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職場 | 職場修練

預想「需要多久時間」,竟是讓你工作做不完的元兇?

(來源:Dreamstime)
撰文者:電腦玩物站長 Esor
網民肥皂箱 2020.11.25
摘要
在一項工作開始前,比起「需要多少時間」先試想「想花多少時間」完成,可以幫助提高工作效率、避免在不必要的事情上花費過多時間。

今天這篇文章,跟大家聊聊在《Shape Up》這本書中看到的一個翻轉思考流程的專案管理、時間管理概念:「appetite」,他們稱呼為這是設定目標的胃口,我覺得也可以意譯為「時間邊界」。

《Shape Up》來自於知名專案管理工具「Basecamp」開發團隊,他們一向被認為是最高效率的開發團隊之一(也撰寫過多本關於生產力的書籍),這本書正是他們多年來工作流程的淬鍊結晶,書中包含了很多對於傳統方法的反思、驗證與突破。

「appetite」這個概念,想說的是:「When shaping(書中定義為設定一個工作目標), we focus less on estimates and more on our appetite.」這段話的意思是:當設定一個工作目標時,首先要關注的不是估計任務需要多少時間,而是應該更多關注在我們覺得花多少時間是值得的?我們想要花多少時間?這就是我們對於這個目標、專案、任務的「胃口(appetite)」。

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就像這個隱喻的意思,當想要享受美食時,我們不會只是問美食有哪些,而是會先問:「今晚我的胃口有多大?」先知道自己可以有多少胃口,才決定自己要選擇什麼美食。如果反過來做,沒有節制地買了一堆美食,可能自己很容易就會吃得太撐。

先問自己胃口有多大?

應該先問自己胃口有多大。但是在平常的工作流程中,我們卻常常反過來做,當在設定自己生活中的目標,或是規劃工作上的專案時,只想到拚命去執行任務,只想到認真展開計畫,只是埋頭在估算有多少任務與需要多少時間,於是時間不斷延長,時間愈來愈不夠,事情卻無法做得更好。

我們可能會遇到想要完成一個目標或專案,但是做到一半發現嚴重超時,最後發現時程不夠,於是只好不了了之、半途放棄,或是草草結束。久而久之,很多時候我們想做一件事情,一開始就覺得可能時間不夠,於是根本不想開始,或是把時間不夠當作習以為常的放棄藉口。這時候,練習先設定好目標的「時間邊界(胃口)」,是一個有效的解決辦法。

我們應該要先問胃口有多大?

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  • 對這個目標來說,花多少時間是值得的?
  • 我們實際上想要花多少時間完成這件事?
  • 我們實際上可以花多少時間完成這件事?

雖然《Shape Up》這本書主要分享的是軟體開發流程的經驗,但是裡面的許多概念,其實跟一般工作的時間管理、人生的專案管理是互通的。而這個「胃口(appetite)」,或是可稱為「時間邊界」,正是對大多數人來說都很有啟發的概念之一。

固定時間邊界,設計可變方法:

什麼是設定「時間邊界(胃口)」的具體實踐呢?舉個例子:如果要寫一本書,不能只是想著慢慢寫,也不能是畫出完美計畫表,然後把時間全部累加起來。這樣做,往往最後要不就是永遠寫不完,要不就是時間大超時(當然也偶有例外)。而是先設定一個「時間邊界(胃口)」,一個想要看到階段性成果的時間。

例如接下來2個月比較有空檔,就用2個月當作看到草稿全部完成的「時間邊界(胃口)」。以「時間邊界(胃口)」為出發點,設計出可以產出成果的變通方法,設計2個月寫出草稿的方法,例如1個禮拜後列出目前可想到的大綱,1個月內把目前大綱錄成語音稿,第2個月把語音稿轉成文字版草稿並初步潤稿。

如果目標一開始就是展開計畫,那麼很有可能愈做愈挫折,愈做時間需要愈多。但是如果一開始就先把目標的「時間邊界(胃口)」設定出來,我知道我可以、我想要花多少時間來推進這個成果。接下來,我才知道這個目標中,哪些是值得留下的重要事情,哪些是可以取捨的次要事情,並且才能開始有意識的最佳化自己的行動步驟。

時間邊界必須先固定,然後達成目標的方法其實都是可以調整與最佳化的。

我記得自己在孩子剛剛誕生之初,就對設定「時間邊界(胃口)」有更深的體悟,就算再忙,只要我們懂得為自己設定邊界,那麼還是可以繼續推進有價值的事情。在「新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事」這篇文章中,我就提供了3個類似想法:

  • 面對現實,你要「決定」真正要做的事。
  • 你有空檔去做更多想做的事,但沒有時間去做所有想做的事。
  • 最佳化你的行動步驟。

No-gos,明確設定出那些一定不要做的事情:

作為搭配,《Shape Up》書中還提到了另外1個關鍵的概念:「No-gos」,意思是明確的劃分出那些在專案、任務過程中,一定不要做、暫時不要做的事情。因為有了「時間邊界(胃口)」,那是無論如何我們想要達成,也是我們唯一能夠用來達成目標成果的界線,所以我們必須先排除「那些有可能讓時間延長的額外任務」。

例如:

  • 目標中、專案中、任務裡,哪些想法要先放下、要先暫緩,放入排出清單。
  • 我很想要研究很多生產力工具,但先聚焦在Evernote、Notion,先暫緩Roam Research的研究。
  • 早起寫文章時,不能先看新聞(關閉新聞工具),應該直接開始寫作。
  • 很喜歡看電影,但不能用Netflix(因為推薦與太多選擇,反而浪費時間),只能單獨購買影片。

在2017年時我分享過1篇:我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?,雖然時隔多年,但目前裡面大多數的原則,我現在依然實踐。

結論

《Shape Up》的開頭第一段話就非常觸動我:「You’ll often hear people say“execution is everything,”but that’s not quite right. (您會經常聽到人們說「執行就是一切」,但這並不完全正確。) 」如果只是埋頭去做,往往最後只會累到自己,但很可能還是覺得自己在原地打轉,一切似乎都是瞎忙。如果用時間不夠為藉口,那麼所有的事情其實永遠時間都不會夠。

但若是可以反過來,先問:「我想花多少時間?」「我可以花多少時間?」然後畫出「時間邊界(胃口)」,由此出發,去思考:所以我應該如何設定階段性成果?所以我可以如何設計變通的方法?所以我必須不做哪些事情?那麼,或許事情就會有不一樣的轉機。

有興趣的朋友,還可參考我的時間管理新書:《時間管理的30道難題》。或是參考我的時間管理相關課程。提供我的方法給大家參考。

*延伸閱讀:

寫作加速法教學,解決寫報告論述文章的截稿壓力與速度瓶頸

新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事

我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?

*本文獲「電腦玩物站長 Esor」授權轉載,原文:固定時間邊界:不是問工作需多久時間,先問我想花多少時間

責任編輯:易佳蓉

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