你的自傳夠吸睛,即使校系不符,仍有機會讓對方繼續看下去。

自傳就像一個行銷文案,目標客戶為雇主企業,具體的目標就是讓他覺得你就是公司所需人才。要辦到這點,有兩個祕訣。

其一為「標題組織化文章」:每個大段落前善用次標題,讓招募可以快速找到他想要看的內容;能用一句話完整表達,就不要講到兩句話。

假設我們要寫大學的社團經驗,可以寫成:

大學參與合唱團,擔任團長領導團隊

大學時期因為熱愛歌唱,加入合唱團。曾擔任公關長,舉辦過各式各樣的活動,曾拉到活動7成經費的贊助,使表演經費較往年更闊綽,更因此得到團員們的支持,擔任團長。團長任內亦曾擔綱校慶音樂會總召集人,和校方還有各音樂社團協調專案流程。

這樣的次標題有畫龍點睛的效果,比起單純標「社團經驗」4個字好,且以一句話囊括所有內容,組織化文章、讓人資迅速找到脈絡,節省時間之餘,也會令其印象深刻。此外,應徵者也可藉此檢視自己論述的分布。

第二個祕訣為「SEO」(關鍵字優化)。由於招募專員並不會逐字逐句閱讀,而是一眼掃過去,搜尋關鍵字。比如這個職務的關鍵字是「團隊」,那招募就會優先尋找該關鍵字,作為判斷對方是否有「一語中的」的基準。

重點五:舉證講鐵錚錚的事實,不談虛無縹緲的情懷

回到剛剛說的,這份自傳會是個「申論題」,題目是「為什麼我是這個職缺最適合的人才」,要說服對方,重點就是能舉例「證明」。

所以只說「我是個善於團隊合作的人」,並不是證明,只是表述,而這樣的表述太空泛,誰都會講,要講出事證來支持這樣的論述,才算成立。而提出事證最好的形式,就是量化。

與其說「因為大學參與許多社團,讓我學到團隊合作的精神」,這種虛無飄渺的話,不如說「大學期間參與了2個社團,其中在排球社任內擔任活動長,帶領20人團隊,總召舉辦過全校30個系所500人參與的排球賽。」如此能使讀者對情況有更具體的理解。

撰寫自傳,少用形容詞,多講事實,題眼在「為什麼」,當描述自己是怎樣的人時,要講清楚「為什麼你會這樣認為」,結構應為「因為我做過什麼,所以我是怎樣的人,因此我適合這份工作」。

重點六:「專業化」自傳,最忌亂槍打鳥

這時候就有人要問了:你說要針對職務內容來論述自己,這樣我投100種工作,不要就要寫100份履歷?

完全沒錯!投給一項職缺,就要一份相應的履歷、自傳。請記住沒有通用的自傳這種事情,通用版、泛泛而論的自傳,不會起到加分作用。如果在文中很明確地說自己就是想做某種職位,那才是「搞清楚狀況」的人。

企業最怕應試者搞不清楚狀況、不知道自己要什麼,入職不久發現不是自己想要的又跑了。如此,對企業與個人來說都是一種損耗。所以在投履歷前,要先初步分析自己,到底想做什麼、適合做什麼,並針對該職務寫自傳論證、行銷自己。

一般公司架構可以略分為「產銷人發財」,如果今天一個新鮮人,同時投了財務、人資、行銷,這幾個領域跨度比較大的工作,反而會給人一種不知道自己要什麼的感覺。切忌不要用同一份自傳打天下,亂槍打鳥的行為,人資也是看得出來的。

重點七:別等畢業前或退伍後,才開始了解就業市場

最後,寫給畢業生以外的夥伴們,其實找工作這件事情,不應該是畢業前或者退伍後才開始。大一時就應該開始上人力銀行看工作,去看自己欣賞的公司、有興趣的領域開出什麼樣的職缺。而在職務描述中,這些職缺又需要怎樣的條件,然後用大學期間讓自己能滿足條件。

比如喜愛的工作需要能說流利的英語,那就該在在學期間加強語言能力——這也是學校的存在價值之一,而非等開始找工作後,才因為能力限制,而屈就自己沒那麼喜歡的工作。

例如,如今在逛人力銀行的過程中,會發現許多開給應屆畢業生的職缺,都會明確地說出若有海外交換經驗、企業實習經驗,或者相關社團經驗,將更加分。

如果大一大二就意識到就業市場的供需情況,就能提早準備,在學期間參與各種活動或者經歷,讓自己成為最符合的人選。千萬不要畢業時才發現,自己的大學一片空白,除了一張畢業證書外,沒有其他能證明自己的東西。

*本文獲何則文授權轉載,原文

責任編輯:鍾守沂

核稿編輯:李頤欣

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何則文

何則文,「職涯實驗室」創辦人,曾任湛積科技人資經理、鴻海集團富智康人資整合行銷主管、教育部國教署人事人員等職務。大學就讀國立中興大學歷史系,經濟部國際企業經營班結業。曾派駐越南河內、西貢、中國深圳、河北等地。現為文策赫德股份有限公司負責人。

同時為著名的職涯教練,每年受邀到百餘家機關、學校、企業演講,主要講授青年職涯發展、寫作與演說簡報技巧、組織發展與變革、國際政治經濟局勢等議題。

著作有《成就未來的你》(悅知出版)、《個人品牌》(遠流出版)、《別讓世界定義你》(遠流出版)、《用地圖看懂東南亞經濟》(商周出版)等書。

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