商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱搜內容
現正閱讀
老闆交代的事,哪些緊急、哪些重要?7個步驟建立「優先順序」原則
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

老闆交代的事,哪些緊急、哪些重要?7個步驟建立「優先順序」原則

(來源:Dreamstime)
撰文者:游舒帆(Gipi)
聊聊商業思維 2020.08.10
摘要

怎麼判斷一件事是屬於不重要且不緊急,能直接忽略的?如果兩件事都屬於重要且緊急時,如何取捨?

檢視日常生活,我們應該有很多因慣性驅動而沿用無效率方法的事情,作者建議用7個步驟,建立自己的優先順序原則。

雖然我們從小到大都有人要我們學會排優先順序,我相信每個人也都聽過也使用過重要 X 急迫的二維矩陣,將所有事情分為重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不緊急也不重要四個象限,但我們的困難點在於判斷什麼才是重要的,加上如果兩件事情都是屬於重要且緊急時,又要如何取捨呢?

「重要 X 急迫的二維矩陣」這工具有它存在的意義。我先解釋一下我的用法吧!

(來源:《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》,時報出版 提供)

廣告

左下跟右上一般不會是什麼大問題,但左下的內容一般是忽略的,甚至連記錄在筆記本上都不會做,多數郵件就屬於這類,你連在上頭多花一秒鐘都嫌浪費,但偏偏很多人有郵件症候群,三不五時要看一下信箱有沒有新的信件,很怕會漏掉重要的信件,我真心認為是一種浪費。

但你可能會問:我到底如何判斷一件事是屬於不重要且不緊急,能直接忽略的?這我下面會再說明。

針對重要且緊急的馬上處理,這應該也不是什麼大問題;但針對不重要但緊急的事情,例如有人找你開會討論事情,這件事對他來說緊急且重要,但對你來說重要性並不高,而這件事又會花你的時間,那你該怎麼處理?

我的方法是能免則免,若無法避免則速戰速決,可以當面五分鐘討論完的事情,我不想花一個鐘頭聽報告,我會 focus 在解決問題,讓事情可以往下,而當面且找到正確的人溝通,溝通的效率就會大大提升。

廣告

我發現時間管理無效的人,最大的問題就是分不清楚事情的輕重緩急。

舉個例子,有個人跟你說明天我要給老闆一份報告,但有一個問題需要請你給意見,否則交不出去,請問:「這件事情對你而言應該是重要且緊急,還是緊急但不重要?」

請留意,我講的是「對你而言」,因為時限就是明天,但這並不是你的任務,而是別人的任務,所以對他來說是重要且緊急,但對你來說應該是不重要但緊急,你可以不花時間或者花更少的時間把事情解決,而若可以,我會盡量避免不重要但緊急的事情纏上身。

而在我的認知中,有太多的東西都是屬於不重要且不緊急的,完全可以被忽略。

舉例來說,我郵件會設定很多規則,把一些我認為相對重要的發信人或主題留在收件箱中,而把其他的郵件歸到別的目錄下,這類的郵件我一般不看的,但如果有人提醒我或者問我關於那封郵件的事情,我就會判斷此事是否應該要處理。

如果只有一個人問,那重要性可能一般,但如果一天內有多個人提到,你就知道重要性相對較高,而那些會提醒你的人是誰呢?往往就是那些把該事項列為高重要性的人,你可以從別人的反應來協助你判斷,但千萬別把別人該處理的問題全部攬到自己身上來。

然後另一個迷思是,老闆交代的事情永遠都是重要且緊急的,我認為這是很多人的迷思。

對老闆交辦的任務你該重視,但不該放下重要的事情去滿足老闆,我認為多數的老闆仍然希望你把該做的事情做好,而不希望你為了滿足他一時的需求而打亂整個節奏,所以勇敢地跟老闆確認重要性與 deadline,如果跟你手邊的任務有衝突時也不妨提出來跟老
闆溝通
,就我的經驗,老闆仍是以大局為重的。

此外,盡可能的降低判斷的難度,別讓過多的選項進入重要急迫的判斷流程裡,對我來說,我會盡可能控制同一時間內,最多只考慮三件事情,這有助於降低決策複雜度。

有些人習慣管理一個很大的待辦事項清單,將過去想做但一直沒做的那些事一直累積下來,久而久之這個清單內的項目高達上百項,還自以為這樣不會遺漏重要的事項,其實這種做法會扼殺你的注意力。

如果有一件事在你每次思考後都覺得必須要處理,但你卻每次都沒動手,你反而暫時不要理會它,因為它其實不如你想像的那麼重要。如果它真的重要,只要你有持續在做回顧,未來它還是會再次回到你的清單中,那時你對它的重視度肯定大不相同了。

建立「自己的」優先順序原則

每個人心裡都有自己的一把尺,這把尺上刻了你對優先順序的原則,但你得花一些時間把這原則找出來。

怎麼找呢?你可以按以下步驟來執行。

第一,把你手邊所有的事情列下來。工作、個人目標、生活的所有事情都列下來。

第二,將這些事情按「重要 X 急迫二維矩陣」將所有的事情歸到四個象限中。

第三,為所有的任務進行排序,產生一個優先順序表。

第四,將任務按優先順序排入行程中。

第五,執行過程中,你可能會發現自己自發性地想要調整某些行程。你本來排晚上要去運動的,但因為朋友約了吃飯,所以你取消了運動而 去聚餐,此時請將你調整的原因寫下來,你可以從一次又一次的調整中 找出自己做決定的規律。

第六,每隔一段時間盤點一次自己任務修正的原因,你可能會發現只要有人約你吃飯,你就會二話不說取消運動行程,這意味著社交的重 要性在你心裡其實是高過運動的。此時,你可以更新一下優先順序表, 因為這樣的順序比較接近你內心所想。

