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職場 | 職場修練

為公司省下數十萬,為何卻被總經理檢討?你以為的「為公司好」其實有個前提

(來源:Dreamstime)
撰文者:菲女狼
摘要

1.立亭在晉升為部門小主管之後,決定拿出管理家計的本領,好好審視公司每分每毫是否花得物超所值。沒想到事成之後,卻惹得同事怨聲載道,還驚動了總經理前來關切…

2.公司治理跟家計管理大相逕庭;組織經營管理是一連串的生態鏈。若是缺乏確實的溝通與流程管理,立意再良善的政策推動,都會大打折扣。

管理部立亭對公司許多沈痾已久的惡習隱忍許久。不過,因為身為基層員工,也無力改變,只能對很多事情視而不見。在晉升為部門小主管之後,一心一意為公司著想的立亭,決定拿出她管理家計的看家本領,好好審視公司每一分、每一毫是否花得物超所值。

立亭的第一步,便是審查所有外包廠商,把一些客訴很多的廠商、報價高於一般行情的廠商,通通列入檢討、合約重新談判的對象。首先列管對象便是貨運公司。既有外包貨運每公里收費比行情高上一成不說,貨運公司的司機程度更是參差不齊,偶有請款簽收單據遺漏的現象,徒增財務部門的工作困擾。

經過長達二個多月的廠商調查與服務比價,立亭終於選出心目中物美價廉、性價比極高的貨運公司。立亭自認是為公司立功一件,沒想到後續發展卻事與願違,沒有任何人感激就算了,還惹得整公司哀聲載道,新官上任三把火的立亭,位子還沒來得及坐熱,批評就紛沓而至。

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「天啊,這批貨我急著出,貨運公司居然晚到了。」

「有部分商品,在運送過程當中破了,這家貨運公司真的是爛透了。」

「新的貨運公司把貨送到,居然沒有協助拆箱,也沒有順手協助把貨就定位!還我以前的貨運公司來。」

原來,先前的貨運公司雖然價格高於行情,卻非常會做順水人情。如果業務同仁來不及把貨物包裝完成,會協助強化貨物的外箱打包。畢竟,公司的產品可都是易碎物品,一不注意就會有差池。另外,貨物到貨之後,司機大哥們也會主動協助拆箱,幫忙商品就定位。為業務同仁省下不少工作,之後他們只需訪店,跟店家寒暄,視察狀況即可。

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不過,這些抱怨在立亭看起來都不是太大的問題。協助外箱包裝打理、協助店家陳列商品,這些額外的服務很是周到,卻不是貨物公司的核心價值。就立亭的立場而言, 新的貨運公司雖然沒有這些附加的服務,但是準時收貨、安全運輸、送貨服務很確實,一間貨運公司應盡的責任都有確實做好,沒有什麼好挑剔的。再者,它的價格優惠許多,便宜一至二成,每個月可省下兩三萬,一年下來在貨運方面總共可節省好幾十萬,也是美事一件。

不過,這美事卻因為事前的跨部門溝通不足,而讓美意成為部門衝突的起點。業務同仁反彈的聲量越來越大,如排山倒海而來。因為,業務同仁並沒有意識到更換貨運為公司省下多少運費;他們只知道,換了貨運之後,行政流程上的諸多改變,為自己帶來了種種不便。

後來,抱怨、不滿越演越烈,不但業務部門的主管抗議頻頻,最後還驚動了總經理關切。在偌大壓力之下, 立亭不得以與新的貨運公司協商工作內容。由於雙方無法達到共識,只得提前解約,換回先前的貨運公司。這樣一來一往,花費了好幾個月的功夫,到頭來卻打回原形、徒勞無功,得到白眼跟非議。

從這件事情上,立亭學到了寶貴的一課。公司治理跟家計管理大相逕庭;組織經營管理是一連串的生態鏈。家計管理相對單純,看數字就好;公司治理牽涉到龐大的生態鏈,牽一髮動全身,須要更多考量,人員溝通和流程管理的良窳,攸關施行成效的關鍵。

若是缺乏確實的溝通與流程管理,立意再良善的政策推動,都會大打折扣。立亭在沒有理解業務同仁的工作情況下,貿然更換貨運公司。不明究竟的業務同仁,面對作業程序的改變以及工作量的加重,自然會有反彈。

面對現今的景氣寒流,企業更須節流以因應接踵而至的挑戰,同仁也普遍有共體時艱的自覺。趁著這波不景氣,好好檢視公司過去因為「豐年」而存在的各種不合理浪費,的確是很好的機會。不過任何政策推行之前,目的與前因後果都須清楚傳達,相關改變及可能伴隨的影響也要清楚溝通,讓大家知道為何而戰、如何而戰。確實了解大家同在一條船,才能順利達成節流目標。

責任編輯:李頤欣

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菲女狼

任職公關公司多年,現任知名外商宣傳部主管。

對工作實事求是;對人天真浪漫;對朋友肝膽相照;對惡人嗤之以鼻;罵人,一針見血。SHOPPING,彈無虛發。 求知慾強,總是害怕自己知道的不夠多! 天性愛幻想,老是覺得世界可以更美好! 有一點天真、也有一點任性!講求實際、卻也充滿憧憬!是上了年紀版的小丸子。

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