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1.會議報告,是表現能力的關鍵時刻。不論臨場反應不佳、準備工作不足,失常的報告很容易讓人被冠上「能力差」標籤。
2.面對會議上「被cue」突發狀況,金字塔表達法是最基礎、效率最好的表達技巧。
「小劉,你談一下中國市場的狀況。」月底例會,本以為沒自己的事,在放空想午餐的小劉,突然被總經理點名。
「總經理,您先前提的中國市場報告,我有調出過去3、5年的客戶資料。從資料來看⋯⋯」
「是過去3年還是5年?」總經理插嘴。
「呃,應該是5年。」
「為什麼是5年?」「你的報告結論是什麼?我們該投入什麼資源?有什麼風險?」不知哪根筋不對,總經理突然砲火全開,問題一個接一個轟過來。
「報告總經理,這部分還要確認一下⋯⋯能不能稍後跟您回報?」小劉抿著嘴,耳根發紅。
只見總經理看了他一眼,冷冷說了一句:「你來公司多久了?這種事也沒辦法直接回答?」
小劉感覺自己有點冤,總經理要的資料,根本跟例會內容無關。總不能每次開會,都特意準備所有工作匯報吧!這種臨時被點名的遭遇,怎麼那麼倒霉,就發生在他身上。
報告是表現能力的關鍵時刻,不論小劉是臨場反應不佳,或是原本的研究工作沒做好,報告應答沒表現好,很容易就會被冠上「能力差」的標籤。
面對突然其來的「求生考驗」,金字塔表達法是最基礎、效率最好的表達技巧。先提出結論,再列點支撐。它可以快速整理訊息,讓聽者馬上掌握重點。也因為這種技巧能讓表達清晰、有層次,很容易在對方心中留下思路清晰、邏輯有力的正面評價。
1.先給觀點
太多說話技巧,會讓人變得不會說話。與其東記西記,不如記住最重要核心:先提結論。
比方說,小劉可以先給一句概括性的結論,大致交代中國市場的情況,若真的腦袋一片空白,也能先藉著這段話,給自己留點思考時間。
「總經理,整體來說,中國市場是非常有活力和機遇的市場,但也充滿挑戰和風險⋯⋯」
2.拖延戰術
若小劉講了上述這段話後,一樣被總經理打斷,此時,不用自己嚇自己,可以採用拖延戰術,向提出問題的人提問,為自己爭取時間或找台階下。
「我有調出過去5年的客戶資料。從資料來看⋯⋯」
「為什麼是5年?」
「我認為5年的資料比較完整。或是,總經理您是希望限定在近3年的資料嗎?請您不吝指正。」
回應的態度,必須自信且謙虛,以開放的心胸,接受主管想法。這類岔題提問,往往是由於主管急於想要答案,或好奇自己的想法為何與你不同,而不是為了要問倒你或羞辱你。
3.分段展開論述
在一來一往的對話之後,通常情緒會較為緩和。此時可以回歸正題,針對一開始提出的概括結論,做分段論述支撐。先說大,再說小。
「我先談談活力和機遇,中國市場的消費力強勁,對新鮮事物的接受度高⋯⋯其次,中國市場的挑戰和風險是⋯⋯」
分段論述之後,最後再加上幾句總結陳詞。即使是即興報告陳述,也能帶給人有條理、邏輯清晰的好印象。
*本文經整理參考自「敏敏校長的管理學」、「LinkedIn(領英)」
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