第七,將上述過程反覆幾個月,我相信你對自己決定優先順序的邏輯會有一定程度的了解。

這樣的狀況也可能發生在工作上,你也可以在每次老闆更改你工作的優先順序時去了解他的判斷原則,你可能認為執行重要,他卻認為規劃才是最重要的,所以他時常中斷你的執行工作,而要你將計畫書先提報上來;

他也可能在每次遭遇客訴問題時,會二話不說中止你手上的工作,要求你立刻協助客戶解決問題,這就意味著客訴問題在他腦袋裡的優先順序是最高的。

每個人都有自己做決定時的優先順序原則,有些人的思緒很單純,有些人則相對複雜,在意的事情很多,連自己都抓不出自己排序的原則,最後就得出一個「看情況」的結論,實際上他們只是缺乏數據來有效分析自己的決策原則。

總之,我建議大家透過反覆的練習來找出自己排優先順序的原則, 也用同樣的方法來找出其他人的原則。這會讓你更認識自己,也更認識其他人。

永遠不要忘記持續改善時間運用效率

我曾在一次主管培訓課程中詢問大家:「各位覺得自己每週有多少時間是被浪費掉了?」

現場有人說五小時,有人說十小時,有人表示自己充分運用了時間, 很少有浪費的時間。我現場抽點了一位中階主管,請他讓我看一下他的行事曆,上頭滿滿的會議,但我刻意不挑選會議,而是挑了他每週五的一個固定行程,那個行程是「巡視宿舍」,每週五早上10到12點間進行。

我問他:「請問這件事情的目的是什麼?」

他說:「就去巡視一下,看看宿舍有沒有器材壞了,或者員工們有沒有什麼狀況。」

我問他:「那請問一下,上次有器材壞了,或者員工有問題跟你反應大概是什麼時候?」

他說:「上次大概是四個月前。」

我又問他:「那算下來平均大概多久會發生一次。」

他想了一想,大概知道我想問些什麼,他說:「大概三至四個月一次,但我如果不去巡視的話就不知道有問題。」

我說:「我覺得解決器材壞掉或者處理員工的問題很重要,但器材 通常不在你巡視的時候壞,可能已經壞了四天了,直到你巡視時才處理, 員工的問題也不在你出現時才有,絕大多數也都是早就發生了,對嗎?」

他說:「是這樣沒錯。」

我說:「其實你的巡視並不是關鍵點,關鍵點在於需要有人將現況反應出來,讓我們可以盡快處理。如果我們把重點放在更快的得知現場狀況,以及讓員工能更及時的反應問題上,你能否想到更好的方法來解決此問題?」

現場的主管們很快的就討論出一個解法——讓宿舍的員工自助,因為這些事情都跟他們的生活有關,選出幾位較可靠的員工做為窗口,並給予一定的獎勵,由他們協助回報宿舍狀況與收集員工反應的意見。

如此一來,獲取資訊的效率提升了,問題也可以更及時被解決,二來這位中階主管也不用每週花兩小時的時間去巡視,週五早上的時間也因此被釋出了。

探討完這個案例後,我請大家針對自己每週的行程做檢視,因為裡面肯定有很多因慣性驅動而沿用無效率方法的事情,持續改善自己的時間運用,才會真能享有時間自主的紅利。

書籍簡介

OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值
作者: 游舒帆
出版社:時報出版
出版日期:2020/07/21

作者簡介

游舒帆

「商業思維學院」院長,致力於將商業思維這種能提升認知思維的重要觀念與知識,推廣到所有需要的人身上,歡迎加入商業思維學院一塊學習。

曾任鼎新電腦總監與TutorABC協理,在14年的工作經驗裡,擔任主管的時間超過12年,期間帶領與指導過的部屬超過500位,同一時間最多同時管理300位左右同仁,直接指導超過50位以上的合格主管。

除商業思維學院外,亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師,同時也是哈佛商業評論、經理人、inside、專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。能運用簡單且通俗的架構來解釋複雜問題,並能根據對象的知識與能力水平因材施教,頗獲好評。除了在工作上跨越研發、產品、運營、維運、行銷與銷售範疇外,每年仍閱讀超過200本以上的書籍。

主講課程:
專案管理、運算思維、資訊技術、時間管理、人際溝通技巧、人生策略、青創思維、團隊領導技巧、問題分析與解決技巧

著有《商業思維》(時報)、《其實,你正在做商業開發》(法意)

責任編輯:洪婉恬

下滑載入更多報導
優先 時間管理 游舒帆 緊急 商業思維
聊聊商業思維
聊聊商業思維

致力用聽得懂、學得會、用得上的語言的方式分享,更加入實際的商業案例探討,從產品、管理、人資等多方面進行商業、時事話題分析,帶你建立最實戰、最多元的商業思維。

游舒帆 Gipi

商業思維學院院長。技術起家,後深入管理、產品、運營等相關領域,擅長從商業本質解構問題。曾帶領300人團隊面對全球市場,現為多家互聯網、傳產、電商與教育平台長期合作顧問。現為箴亞管顧負責人,TGONetworks (高端技術領導者社群) 台北分會創會成員,《哈佛商業評論》、《經理人》、《專案經理》等數位雜誌媒體專欄作家,Gipi的粉絲團

著作:
《商業思維 BUSINESS THINKING》
《其實,你正在做商業開發:幾個解決商業挑戰的行動方案》

蔡伊芳 Evonne

商業思維學院產品經理。專業是財金、科技、行銷,現為商業思維學院產品課程主理人;有十餘年產品行銷與管理經驗。

廣告
留言討論