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職場 | 職場修練

前兩頁聽不到重點,直接被打斷!台積電十年,我領悟的5個「簡報地雷」

(來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.04.22
摘要

1.很多上班族會說,自己的邏輯能力不好、簡報能力太弱,希望培養批判思維。其實,只要試著將每天在工作上遇到的問題做成簡報,就能提升這些能力。

2.本文作者在台積電工作10年後,整理了5個簡報時絕對要注意的禁忌。

不知道大家有沒有看過賈伯斯的簡報影片?他的簡報功力非常厲害,堪稱產品行銷之王。那麼,如果把賈伯斯簡報的技巧,移轉到公司內部使用,我們的簡報能力是不是也能因此提升呢?其實這兩種簡報方式完全不一樣。賈伯斯的簡報比較算是「產品的簡報」,但是真正在商業簡報的過程中,都是「解決問題的簡報」居多。

商業簡報有其目的,可能是要銷售一個產品,賣一個服務,或是賣一個idea。商業簡報要打入人心,讓對方買單其中提供的解決方案。

在台積電,每天有太多的問題必須要做簡報來跟主管報告。而台積電內部的簡報,比較偏向解決問題的簡報,因此,是在訓練你的邏輯,你的思考,以及批判思維。人人都可以挑戰你的簡報內容,但是他們的挑戰不是要打倒你,故意讓你難堪,而是反映著台積電實事求是的精神。所以一旦簡報無法達意,或是犯到主管的大忌,可能當天的心情就會非常低落。更嚴重的是,如果這種事常發生,可能你在主管心中的印象也許就完蛋了。

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因此,做簡報的時候,要清楚其中數字如何得來、邏輯順不順暢,每頁簡報有沒有包含結論與發現。這都是主管必定會挑戰的要點。就我個人在台積電的簡報經驗,有5個簡報禁忌,絕對要避免。

1.動畫太多,太過華麗

不要花太多時間在簡報美編,而忘記解決問題簡報的目的。

印象深刻的一件事,是之前流程規劃部門的同事,有一次來我們部門做簡報。簡報第一頁,就出現很多動畫,而且還配有聲音。當時我的主管臉色就不太對勁了,果不其然,沒過幾秒,主管就生氣地說:我叫你來簡報是要解決問題,不是要看這些花拳繡腿,我的時間有限,你可以快速報告重點嗎?給你3分鐘時間,如果3分鐘沒講完重點,麻煩下一次再來報告。

所以千萬記住,不要花太多時間在簡報美編,因為主管寧可你把時間,花在真正的問題,或是解決問題的過程。只報告重點,這聽起來容易,但其實是需要花時間思考的。

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2.前面兩頁,聽不到重點

簡報一定要有重點,也一定要放在前面幾頁,而且重點要簡潔有力。

記得有一次,我們的客戶一直要求產品降價,業務主管因此要求我們做一個整體分析報告。當時第一頁簡報,我們就先把結論放上去:不降價。部門主管看到我們的結論,面帶微笑地說:很好喔,你們的結論跟我一樣,那可以告訴我為什麼不降價嗎?接著,簡報第二頁就秀出不降價的三大理由。主管花了3分鐘聽完,心情非常好。輪到其他人報告的時候,由於前面幾頁都是鋪陳、看不到重點,主管就開始沒耐心了。當時我心裡慶幸:還好我們在前兩頁,就讓他就看到重點了。

在做解決問題的報告時,我們會在第一頁就講出重點,主管會根據這個結論提問,這個時候,我們才會秀出其他的附件資料來做結論的佐證。

3.邏輯架構與思維脈落,看不出來

解決問題的步驟、邏輯、依據等,都需要在簡報上清楚呈現。

記得有一陣子,我們部門的伺服器常有問題,由於這個問題幾度發生,導致生產線資料沒辦法呈現在自動報表上。當時我們很想知道,為什麼伺服器常出問題。因此主管就要求負責伺服器的工程師,製做一個簡報來解釋這個問題。

我記得當時,好幾個主管都參與了這場會議,而在工程師報告伺服器為何會常出問題時,他的報告邏輯並不是很清楚,甚至整個簡報中,看不出解決問題的主要步驟。

在解決問題的簡報中,最好的呈現方式是「放主標」。這能幫助我們在看報告時,清楚看到解決問題的思維。建議主標須包含:問題描述、現況分析、暫時對策、原因分析、對策思考、效果確認、如何防範再度發生,以及類似產品是否有同樣問題。只要有工作項目,一定要有負責人跟完成時間,這些在簡報中都需要呈現。

4.只有圖表、不見結論

每一頁簡報要有結論,單頁的簡報,結論要放在第一行,而且結論要有依據。

很多工程師在簡報時,或多或少都會放一些圖表,最常見的圖表就是趨勢圖、直條圖或圓餅圖。但若簡報上只有圖表,不見結論,主管就會說:請問你秀這一個趨勢圖,想呈現的結論是什麼?主管也可能會說:請不要讓我來猜你的結論,你可不可以寫一下你的結論?

換句話說,我們要很聚焦於每一頁簡報的內容,圖表的分析是過程,圖表分析完的結論才是重點。而分析過程的邏輯是否合理,是否有依據來做支持,這都是製作簡報時必須注意的要點。

5. 簡報的文字或資料,沒有100%弄懂

一定要百分之百清楚,簡報上所呈現文字與資料的正確性。

我記得,先前曾有一家大客戶的產品交期延遲了半天,主管要我寫報告來跟處長簡報,解釋這家客戶的產品為什麼延遲0.5天。在會議上,好幾位主管提了很多問題,對簡報中的一些數字提出質疑。其實當時我並不清楚這些數字如何得來,我都是直接從公司系統抓下來的。我沒有去質疑這些數字,就直接做成報告。我也沒有從報告的結論反推,去思考這些數字的意義。主管們問的都是一些很基本的邏輯,而我居然答不出來。所以那一天會議,我就掛在上面了。當然也給我很大反省與成長的機會。

上文整理的5個禁忌,反向看來,就是5個簡報的技巧。我相信很多人都會需要用到簡報,我也常聽到很多職場人士提到,他們解決問題的邏輯不好,他們的簡報能力不好,想培養批判性思維。其實,只要把每天在公司內所發生的問題,用簡報來呈現,利用本篇提到的5個技巧來做練習。提升解決問題的邏輯思考能力,就從每日解決問題的簡報能力開始。

(來源:品碩創新彭建文)

責任編輯:李頤欣

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範例 報告 主管 邏輯 台積電 簡報
彭建文專欄
彭建文

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問,也曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮(每年僅3-5位獲此獎項)。

現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。

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