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職場 | 職場修練

好好說話》轉傳訊息截圖,很危險?Line 5個地雷,恐讓你變「不可靠的人」

(來源:Dreamstime)
撰文者:李頤欣 整理
好好說話 2021.06.11
摘要

1.在這「凡事靠數位」的居家辦公時期,通訊軟體上開會、聊工作、傳文件,都成了職場社交禮儀的「考場」。

2.尊重別人的時間,認真對待每一段發出去的訊息。使用通訊軟體時,務必掌握兩個重點:不洩漏他人隱私、給人方便。

疫情影響,小玲的公司改組,原部門解散,他輾轉被調到新的部門。所幸同事都是以前打過照面的,相處起來不太陌生,其中更有原本交情就不錯的同事A。

剛進新部門時,同事A熱心把他拉進一個沒主管的群組,方便同事聯繫感情。進組幾週後,小玲跟大家混熟了,私下講話就沒太多顧忌。一次,在沒主管的群組裡,剛好聊到公司最近的大變動,小玲就傳了幾張前部門同事私下的抱怨截圖,名字沒碼掉,對話時間、內容清清楚楚。

當時誰都沒說什麼,但是後來,群組氣氛明顯變了。同事跟小玲的互動,距離也遠了。後來,同事A私下告訴小玲,他那幾張截圖,把大家嚇怕了。

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LINE聊天室,職場社交禮儀「考場」

「傳幾張截圖而已,有必要嗎?」很多人可能會這樣想。不過,再想想當時的狀況:疫情衝擊未退,公司先是大動作擬定新策略,又大刀闊斧砍部門。員工既要設法在不景氣時期撐住業績,一邊也擔心公司大刀會落在自己頭上。

這個時候,小玲那幾張抱怨截圖,就這樣傳進了十幾人的群組。轉發截圖,並不一定說明小玲跟其他同事關係多好,但鐵定傳達了「不懂尊重隱私」這件事。誰也不知道,群裡會不會有人再把截圖流出去。而若這幾張截圖傳到主管手上,主管對小玲的態度,是不是也會因此改變?

原本是朋友間溝通交流的通訊軟體,在這「凡事靠數位」的居家辦公時期,乘載起職場交流沒注意到的重擔。開會、聊工作、傳文件,都成了你職場社交禮儀的「考場」。

工作中,我們的每個行為,都影響著別人對我們的印象。而我們所展現的職場社交禮儀,重點也不是禮儀,而是禮儀背後的尊重。在不同場合、對待不同人、說不同的話,這是一種身份轉換,同事和上下級之間,有不同的人際交往要求。而朋友和同事之間,也該有一條清楚的分際。

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你可以這樣說

居家辦公時期,上下班界限感模糊、工時變長,因此更要認真對待每一段發出去的訊息,提高效率、有效傳達訊息,尊重別人的時間,也尊重自己的時間。

1.不洩露他人的隱私

除了前文提到的,別亂發他人聊天截圖。轉傳聯絡人資料、拉人進群組時,也要格外注意。

在把聯絡人資料轉傳出去之前,務必跟當事人說一聲。拉人進群時,也要跟群內的同事喊個聲。多一句話,可以讓同事先有準備,也代表你的尊重。

2.給人方便

語音訊息不用打字、很方便,但時間長度要注意。50秒以上的語音,聽了費神,也不容易回頭查找資訊,建議用文字傳達。

發長串數字(如身分證字號/銀行卡號/快遞單號)時,除非有發圖片的需求,否則盡量使用文字,方便對方複製。

發檔案、發圖片時,最好附上簡單文字說明,同樣也方便對方日後查找資料。

*本文經參考整理自「領英(LinkedIn)專欄」



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