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職場 | 職場修練

「若要你開除該部門,但你認為有2人該留怎麼辦?」談判專家這樣答拿到offer

撰文者:鄭志豪
網民肥皂箱 2020.05.31 4,956
摘要

1.如果要爭取一份自己夢寐以求的工作,當你在面試時,該如何表達與老闆或面試官的不同意見?又或者,你該不該表達出不同意見?

2.作者提供三項重點:弄清楚對象、想清楚意圖、搞清楚界線,並分享相關情境的對答例句,讓你在工作面試時都能呈現出自己的最好一面。

看到一位朋友的臉書,他的助理打電話約應徵者面試,沒想到只是客氣地請對方過來時順便帶份履歷,就被對方回嗆說:「你們公司沒印表機嗎?為什麼還要我自己帶?」看到這則發文,讓我覺得時代真的不一樣了,原來現在有人是這樣面試的啊!

偶然間看到哈佛商業評論有另一篇文章,標題是「工作面談時,能與對方意見不同嗎?」(出處點此),我想應該不是每位求職者在面試時都敢像前一位那樣回嗆對方的。那麼,當我們在工作面談時,能跟對方表示出不同的意見嗎?我自己覺得可以從以下三點著手:

一、弄清楚對象

其實,不只是工作面談,舉凡各式各樣不同的談話,從申請貸款到接受訪問,你第一件該弄清楚的事情,就是對象到底是誰。

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面試時常會遇到的對象,包括 (1) HR人資、(2) 用人單位主管、(3) 老闆或最高決策者,而這三種對象想要的和期望的未必相同。

最大的挑戰是,在這三種類型的對象共聚一堂來進行面試的時候,那時你就會發現——自己的回答很容易就會順了姑情卻逆了嫂意,無論講什麼都很容易陷入裡外不是人的境地;然而,假如你想要打安全牌,凡事都回答個模稜兩可、不過不失的答案,你很可能更容易被刷掉——因為你不是會被認為沒有特色、就是會被認為言詞過於閃爍、好像企圖隱瞞些什麼。

還是先不要過早跳進那麼複雜的處境,就讓我們先從個別一對一的面試談起吧!

上述三種對象哪個先談,會視公司及職位不同而定,甚至有些公司會直接跳過前兩者,而由有人事最終任用權的決策者直接一關定生死來面談也不一定。

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因此,面試時的第一件事,就是先弄清楚對方到底是誰,而不要被對方一坐下來就來句「鄭先生對嗎?先簡單介紹一下您自己吧!」就呼嚨過去了;就算對方真的這樣說,當你打算侃侃而談之前,不妨有禮貌的問對方一句:「今天真的很榮幸來到貴公司,在我開始之前,方便請教您是…?」

對方就算不告訴你具體職銜,通常也會表明自己是什麼單位、該怎麼稱呼;萬一真有說句「我姓李」而刻意停住的,其實你也不方便繼續追問,但那十之八九會是第 (4) 種對象,也就是大公司分幾關面試時,對方特意找來的面試官。他們可能會是你未來的同事、也可能是別部門的人;他們無法決定錄取你與否,但他們的評估假如對你不利,你可能連邁進下一關的機會都沒有。

要強調的是,每個人固然都有各自的人格類型,你也的確應該要確認他們的性格特質之後再決定該怎麼回答,但在一場約一個小時的面試中,你可能沒有那個時間或機會做出準確的判斷,所以你只好先從他們的職別來大膽推測,怎麼樣才行得通,但我接下來的建議,絕無「HR主管鐵定都屬於這種類型」或「用人單位的主管想要的一定都是這些」這種意思。

首先,就從HR人資主管來看吧!

