商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱搜內容
現正閱讀
新人報到,如何交接不漏接?掌握4步驟,讓他快速掌握份內事
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

新人報到,如何交接不漏接?掌握4步驟,讓他快速掌握份內事

(來源:Dreamstime)
撰文者:婉言
摘要

公司新人報到,如何完美交接?作者提供4個步驟:

1.備好歷史資料,提供完整索引
2.口頭交付及數位檔案移轉同步進行,留下紀錄
3.觀察交接方的工作態度,避免主觀價值判斷
4.交接清冊永留存,為自己的任務買個保險

交接讓人心好累

歲末年終,工作者除了煩惱離職轉換跑道,還是乖乖留任領年終外,還有一件大事:單位新人報到,主管重新分配業務,工作者得將手頭任務交接給新人。若從職場長久經營考量,業務交接除了有助於減輕工作者負擔,同時也增加部門內業務輪動的機會,提升部門整體戰力。

然而,「交接」卻也令不少工作者傷透惱筋,像是交接需逐一通知合作對象我司窗口異動、交接業務範圍的界定,操作方式跟歷史沿革等等。

新人交接後如果出狀況,責任如何認定?光想就讓人感到心累,面對「工作交接」這個不緊急卻又重要的職場任務,怎麼做才能又快又精準?本文透過3原則及4步驟,幫助工作者順利完成交接。

廣告

交接四步驟:備、交、觀、存

好的交接帶新人上天堂,糟糕的交接讓團隊整個沉淪。以我還是新鮮人時期的崩潰經驗為例,那時我剛到任,前輩當天準備離職,我們只剩1小時可以交接,前輩口頭跟我敘述進行中的專案,順便展示管理系統及相關文件。

當時的我連系統操作都無暇顧及,更別提分神理解專案目標定位,以及待執行任務有哪些,我永遠記得前輩交接完對我說的最後一句話是:「這樣你都懂了吧!很簡單啦!」懂了?才怪!悲哀的是前輩離職後手機再也打不通,我也正式進入自立自強的職場黑暗試用期。

隨著工作資歷增加,不管是在職培育新人或是離職交接,我也經歷不下十次,為了避免後輩遭遇同樣窘境,我現在交接都會遵守四步驟「備、交、觀、存」,按表操課跟對方交接,分別是:

步驟一、備好歷史資料

一個我很尊敬的前輩曾提醒我「(工作)資料要隨時整理到像準備離職一樣清晰好找」,這個原則也同樣適用交接資料準備上,運用時間序及關鍵字整理業務文件,並盡可能電子化,能夠幫助新人查找搜尋

廣告

此外,建議提供交接清冊、業務流程SOP及窗口通訊錄,以利於步驟二說明時,給新人一個完整理解的索引,並確保新人未來執行過程,即便遭逢問題或困難時求助「有」門。

步驟二、口頭交付及數位檔案移轉同步進行

再來,交接本身是一件極為耗時耗能的任務,所以我會建議雙方約定單一時段專心處理交接工作,並依交接清冊逐項說明,完整內容應包含業務說明、聯繫窗口、法規、辦理進度及待處理事項與完成期限,若公司本身已有範例,則建議依循公版製做,此外,交接者時常忽略的數位資料及歷史檔案交付需同時進行,如果可以,建議留下交接清冊紀錄。

步驟三、觀察交接方的工作態度

延續前段,交接的本質是信任關係的建立,應該避免混入個人價值判斷。舉例來說,我早年交接時,花很多時間跟後輩提示各窗口個性、相處眉角與做事風格,但隨著我資歷漸長,我才理解這類「貼標籤」式的傳承,常過於武斷甚至無端樹敵,該窗口跟我處不來,並不代表他跟新人「也」無法相處。

這類的評論,只會讓人感覺你的主觀及強勢,所以我後來交接反而會著重於業務「事實」及「待辦事項」講解,而非著墨人事相處。此外,交接互動也能做為觀察新人的一種方式,像是他反應快嗎?會主動求助嗎?工作價值觀為何?這些都能做為未來順利合作的參考。

