商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
溝通工作能做到「幫主管省時間」,每個主管都會愛你
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

溝通工作能做到「幫主管省時間」,每個主管都會愛你

職場中,學會降低「溝通成本」非常重要。 (來源:Dreastime)
撰文者:吳東軒
網民肥皂箱 2021.08.05
摘要

1.職場中,處處充滿需要溝通的場景,好的溝通會讓你更容易達成目的,不好的溝通,則是讓你離目的愈來愈遠。

2.溝通成本指的就是在這些溝通過程中,消耗掉的時間、精神、情緒、還有溝通錯誤時的來回消耗。若是能提升溝通能力、降低溝通成本,就能打造更好的工作環境,也不需要浪費許多時間。

3.作者指出溝通要注意的3個W,注意溝通的WHY、WHAT、WHO以及建立分類邏輯、判斷標準、操作原則,可以有效幫助溝通,讓溝通更快速、有效。

什麼是溝通成本?為什麼要降低?

職場溝通,你以為只是講講話而已嗎?溝通其實非常消耗時間和精神,除非是傳統製造業生產線,不然以現在愈來愈複雜的各種專案工作,溝通實在占掉很大比例的工作時間。就算只是一個臉書粉專小編,要寫什麼貼文、呈現什麼感覺、提供哪些資訊、跟那些部門協作等,有非常多東西要溝通。

但我們的時間是有限的,腦力也是,耗費太多時間心力在溝通上,執行的部分就少了、也沒力氣進修學習,一定要設法降低溝通所耗費的成本,才能更提升工作效率作出更大的產出,以及讓我們在下班後,還能保有一些力氣生活。

這也是為何我覺得「職場溝通」大概是最重要最實用的職場技能的原因!也不是省時省力而已,職場溝通通常都帶有目的,好的溝通會讓你更容易達成目的,不好的溝通則是讓你離目的愈來愈遠。溝通成本指的就是在這些溝通過程中,消耗掉的時間、精神、情緒、還有溝通錯誤時的來回消耗。

廣告

降低職場溝通成本的4大目標

1.省時間 (變快)

2.省腦力 (變簡單)

3.減少情緒勞動 (保持心情平穩)

4.減少溝通失誤 (不犯錯)

廣告

要做到這4個目標,不必是溝通大師,掌握一些基本原則並稍加練習後,大家都能做得到。改變職場環境從自己開始,提升溝通能力、降低溝通成本,打造更快樂的工作環境。先來幾個最基本,應該看過幾篇這主題文章就都會看過的溝通原則:對事不對人、不用情緒字眼。

這不用多解釋,一看就知道是為了目標3「減少情緒勞動」,這部分與其說是原則技巧,不如說偏個人心智成熟度,但還是可以透過練習做到。接著是溝通最重要的兩個W,WHY,為什麼要做這次溝通?WHAT,這次溝通要溝通什麼?

舉例:因為發現公司最近報價後的成交率變低了 (why),想討論一下報價後的後續追蹤、成交流程是否有要調整的地方 (what)。因為目前丟需求給我的方式會打斷我的工作流降低效率 (why),想討論一下調整丟需求給我的方式 (what)。

每一次溝通前,務必確認自己能夠回答這兩個問題:為什麼要做這次溝通?這次溝通是要溝通什麼內容?這可以同時達成很多目的:省時間、省腦力和減少溝通失誤。

第3個重要的W

WHO—針對那個WHY和WHAT,這件事應該找那些人溝通?很簡單的判斷原則是:這件事跟誰有息息相關?誰會受到最多影響?以及誰有決策權?這說起來簡單但真的蠻重要的,你不需要每件事都跟每個人溝通,那樣非常消耗團隊整體的溝通成本。只跟對的人溝通,一樣可以同時達成省時間、省腦力和減少溝通失誤。還有一個常用技巧:在溝通後同步認知、確認結論。

這主要是為了減少溝通失誤。再最後確認一次大家對於溝通的結論有共識,或大家都同意沒有共識這也是一種共識。整理一下目前共提了6個小原則:

1.對事不對人

2.不用情緒字眼

3.WHY—為什麼要做這次溝通?

4.WHAT—這次溝通要溝通什麼?

5.WHO—針對那個WHY和 WHAT,這件事應該找那些人溝通?

6.在溝通後同步認知、確認結論

這都是非常基本的,沒有任何理解難度,只需要提醒自己與多練習就能做到。再來我們談談稍微進階一點的,隨著專案愈來愈複雜、變動愈來愈快速、要跨的界愈來愈多,溝通內容的複雜度也等比提高,就算掌握了上述6原則,其實溝通還是很花時間,很耗腦力,開個兩場會大概已累癱一天也別想還能再多做什麼工作。所以接下來要談的部分主要是在針對:如何更有效地在溝通中達成省時間、省腦力?講起來還是很簡單,就3件事:建立分類邏輯、判斷標準、操作原則

舉例:到底一件事情算是銷售、公關、研發、還是內部管理?例如客訴率很高,這牽涉到那些環節?各自要怎麼切?要建立起幾個主要分類,然後是要怎麼判斷一件事情,要歸屬於哪個或哪幾個類?判斷準則要列出來。

還有更多是各類別之下,再各自的判斷標準,例如要怎麼判斷一個新產品要不要開發?一個廣告要不要投?投多少?要不要招聘更多員工?要怎麼判斷一個員工適任不適任?以上都是關於判斷,再來是關於操作。例如判斷後決定要開發一個新產品,開發新產品時的原則是什麼?花費多少預算、多常開發時間、是否在大量量產前先在市場實測?投廣告的原則是?一個員工超適任或不適任的後續處理原則是?

當每件事有分類、有判斷依據、有操作原則,整個溝通就有所依循,而不是天馬行空的任意遨遊。多數人在討論事情的時候都很發散,然後每件事都是特例,每個細節都要鑽研。如果是藝術品那也許就是這樣,但一般工作不是作藝術,身為職場底層小螺絲釘,我們其實很忙沒有那麼多時間和腦袋,進行無止盡的溝通討論。

討論有前例的東西,找出過去的準則原則;討論沒有前例的東西,先建立準則原則。當然這個建立準則原則的過程非常花時間,通常會發現非常多的價值與認知衝突,但這是屬於一勞永逸型的溝通。好好溝通幾次把這些東西建立出來,甚至建立出「建立準則的準則」、「建立原則的原則」,那未來真的會輕鬆很多。

而且這些是自己可以帶得走的東西,實際上的那份紙本原則,或許到不同公司都不一樣,但這個溝通心法則是綁定於自身,可以跟著自己成為自身專業中的一環,我覺得非常值得花時間投資在自己身上。

*本文獲「吳東軒」授權轉載,原文:職場溝通必學|如何降低『溝通成本』

責任編輯:鍾守沂

下滑載入更多報導
職場 溝通 主管 準則
網民肥皂箱
商周讀者群

這是一個開放給所有商周讀者發聲的管道,如果你有意見想法不吐不快,歡迎站上我們準備的肥皂箱,大聲說出來!(來稿請寄至cynthia_lee@bwnet.com.tw)

廣告
留言討論