我太太在HR領域有將近20年的工作經驗,後來也一路當上知名企業的人資長,雖然她未必會全盤認同我說的,但在我看來,HR不但要求好、更要求穩。即使用人單位急著就是要補人,但對HR來說,即使找了一個符合當下需求的人才進來,但假如這個人將來不能隨著公司發展而成長,又或者是他們認為這個人會成長太快,而小廟留不住大和尚,這種人才還不如不招。

因為不見得每個公司老闆都看得出來,但招募本身就代表一項成本,等人才招募進來之後,訓練他又代表著另一項成本;假如公司的流動率過高,等於每個職位的人來做個一、兩年之後就走,HR單位只怕其他的事情也不用做了。

因此,等到確定要用你了之後再來談薪水待遇除外,在一開始與HR的工作會談中,對方會測試性的問你一些確認型問題,主要是為了確認你符不符合這個職位的需求,以及的履歷上那些工作經歷、到底負責過什麼實質工作內容。

舉例來說,同樣是一個電話行銷經理,但你有負責過整個業務部門的年度計畫嗎?你的陌生客戶開發和既有客戶的業績佔比又各是多少?假如你從未負責過一整個部門的年度計畫,但你希望從電話行銷經理的現職,去應徵另一家公司一個業務部門主管,你就必須去回答你為什麼辦得到。

「我覺得你現在的職位在帶人的經驗上有點少」,萬一這句話出自於HR主管之口,我建議你,千萬不要第一句話就反駁說「其實我們公司有著業界最大的電銷團隊…」,因為只要你的口氣有一點不慎,對方就會認為你在反駁他,後面即使再加註些什麼說明,都很難克服你剛剛造成的不良感受。

那麼,針對HR主管,該怎麼回答呢?

最好是微微一笑地順著對方的話接著說:「我覺得您說得很對,其實,這也正是我為什麼會希望有這個榮幸,加入貴公司的其中一個原因…」,語氣對了、甚至還包括了捧對方公司一下的暗示意味,對方就會願意聽你講下去:「跟貴公司當然不能比,可是我自己覺得我從帶人上的學習也收穫很多;一開始,我其實只帶了兩個人,但我努力地…,公司後來也給我15人的團隊帶,我們之後也不負使命的成為公司成長率最高的業務團隊,這段經驗真的給了我很大的啟發。」

只要後面的故事說得更好,對方搞不好會聽得入神呢!原本對方是想質疑你的帶人經驗,但當你有備而來的把缺點包裝成優點時,對方只怕恨不得想把更大的團隊交給你帶。

當你面對到用人單位的主管、也就是你之後若拿到這個職位時的頂頭上司時,可能又是不同的處境和考量。雖然也的確有想要穩紮穩打的用人單位主管,但我一向相信,假如凡事都蕭規曹隨地誰來做都無所謂,那就不見得非要找你來不可了。

因此,假如你要應徵一個資訊單位主管的工作,對方把他們的現況包裝成一個假設型的問題來問你:「在預算有限的情況下,我們考慮要把以下這些項目分段外包,以五年作為一個時間軸,首先要做的是…,其次要做的是…,最後則是把剩下的這兩項處理完。你覺得這樣的做法如何?」

你當然未必要刻意唱反調,但假如你意識到,這就是對方認真想考驗你本領那關鍵一題的話,你就不妨藉著表示不同意見,來展示你的實力:「這種狀況當然還需要更多的細部資料才能評估,但就這樣的狀況來說,我覺得分段外包的確是個好主意。但假如是我來負責的話,我會試著把整個時間由五年縮短到三年半,其中實際執行期間只有三年,但會留下六個月的時間做平行測試,也就是說…」。

先肯定對方的大方向架構,因為你總不好直接打對方臉;但沒有公司會不希望縮短時間或省錢,這也是你這個人才為什麼值錢的地方。你不會有時間用一小時的面試說完三小時才能報告完的專案內容,而且也沒有必要;集中火力在能讓公司減少出錯機會、你又可以從自己先前經驗舉例說明的平行測試上,你就能在這個面試題上得分。

萬一接下來你要面對的是擁有最好決策權的大老闆,而你面對了雙方不同意見的產生,你接下來就要賭一把了。

因為通常能做到這個位置,處在兩個極端的人都有,所以我很難給你一個制式答案;但有一件事是確定的,那就是——你應該在不得罪對方的情況下做你自己,而不是一味屈從來換取一份工作,因為接下來只會讓你更痛苦而已。