步驟四、交接清冊永留存

交接到尾聲,若是因我離職而交接,通常我會請接手新人在交接清冊上簽名,並且將相關檔案掃描後,寄給對方並同時通知直屬主管做為確實交接的佐證,因為人走茶涼,你很難保證新人事後會不會在經手案件不順利時,以我們沒有交接為理由撇清責任。留存交接清冊是為自己買個保險的不二法門。

把握交接三原則

隨著工作資歷增加,不管是在職培育新人或是離職交接,我也經歷不下十次,現在交接我都會遵守以下三個原則,分別是「把握界線,凡事點到即止」、「不以人廢言」及「不求完美,但要完整」

舉凡職場涉及業務及人事問題,界線拿捏最為重要,交接當下,你就該在心裡決定好自己輔導對方的期限及介入程度,哪些事該幫,哪些話該說,站在培育或傳承的角度,有時候適當放手,才是幫助新人上手的最快方法

再來,不以人廢言的意旨除了避免前文擅自議論合作窗口外,還有提醒交接人不要以「以前就這樣處理啦」、「聽我的就對」之類的言語輕率回絕新人的提問與意見,這會阻斷二人的交流及信任關係,最終反倒影響交接成效。

不求完美交接,但要完整,一方面提醒工作至上的完全主義者,不要刻意追求交接工作百分之百,因為那並不現實,而且很有可能會捨本逐末排擠掉自己執行主責業務的時間。

此外,也提醒某些工作者不要為了確保自己不被取代,在交接過程刻意藏私或留一手,這些小心機很可能會破壞團隊信任,甚至耽誤當事者的個人前途,因為當你的職務越是無可取代,你就越難被拔擢到更高的職位。

一個優質的交接人,基於共好雙贏的前提,反而更該盡可能提供業完整務訊息及可進一步查找的資源管道,才是長久且可行的交接之道。

工作需要試用期,交接也有保固期

如同新人到任需要經歷三個月試用期,交接也是需要設定保固期,以我新人時期的例子,前輩離職便失聯,讓我第一個月花費很多時間尋找公司重要文件,例如:契約副本、專案計畫書等,差點因忘記撥款程序引發履約爭議,交接當時我也沒有跟前輩要求交接清冊,並確認檔案存放位置。

為了避免工作爭議,特別建議離職交接應該向原公司確認保固期限,例如帶新人一個月後,或在原公司群組留至少數週或一個月,確保沒有額外的問題則可自然退出,以確保順利交接。

工作有時候就是在做口碑,主動提出交接保固期,就能讓你特別顯眼。

結語:交接,是為了騰出餘裕給新的挑戰

最後,職場工作者為何該重視交接?從職涯來看,交接是為了騰出餘裕給新的挑戰,若一個人永遠固守他的職務專業,未曾輪動,那他大概會變成專家,而非主管甚至是領導者。

晉升或加薪常是在當事人已實際執行與主管職務相當甚至超出範圍的工作,像是培育新人及傳承技術等,應得獎勵才隨後而至,一個人必須先「執行」領導人的職務,才具備「成為」領導人的資格。

無論是加薪或是升遷,都需要透過數次的任務移轉和成功交接,才能讓工作挑戰新任務、積累亮眼履歷。所以,為了美好未來,你不該小看交接這個技術活,是該好好善用文中三原則及四步驟將交接做好做滿。祝好。

※本文獲《Amigo阿米果的人生攻略@自學派對》授權轉載

責任編輯:梁喆棣

下滑載入更多報導
職場 新人報到 工作態度 交接
Amigo阿米果的人生攻略-自學派對
婉言

Amigo阿米果的人生攻略-自學派對

我是婉言(Amigo阿米果),目前身份是「大型組織小小上班族/自學派對主持人」,同時不離職創業中。

「自學派對」這個品牌致力於分享下班後自學鈄槓、職場觀察及個人成長,透過文章/教練陪伴讀者透過閱讀自學打造專屬的斜槓人生。本專欄紀錄我周遭朋友的故事,更多是我一路自學解決職場/人際困難的不痛不爽成長歷程。

粉絲專頁:https://www.facebook.com/selflearnclub/

廣告
留言討論