15分鐘工作，20秒做完！不背公式也做得到，2步驟「Excel快速作業術」

Excel的作業速度因人而異，而且差異的幅度相當大。在我的Excel講座上，曾經有位女性參加者問我：「該怎麼做，才能提升Excel的作業速度？」對她來說，要兼顧工作與家庭，必須在有限的時間內，達到最大的成果，因此她一心想要提升Excel的作業速度。

應該也有不少人有同樣的想法吧？其實，只要掌握幾項原則，就能大幅提升Excel的作業速度，各位不妨也試試看本章介紹的一些小訣竅吧！

第一章提到，在外商投資銀行，新進員工會先送去紐約或倫敦接受3週左右的培訓，其中大部分時間都是在學習如何操作Excel，而且從培訓的時候開始，就很注重提升作業速度。

課堂上，新人會拿到一份講義，上面足足列了50個左右的快速鍵，要大家全部背起來。記得我那時候還很焦慮，覺得：「這麼多真的背得起來嗎？」但也因為一開始就背下這些快速鍵，手指慢慢適應了鍵盤以後，作業速度便大幅提升。而且，一旦手指記住了快速鍵的位置，之後也不容易忘記，因此，各位在學會Excel的操作以後，建議也盡早把快速鍵背起來。

聽說在某家外商投資銀行的新進員工培訓課堂上，講師出了一道Excel的計算題，要求大家當場完成，最後大家完成表格的平均時間是15分鐘。接著，講師播放一段影片，示範完成那張表格最快速的方法，結果竟然只花了20秒。據說還因為速度太快，沒有人看懂那段影片在做什麼。類似這種提升Excel作業速度的訓練，任何一家投資銀行都會實施。

此外，在另一家外商投資銀行任職的朋友也告訴我，他在進公司的第一天，前輩就不由分說地要求他：「禁止使用滑鼠。」前輩的目的應該是想讓他記住快速鍵的操作方法，但是這樣突如其來的要求，還是讓人很不知所措。

有一點希望各位不要誤解，使用Excel，並不是只要速度快就好。我在Excel講座上一定會強調一件事，那就是「快速鍵記不起來也沒關係」。很多人以為「會用Excel的人」＝「知道很多快速鍵的人」，或「會用Excel的人」＝「會使用巨集的人」，我認為這是對Excel先入為主的偏見。

使用Excel，最重要的是盡可能簡化基本的計算，避免失誤。從優先順序來說的話，第一章和第二章說明的格式和檢查工作，比快速鍵更重要。換句話說，提升作業速度，只是為了可以有更多的時間花在其他更重要的事情上。因此，請不要一味地背快速鍵，卻沒有打好基本功，成為別人眼中速度快、但做出來的Excel難以理解又錯誤百出的麻煩人物。

提升計算速度不可或缺的「質」與「量」

如圖3-1所示，要提升Excel計算的速度，必須考量兩項因素，分別是「提升計算的質」和「增加計算的量」。

提升計算的質，就是藉由統整格式，加快Excel的理解速度，或是熟記快速鍵，讓作業更有效率。增加作業的量，則可以透過增加Excel的操作次數來達成。畢竟快速鍵背得再多，也要派得上用場才有意義。

計算速度與格式之間的關係，第一章已經說明過了，只要統一公司或團隊內部使用的格式，就能在更短的時間內理解別人製作的Excel。此外，徹底遵行格式，就不需要多花時間思考和選擇格式，習慣了以後，作業的速度就會提升。

計算的檢查工作也一樣，如果不曉得檢查的方法，光是思考就會耗去不少的時間。此時，參考第二章的內容，徹底運用﹝F2﹞鍵和追蹤功能等檢查工具，只要一再重複同樣的動作，不必多加思考，作業的速度也會提升。

活用快捷鍵

如圖3-3所示，活用快速鍵，也能有效提升作業的速度。使用滑鼠的話，多多少少會耗費作業的時間。

如圖3-4所示，我把快速鍵分成3種類型來說明，第一種是搭配﹝Ctrl﹞的快速鍵，第二種是搭配﹝Alt﹞的快速鍵，第三種則是其他的快速鍵。

搭配﹝Ctrl﹞的快速鍵中，最具代表性的就是複製的﹝Ctrl﹞＋﹝C﹞，以及貼上的﹝Ctrl﹞＋﹝V﹞。不過，由於搭配﹝Ctrl﹞的快速鍵很多，要全部記住是很辛苦的，而且用不到的快速鍵記住也沒用，因此，我會只介紹幾組在任何作業中都能派上用場的快速鍵。

至於搭配﹝Alt﹞的快速鍵中，有幾個是我希望各位知道，並且實際運用的快速鍵。若能徹底活用﹝Alt﹞鍵，確實能夠減少使用滑鼠的次數。

最後，非﹝Ctrl﹞或﹝Alt﹞系列的鍵盤操作和滑鼠操作，則放在「其他」類型來說明。其中也有用滑鼠比用快速鍵更迅速的操作方法，請務必牢記。

書籍簡介_外商投資銀行超強Excel製作術

責任編輯：李頤欣