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職場 | 職場修練

15分鐘工作,20秒做完!不背公式也做得到,2步驟「Excel快速作業術」

(來源:Dreamstime)
撰文者:熊野整
非讀BOOK 2020.11.10
摘要

1.聽說在某家外商投資銀行的新進員工培訓課堂上,講師出了一道Excel的計算題,要求大家當場完成,最後大家完成表格的平均時間是15分鐘。接著,講師播放一段影片,示範完成那張表格最快速的方法,結果竟然只花了20秒。

2.要提升Excel作業速度的兩個關鍵,一是「提升計算的質」(統整格式、熟記快速鍵),另一個則是「增加計算的量」。

Excel的作業速度因人而異,而且差異的幅度相當大。在我的Excel講座上,曾經有位女性參加者問我:「該怎麼做,才能提升Excel的作業速度?」對她來說,要兼顧工作與家庭,必須在有限的時間內,達到最大的成果,因此她一心想要提升Excel的作業速度。

應該也有不少人有同樣的想法吧?其實,只要掌握幾項原則,就能大幅提升Excel的作業速度,各位不妨也試試看本章介紹的一些小訣竅吧!

外商投資銀行的人使用Excel的速度真的很快,因為在高壓的環境之下,常常一人要完成三人份的工作,因此無論任何事情都講求速度。此外,如果不提升Excel的作業速度,就沒有時間檢查,為求正確無誤的計算,作業的速度也很重要。在這一章,將結合我個人的經驗,介紹一些外商投資銀行提升Excel速度的方法。

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第一章提到,在外商投資銀行,新進員工會先送去紐約或倫敦接受3週左右的培訓,其中大部分時間都是在學習如何操作Excel,而且從培訓的時候開始,就很注重提升作業速度。

課堂上,新人會拿到一份講義,上面足足列了50個左右的快速鍵,要大家全部背起來。記得我那時候還很焦慮,覺得:「這麼多真的背得起來嗎?」但也因為一開始就背下這些快速鍵,手指慢慢適應了鍵盤以後,作業速度便大幅提升。而且,一旦手指記住了快速鍵的位置,之後也不容易忘記,因此,各位在學會Excel的操作以後,建議也盡早把快速鍵背起來。

聽說在某家外商投資銀行的新進員工培訓課堂上,講師出了一道Excel的計算題,要求大家當場完成,最後大家完成表格的平均時間是15分鐘。接著,講師播放一段影片,示範完成那張表格最快速的方法,結果竟然只花了20秒。據說還因為速度太快,沒有人看懂那段影片在做什麼。類似這種提升Excel作業速度的訓練,任何一家投資銀行都會實施。

此外,在另一家外商投資銀行任職的朋友也告訴我,他在進公司的第一天,前輩就不由分說地要求他:「禁止使用滑鼠。」前輩的目的應該是想讓他記住快速鍵的操作方法,但是這樣突如其來的要求,還是讓人很不知所措。

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有一點希望各位不要誤解,使用Excel,並不是只要速度快就好。我在Excel講座上一定會強調一件事,那就是「快速鍵記不起來也沒關係」。很多人以為「會用Excel的人」=「知道很多快速鍵的人」,或「會用Excel的人」=「會使用巨集的人」,我認為這是對Excel先入為主的偏見。

使用Excel,最重要的是盡可能簡化基本的計算,避免失誤。從優先順序來說的話,第一章和第二章說明的格式和檢查工作,比快速鍵更重要。換句話說,提升作業速度,只是為了可以有更多的時間花在其他更重要的事情上。因此,請不要一味地背快速鍵,卻沒有打好基本功,成為別人眼中速度快、但做出來的Excel難以理解又錯誤百出的麻煩人物。

提升計算速度不可或缺的「質」與「量」

如圖3-1所示,要提升Excel計算的速度,必須考量兩項因素,分別是「提升計算的質」和「增加計算的量」。

提升計算的質,就是藉由統整格式,加快Excel的理解速度,或是熟記快速鍵,讓作業更有效率。增加作業的量,則可以透過增加Excel的操作次數來達成。畢竟快速鍵背得再多,也要派得上用場才有意義。

提升Excel作業速度的訣竅
提升Excel作業速度的訣竅

計算速度與格式之間的關係,第一章已經說明過了,只要統一公司或團隊內部使用的格式,就能在更短的時間內理解別人製作的Excel。此外,徹底遵行格式,就不需要多花時間思考和選擇格式,習慣了以後,作業的速度就會提升。

計算的檢查工作也一樣,如果不曉得檢查的方法,光是思考就會耗去不少的時間。此時,參考第二章的內容,徹底運用﹝F2﹞鍵和追蹤功能等檢查工具,只要一再重複同樣的動作,不必多加思考,作業的速度也會提升。

徹底遵行格式&檢查工作
徹底遵行格式&檢查工作

活用快捷鍵

如圖3-3所示,活用快速鍵,也能有效提升作業的速度。使用滑鼠的話,多多少少會耗費作業的時間。

如圖3-4所示,我把快速鍵分成3種類型來說明,第一種是搭配﹝Ctrl﹞的快速鍵,第二種是搭配﹝Alt﹞的快速鍵,第三種則是其他的快速鍵。

提升Excel作業速度的訣竅
提升Excel作業速度的訣竅

搭配﹝Ctrl﹞的快速鍵中,最具代表性的就是複製的﹝Ctrl﹞+﹝C﹞,以及貼上的﹝Ctrl﹞+﹝V﹞。不過,由於搭配﹝Ctrl﹞的快速鍵很多,要全部記住是很辛苦的,而且用不到的快速鍵記住也沒用,因此,我會只介紹幾組在任何作業中都能派上用場的快速鍵。

至於搭配﹝Alt﹞的快速鍵中,有幾個是我希望各位知道,並且實際運用的快速鍵。若能徹底活用﹝Alt﹞鍵,確實能夠減少使用滑鼠的次數。

最後,非﹝Ctrl﹞或﹝Alt﹞系列的鍵盤操作和滑鼠操作,則放在「其他」類型來說明。其中也有用滑鼠比用快速鍵更迅速的操作方法,請務必牢記。

使用快速鍵
使用快速鍵

書籍簡介_外商投資銀行超強Excel製作術


外商投資銀行超強Excel製作術:不只教你Excel技巧,學會用數字思考、表達、說服,做出最好的商業決策!

作者:熊野整

譯者:劉格安

出版社:時報出版

出版日期:2020/10/06

作者簡介

熊野整
 
波士頓大學畢業後,進入摩根士丹利證券投資銀行本部,負責領導大型企業併購案或資金調度計畫。離職後在GLOBIS經營研究所取得MBA。之後進入大型上市網際網路企業,負責事業計畫的立案與戰略的推行。

工作上常有同事向他請教Excel問題,基於「想讓人輕鬆學會國際投資銀行Excel技術」的理念,從2013年10月開始,每週末舉辦以個人為對象的Excel講座──「投資銀行教你用Excel 學商業模擬!」,一年內就發展成為超人氣講座,參加人數超過3,000人。目前,除了以個人為對象的講座,還承辦許多企業訓練活動,指導各界商務人士製作收益計畫。

他將課程精華整理成本書《外商投資銀行超強Excel製作術》,歸納出「應該要知道、很多人卻不曉得的Excel重點」,一出版就獲得各界好評。

譯者簡介

劉格安

政治大學畢業,現為專職譯者,譯作類型包含商管、醫學、旅遊、生活、歷史和小說等。

責任編輯:李頤欣

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