「你過去有開除過人的經驗嗎?」

「有。」

「說說看你那時是怎麼執行的?」

「…(牽扯到大多細節就暫且略過了)」

「為了一些小事情就把員工開除,你不覺得這樣太狠了嗎?」

「我相信只有在小事情上嚴格要求,大事情上才不會產生無可彌補的過錯。我對開除每一位同仁都覺得非常難過,直到今天都這麼覺得。但從另一個角度來想,我期望那些同仁在離開我們公司之後,都能學會怎麼不讓自己犯下更大的錯誤,而所有還在和我們一起奮鬥的同仁也可以從中得到學習,該怎麼讓自己不會犯下更大的錯誤。」

「假如你到了我們公司之後,我希望你即刻開除現有的這一整個部門,但你覺得其中還有兩個人該留,你會遵照我的指示,還是開除掉一整個部門嗎?」

「我向來會執行公司交付給我的每個決策,但假如我真的覺得其中有兩個人該留,在我進行之前,我一定會找您再好好討論,即使您覺得我很煩,也非做不可。」

一般人可能會很驚訝,但到了我後期進行工作面試時,「有沒有開除過人?」幾乎已經變成2/3以上公司必問的問題了。那時我就察覺,他們一定是遇到或預知自己有開除不適任員工的需求,但現有的領導團隊不是下不了手、就是動手的不乾不脆,所以有fire人經驗,反而成為自己履歷上的一項資產。

上面的那段對話,就出於一次真實的面談,而且為了避免傷害我曾經服務過的公司,我必須要強調,我後來雖然拿到了那份工作、但卻沒有去那家公司任職;令人可能膽戰心驚的是,其實類似的對話在好幾家不同的公司也都出現過。

針對大老闆,不要動不動就想長篇大論,那些演講能力一流的演說家,其實未必能坐得上高階主管的位置,因為很多老闆最討厭那種說的比做的還多的人。因此你會發現,萬一對方真的問我「有沒有類似經驗」這種封閉式的問題,我很可能就是給他一個「是」的單字回答,為的是刻意呈現一種不拖泥帶水的明快風格。

況且我也從不擔心,因為無論我回答的再短,甚至很多時候還刻意在一句陳述中不刻意回答完,對方一定都會好奇的追問,否則他們從一開始就不會問那個問題。

接下來你可以從上面那個例子發現,我在兩處都出現了和老闆不同的意見。

其實最重要的原因是,我認為他在看起來有不同意見的背後,都還有其他的弦外之音,是想聽聽我和其他的候選人在這方面有什麼不一樣,因此我給了他一個作法上不同的回答,不僅證明了我有我的原則,而且我對這樣的作法胸有成竹;但同時,別忘了也在字裡行間加上「我向來會執行公司交付給我的每個決策」這種話,因為老闆總不喜歡一個處處唱反調的人,但卻又不要一個凡事只會唯命是從的人。

二、想清楚意圖

面試之所以重要,是因為任何一場面試都可能決定你會不會加入一家公司,也就是你生命中接下來幾年的重心可能都會在這裡,所以當然不可不慎。假如你只把公司當作一個上班的場所、工作也只不過就是一個可以賺錢的差事,你或許覺得這家不行、換下一家也無所謂;然而,有許多能力及心態的養成,其實會跟我們待在哪家公司及受到什麼樣的培養至關重要。

因此,當我們在面試時被問到任何一個問題時,回答前都該先問自己另一個重要的問題:「對方『為什麼』要問這個問題?」

舉例來說,假如對方要問的是個確認型問題,當然你簡明扼要的回答對方就是了。假如你像上法庭一樣回答出「我不確定你講的那個詞是不是我指的那個意思,其實更精確地來說,我在那家公司負責的是…,而且歷時七年半,而不是八年」,而且你還不只一個確認型問題都那麼回答,對方只怕會覺得你這個人很奇怪或很難相處。

然而,很多面試時會遇到挑戰型提問,這種提問的目的不是想知道你的答案是什麼,而是在測試你面對挑釁或壓力時,會不會展現出人格中的暗黑面。有趣的是,雖然這是一種常見的提問方式,但有時候就連面試人員自己也把持不住,造成雙方很容易產生擦槍走火的機會。

