溝通工作能做到「幫主管省時間」，每個主管都會愛你

什麼是溝通成本？為什麼要降低？

職場溝通，你以為只是講講話而已嗎？溝通其實非常消耗時間和精神，除非是傳統製造業生產線，不然以現在愈來愈複雜的各種專案工作，溝通實在占掉很大比例的工作時間。就算只是一個臉書粉專小編，要寫什麼貼文、呈現什麼感覺、提供哪些資訊、跟那些部門協作等，有非常多東西要溝通。

但我們的時間是有限的，腦力也是，耗費太多時間心力在溝通上，執行的部分就少了、也沒力氣進修學習，一定要設法降低溝通所耗費的成本，才能更提升工作效率作出更大的產出，以及讓我們在下班後，還能保有一些力氣生活。

這也是為何我覺得「職場溝通」大概是最重要最實用的職場技能的原因！也不是省時省力而已，職場溝通通常都帶有目的，好的溝通會讓你更容易達成目的，不好的溝通則是讓你離目的愈來愈遠。溝通成本指的就是在這些溝通過程中，消耗掉的時間、精神、情緒、還有溝通錯誤時的來回消耗。

降低職場溝通成本的4大目標

1.省時間 (變快)

2.省腦力 (變簡單)

3.減少情緒勞動 (保持心情平穩)

4.減少溝通失誤 (不犯錯)

要做到這4個目標，不必是溝通大師，掌握一些基本原則並稍加練習後，大家都能做得到。改變職場環境從自己開始，提升溝通能力、降低溝通成本，打造更快樂的工作環境。先來幾個最基本，應該看過幾篇這主題文章就都會看過的溝通原則：對事不對人、不用情緒字眼。

這不用多解釋，一看就知道是為了目標3「減少情緒勞動」，這部分與其說是原則技巧，不如說偏個人心智成熟度，但還是可以透過練習做到。接著是溝通最重要的兩個W，WHY，為什麼要做這次溝通？WHAT，這次溝通要溝通什麼？

舉例：因為發現公司最近報價後的成交率變低了 (why)，想討論一下報價後的後續追蹤、成交流程是否有要調整的地方 (what)。因為目前丟需求給我的方式會打斷我的工作流降低效率 (why)，想討論一下調整丟需求給我的方式 (what)。

每一次溝通前，務必確認自己能夠回答這兩個問題：為什麼要做這次溝通？這次溝通是要溝通什麼內容？這可以同時達成很多目的：省時間、省腦力和減少溝通失誤。

第3個重要的W

WHO—針對那個WHY和WHAT，這件事應該找那些人溝通？很簡單的判斷原則是：這件事跟誰有息息相關？誰會受到最多影響？以及誰有決策權？這說起來簡單但真的蠻重要的，你不需要每件事都跟每個人溝通，那樣非常消耗團隊整體的溝通成本。只跟對的人溝通，一樣可以同時達成省時間、省腦力和減少溝通失誤。還有一個常用技巧：在溝通後同步認知、確認結論。

這主要是為了減少溝通失誤。再最後確認一次大家對於溝通的結論有共識，或大家都同意沒有共識這也是一種共識。整理一下目前共提了6個小原則：

1.對事不對人

2.不用情緒字眼

3.WHY—為什麼要做這次溝通？

4.WHAT—這次溝通要溝通什麼？

5.WHO—針對那個WHY和 WHAT，這件事應該找那些人溝通？

6.在溝通後同步認知、確認結論

這都是非常基本的，沒有任何理解難度，只需要提醒自己與多練習就能做到。再來我們談談稍微進階一點的，隨著專案愈來愈複雜、變動愈來愈快速、要跨的界愈來愈多，溝通內容的複雜度也等比提高，就算掌握了上述6原則，其實溝通還是很花時間，很耗腦力，開個兩場會大概已累癱一天也別想還能再多做什麼工作。所以接下來要談的部分主要是在針對：如何更有效地在溝通中達成省時間、省腦力？講起來還是很簡單，就3件事：建立分類邏輯、判斷標準、操作原則。

舉例：到底一件事情算是銷售、公關、研發、還是內部管理？例如客訴率很高，這牽涉到那些環節？各自要怎麼切？要建立起幾個主要分類，然後是要怎麼判斷一件事情，要歸屬於哪個或哪幾個類？判斷準則要列出來。

還有更多是各類別之下，再各自的判斷標準，例如要怎麼判斷一個新產品要不要開發？一個廣告要不要投？投多少？要不要招聘更多員工？要怎麼判斷一個員工適任不適任？以上都是關於判斷，再來是關於操作。例如判斷後決定要開發一個新產品，開發新產品時的原則是什麼？花費多少預算、多常開發時間、是否在大量量產前先在市場實測？投廣告的原則是？一個員工超適任或不適任的後續處理原則是？

當每件事有分類、有判斷依據、有操作原則，整個溝通就有所依循，而不是天馬行空的任意遨遊。多數人在討論事情的時候都很發散，然後每件事都是特例，每個細節都要鑽研。如果是藝術品那也許就是這樣，但一般工作不是作藝術，身為職場底層小螺絲釘，我們其實很忙沒有那麼多時間和腦袋，進行無止盡的溝通討論。

討論有前例的東西，找出過去的準則原則；討論沒有前例的東西，先建立準則原則。當然這個建立準則原則的過程非常花時間，通常會發現非常多的價值與認知衝突，但這是屬於一勞永逸型的溝通。好好溝通幾次把這些東西建立出來，甚至建立出「建立準則的準則」、「建立原則的原則」，那未來真的會輕鬆很多。

而且這些是自己可以帶得走的東西，實際上的那份紙本原則，或許到不同公司都不一樣，但這個溝通心法則是綁定於自身，可以跟著自己成為自身專業中的一環，我覺得非常值得花時間投資在自己身上。

＊本文獲「吳東軒」授權轉載，原文：職場溝通必學｜如何降低『溝通成本』

責任編輯：鍾守沂