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職場 | 職場修練

「您何時有空?」禮貌詢問,卻讓對方想拒絕?邀約跟進的2個重點

(來源:Dreamstime)
撰文者:林大班
網民肥皂箱 2020.11.18 18,154
摘要

1.「您什麼時候有空」看起來好像沒什麼問題,實際上有很大的改進空間,被邀請者須要查看行事曆,選出一個可以的時間給邀請者,如果這個時間邀請者不行的話,被邀請者又要再重找一個時間。這時就變成了被邀請者在試著找到時間給邀請者,非常不妥。

2.商業開發做得是否到位,時常決定了公司的發展速度和高度。而商業開發是否成功,取決於1個核心能力與2種思維。

在一間成長中的企業裡,商業開發(BD, Business Development)這項工作做得是否到位,很多時候決定了公司的發展速度和高度,這幾年接觸大企業也與新創公司的BD有許多交手,收斂整理一下,這是我們認為最重要的一個核心能力與兩個思維。

跟進能力

生活中跟朋友互動,常常在最後會聽到一句「有空吃飯啊」,但實際上會付諸行動的人少之又少,當然,這可能只是生活中一種禮貌的結尾用語,但在商業情境,如果有生意上的朋友說「有機會的話我們討論一下合作的可能性」,卻沒有跟進的話,很有可能就錯失了商機。

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如何有效的跟進,下面是我們的方法 :

1. 設定發動條件

著名的遊戲「格鬥天王」,在遊戲中遊戲角色如果所剩生命值不多(俗稱紅血)的時候,就開始可以使用必殺技,所以發動必殺技的條件就是紅血 ; 在每次商業合作會議結束的時候,明確設定彼此的下一步行動(Action Item),當完成了特定的事項,再下一步的行動是什麼,都要先確認清楚。

比方說 : 「我們會基於今天的討論,設計解決方案的企劃,明天中午之前提供給您(Action Item),麻煩您收到後(發動條件)轉呈給主管(Action Item),當主管有回覆的時候(發動條件)同步給我們,到時候我們再通一次電話(Action Item)。 」 

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2. 約見面的話,提供選項給對方

「您什麼時候有空」看起來好像沒什麼問題的詢問,實際上有很大的改進空間,從被邀請者的角度來看,他須要查看自己的行事曆,選出一個可以的時間提供給邀請者,如果這個時間邀請者不行的話,被邀請者又要再重新找一個時間,這時候變成了被邀請者在試著找到時間給邀請者,非常不妥。

理想的作法是邀請者自己選好2~3個時間選項,讓被邀請者去選擇合適的選項,這樣的方式不僅友善,也有效率許多。

3. 約時間段,不要約時間點

如果被邀請者是工作忙碌的人,如果只是約了時間點,很容易因為不清楚要花費多少時間,而婉拒邀請,比較好的作法是明確告訴對方,這次碰面預計會用上多少時間,然後嚴格遵守約定,開始和結束的時間都是。

X 想跟您約 14:00 見面討論
O 想跟您約 14:00 - 14:30 見面討論

當然「有空聊聊」也是商業情境的一個經典雷區,很多時候常常就是花了時間到處聊聊,卻沒有任何下文,所以這時候就需要有「句點思維」。

句點思維

這是一個類似止損的觀念,我們遇過有些來諮詢服務的客戶,通過一次電話之後就再也聯繫不上,也有以各種理由拖延的狀況,因為注意力和時間都是工作者非常重要的資源,覺得不該再繼續下去的時候,就直接畫下句點吧。

曾經有幾家同事們都很喜歡的客戶,也基於和對方總經理或創辦人的交情,我們主動提出了免費為對方內部員工培訓的想法,不過後來對方沒有跟進此事,所以我們就主動了一些,但經歷了很長一段時間和多次提醒,卻仍無法將這份心意送出,雖然客戶也沒有說不要這次培訓課程,但想想可能最好的禮物是對方想要的禮物,於是我們就主動找對方將此方案畫下句點,讓工作團隊的專注力可以收回到其它工作上。 

句點思維也是目標導向思維,有時候我們獲得了潛在客戶的聯繫方式,也順利聯繫上,面對面好好討論了許多可能性,但這仍然不能算是成功,因為到目前為止也只能算是「聊聊」而已,定義商業開發成功,應該要成交的有訂單、資源、關係和情報。

連續性任務思維

商業開發不是比賽,到某個時間點的時候就要決勝負,今日的好印象,可能在一年後的無意之間幫了你一把,昨日的壞態度,可能在三年後的重要時刻拖了你一腿,買賣不成總有人沒了風度,合作不順總有人自斷後路,人生賽道還很長,與人為善,總是有禮貌,一定會有好事發生在你的身上,最後一句話與大家共勉:沒事多吃飯,有事打電話。

作者簡介

林大班

企業溝通諮詢公司寶渥的創始合夥人,職場溝通社群BFA簡報共同發起人,主要負責培訓、投資業務及運營管理工作,同時也是台灣首個創業路演主題訓練營「PitchCamp」共同創辦人。

林大班多年來專注於企業培訓、創新創業、風險投資及零售領域,擁有廿年工作及超過十年的顧問經驗,在兩岸都是極受知名企業與職場人士喜愛的商務演示顧問丶講師與專欄作者,並於2017獲選關鍵評論網的未來大人物。

關於寶渥 : https://www.powerforpoint.com/
PBS 寶渥商學院 : https://www.pbs.school/


*本文獲「寶渥」授權轉載,原文:商業開發 (BD) 最重要的一個核心能力與兩個思維

責任編輯:李頤欣 

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