「我覺得你剛剛提到的作法很難解決我說的那個問題,畢竟我們公司的同仁都很資深,他們是不會接受你這種命令方式的。」

「我哪有在命令他們?連這種說法都不能接受的話,未免太玻璃心了吧!」

「就當作我們的同仁都很玻璃心吧!假如你來了以後,帶的人全都那麼玻璃心,你該怎麼辦?」

「會有那麼多玻璃心的同仁,肯定不只是他們自己的問題,而是整個公司的招募流程有問題,所以我不但要汰換這種不適任的員工,而且還要檢討整個公司的招募人員及相關流程,否則問題是不會解決的。」

挑戰性提問的其中一種作法,就是否定或挑戰你所提出的意見。面試者未必真的那麼不喜歡你的主意,但他們就是會這樣做,來試圖看看你會怎麼解決問題、又會怎麼處理對立的意見。

若你察覺到他們的意圖是如此,而你還像上面那樣回答,你不但拿到這份工作的機會是微乎其微,而且通常這個風聲很快就會流傳到外面去,然後你就會發現自己需要之後好幾個面試(或好幾年的時間)才能洗白。

尤其應徵的職位若是愈高階的主管愈必要,當遇到挑戰性提問時,即使你還不確定對方的意圖,最好用我們在談判中常說的「改變框架」來處理這類的對談。

對方即使口氣或臉色不遜,你該想的不是為自己的說法辯護、更不會是反駁對方說法中的不合理處,而是改變成另一種心態來對付:「想玩是嗎?好啊,我就陪你來玩玩。」當你看事情的角度不一樣了,也就是你設法調整成不同的框架,你的對應手法自然會產生變化。

舉例來說,當對方嫌棄地說你剛剛的提議不行,假如你用打算看看對方要怎麼玩下去的新框架來思考,你就不會說出「玻璃心」這種容易得罪人的話,而是會微笑著面對對方的劍拔弩張,然後甚至帶點感激語氣的向對方說:「是這樣嗎?我不曉得是不是我剛剛說明的不夠清楚,造成您的誤會了…是不是可以請您再給我多一點指教呢?」

無論對方接下來是不是決定要繼續演下去,你都還是可以接:「哇,今天真的很高興來參加這場面試,有沒有這個榮幸加入貴公司倒是其次,但光從您身上,我就學到了很多東西呢,真是謝謝您啊!」

只要你展現的態度夠誠懇而大方,別說你拿到這份工作的機會大增,當你真的加入那家公司之後,你會發現自己在公司內居然一開始就多了幾個好朋友,而那些人,正是當初面試你的人。

當然,還有另外一種面試類型的問題更難處理,也就是決定性的篩選問題

有別於一開始由HR的招募人員進行的篩選問題(這更不適合表達不同意見,例如對方問你服務年資滿五年了沒,你只要回答一句「還差兩個月就五年了」,除非對方就是那麼渴望你的加入,否則就是謝謝你之後再連絡了),決定性的篩選問題通常會出現在面試的最後一關,也就是對方基本上決定你就是他們要找的人,但他們希望能在到目前為止的三到五位合格人選中,找出一個最適合他們的,而他們會問一個關鍵性的問題,來決定誰會是他們的首選。

我自己遇過這類問題大概有兩種,但這兩種該表達不同意見的方式,卻是不同的。

第一種很容易和前面提到的挑戰型提問混淆。因為就問題的內容本身來說,看起來好像是一樣的,但對發問者的意圖來說,卻是很不相同的。就挑戰型提問來說,他會希望你展現出一種正面的態度;但就決定性問題來說,他會希望知道你真正的想法,因為那會攸關你之後上任時會不會很快就陣亡。你唯一能拿來判斷兩者之間哪個是哪個的標準,就是你對發問者的察言觀色,以及看看這個問題出現在面試的哪個階段

舉例來說,我就曾經在面試的尾聲被問到:「假如你的主管是個不會接受別人意見的人,你會照他的命令去做嗎?」

後來發現,這可不是什麼情境式的考驗,因為萬一我接受了那份工作,我的頂頭上司出了名就是專斷獨決,而偏偏他的主意又不都會是最好的主意。

面對第一種問題,我的建議都是給對方一些真實而誠懇的回答。但假如你自己真實而誠懇的想法就是證明你是個難堪大任的人,你該做的不是思考面試時該如何回答之類的技巧,而是重新去檢視自己對工作的認知及對人生的規劃。

