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職場 | 職場修練

一個表達力測驗:晶片製造流程,要讓外行人聽懂!你怎麼說?

(來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.09.30
摘要

1.台上講者振振有詞,台下聽眾睡成一片。這樣「慘不忍睹」的報告情境,大家或多或少都經歷過。

2.上台報告時,專業艱深的內容要以生活化比喻包裝。運用生活中親切、好懂的案例,簡化複雜的概念,能讓聽眾更好理解。

3.本文就口頭表達、圖像表達各舉一個案例,說明生活化比喻的妙用。

不知道大家在職場上,有沒有類似經驗?有一個專案,老闆希望你做研究分析,因此,你約了一個時段向主管報告。很不幸地,可能你報告的內容太專業了,過程中主管不斷提問,耐心漸失⋯⋯接下來會發生什麼事,可想而知,只有4個字:慘不忍睹。

以前在台積電工作的時候,我也遇過這樣的經驗。我的報告內容太專業了,我自己覺得沒什麼,但老闆有時真的聽不懂,就算他勉強聽了,過幾天也會忘掉。後來我發現,有一位同事很常在報告時善用生活化比喻,他會將很複雜的資料,用生活中的比喻清楚表達。

報告是一般上班族最能「被看見」的時候,報告表現得好,就容易被老闆記住。久而久之,老闆就覺得他的報告,他的表達,他的邏輯,都比別人更好,年底要打績效,自然會想到他。

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喜歡打比喻說明的人,比較有幽默與創意力,當然在表達方面,也比較能讓對方聽懂你要表達的東西。例如,有對夫妻常常爭吵,個性也非常不一樣,因此,我們可以打比方,夫妻當中,老公像蓋子,老婆像鍋子,這對夫妻就是鍋蓋不同組,蓋起來不密合。這樣的生活比喻,能讓別人一聽就懂。

口語表達力:晶片製造流程,該怎麼介紹?

多數人都沒有在半導體公司工作過,如果你要告訴別人,晶片是如何做出來的,還要讓外行人一聽就懂,你會怎麼說?

一種常用的方法是,先把半導體的製造流程畫出來。每個流程都非常專業,要先有設計,依據設計圖製作光罩,然後進到晶圓製作,晶圓經過多次光罩處理,其中每次的步驟都包括感光劑塗佈、曝光、顯影、腐蝕、滲透、植入、蝕刻等等。不知道大家看到這裡,有沒有快放空的感覺?內容太專業了,也不吸引人,按這個思路說下去,你會發現,講的人振振有詞,聽的人睡成一片。

那我們可以怎麼說呢?換一個方式,你可以問:大家吃過Pizza嗎?好吃嗎?你們知道哪家Pizza店超級好吃嗎?藉由幾個生活化的問題,讓大家熱烈討論。

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接下來,你可以說:你們知不知道Pizza的製作過程,其實很簡單?因為Pizza是大家都很熟悉的物品,它的製作過程,大家都會聽得津津有味。這時候,你再從Pizza製作過程,對應到半導體的製造過程,就能讓更多人聽懂。

你可以問:大家喜歡吃什麼樣Pizza的口味呢?Pizza的種類非常多,每個人喜歡的口味也不一定相同,因此在製作披薩前,要先弄清楚消費者需要什麼口味。半導體的晶片製造也一樣,在做晶片前,也要先了解客戶到底想設計什麼樣的晶片。

把披薩送進烤箱前,你會加上一些番茄醬、乳酪、你喜歡吃的食材,接著設定烘烤時間,過幾分鐘後,我們就可以吃到非常好吃的Pizza。晶片的製作也有點類似,製作晶片時,我們會經過好幾百道程序,這包括曝光、顯影、腐蝕、滲透、植入、蝕刻等等製程。所有程序都結束後,晶片的製作才算完成。

這樣子說明,溝通效果一定比較好,對吧?

圖像表達力:10個產品良率,如何用1張圖說明?

再分享一個我在輔導企業時看到的問題。曾有家公司希望品碩創新的團隊,可以協助他們建立持續改善及價值觀變革的文化。

有一次,我參加他們的會議,一位同仁在報告公司所有產品的生產良率狀況。總共有10個產品,因此他就畫出了一個趨勢圖,圖中包含10條線,分別代表每個產品的良率。

大家可以想像一下,一張圖畫10條線,你看完會有什麼感覺?我當下感覺不太舒服,一件簡單的事,被這張圖弄得很複雜。於是我問他:能不能用生活上的比喻,來說明這10個產品的良率?

舉例來說,可以用紅綠燈的方式呈現。在生活上,我們知道紅燈停、綠燈行。紅燈代表有問題,綠燈代表沒問題。如果把10個產品放在一個表格呈現,只要表格裡完全沒有紅色,就代表這週的產品都通過目標值,只要2秒鐘,就能報告完這張表。如果10個產品中,有一個產品的顏色是紅色,代表這個產品良率偏低,那就只要針對這個產品做補充即可。

我在台積電的時候,也常用紅綠燈的方式,來呈現各產品、機台、廠區的好壞,一個表格加上用紅綠燈來呈現,讓人一目瞭然。

生活化的比喻,更容易引起對方的共鳴,達到更好的溝通效果。建議大家,未來在工作溝通上,可以先思考生活中有沒有類似東西能類比,慢慢養成習慣。往後在表達時,就會自然地以這個方向去溝通。

責任編輯:李頤欣

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彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善等。

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