針對那一個問題,我當時的回答是這樣的:「假如真的很關鍵,我會在關鍵的問題上和我的主管討論每項作法的利弊得失,即使他討厭到叫我滾出去,我還是會另外找時間跟他談。但只要我們談過了之後,即使他採用了並非我建議、或者我認為另有更好方式的作法,我還是會全力地去執行那個決策。」

還記得我在文章的前半部提到,我在另一個問題時會回答「我向來會執行公司交付給我的每個決策」嗎?其實我在很多場面試時都提到相同的例子。因為無論我所應徵的公司是否喜歡這種人,但有別於許多人總認為我這種人一定有很多自己的想法、甚至不惜衝撞,我其實在另一面來說,也是個會始終貫徹公司決策的人,而且無論再蠢的主意,我都會使命必達。

是的,我的確在不只一場面試中都用過「無論再蠢的主意」這個詞,因為那就是我這個人能帶來的工作價值:我不會毫無想法的單純接受一個指令、我相信充分的討論能夠激發出更好的主意,但公司無論如何都需要一個決策,而我願意全心全意去執行那個決策,不會只認為自己的主意才是最好的主意。

這是一個完美滿分的回答嗎?當然不是。但面試其實是雙向的,當這家公司在決定要不要錄用我的同時,我也在決定要不要加入這家公司;假如有一家公司無法接受我這樣特質或作風的人,那其實也不用勉強。所以,在這類問題的回答上,關鍵不在於你和對方是否有不同意見,而是你是否能讓真實的自己被呈現出來。

不過針對決定性的篩選問題,還有第二類,而且如果你有不同意見的話,你的回答或許就不是那麼直接。

第二類的問題,通常就是薪資待遇的問題。

「Alex,今天真的非常謝謝您來參加我們的,董事長對您相當滿意,我們好幾位同事也對您讚譽有加。我這裡要冒昧的請教您,您提到您的理想待遇會是年薪5百萬,但由於這比我們過往幾個相同職位的人薪水都高出起碼兩成,我想了解一下,假如我們能提供450萬的年薪,但我們可以在分紅上增加到…,您會願意接受嗎?」

通常會出來談這種問題的,應該都會是HR部門的最高主管。無論對方是不是真願意出那個價錢,他們總會來嘗試一下,所以不要一聽到這個問題就膽怯了。不過,這個問題的結尾問法怎麼問,通常可以看出一些端倪。

萬一對方結尾問的是「您會有什麼想法?」,代表對方真的很期待你的加入、你可能是對方的首選;但假如對方的結尾問法如同例句是「您會願意接受嗎?」,很可能代表對方手上有兩、三個可以取代你的人選,這時就要看這公司的HR或用人單位是不是有很高的人事成本壓力。

因為即使大老闆不在乎那1、2百萬,但這家公司的不同單位希望能讓人事成本下降的話,他們不會跟大老闆說你不夠好,而只會說另一個人更好;段數更高一點的話,他們還會故意跟大老闆說,你這邊一塊錢都不肯讓,暗示一種你這個人很難搞的形象,希望大老闆放棄要用你的想法。

因此,第二類問題也至關重要,而且你很難在當下知道有沒有其他合適的競爭者也在角逐同一職位,所以這個時候要懂得打安全牌,把我們談判原則中的「永遠不在現場做決定」「老闆都在家」都用上:

「啊,是這樣嗎…您知道,我真的也很希望加入貴公司,我相信我可以為貴公司達成你們期望的貢獻。您也知道,水往低處流,人往高處走,即使我了解您提到的分紅比例上也有增加,但我還是覺得,固定薪資總要有一定的增加幅度,我才應該離開現在這份工作…這樣好了,我要回去跟我太太討論一下,還是等您確認了offer letter之後,我們再來進行進一步的討論?也要麻煩您多幫我爭取一下了!」

三、搞清楚界線

最後一點,就是要在面試過程中不斷捉摸試探:這家公司的界線到底在哪裡?也就是凡事可以談的極限到底何在?

原則是這樣的——即使要表達出自己的不同意見,也該知道對方有沒有什麼禁忌或顧慮,否則搞不清楚狀況而亂放砲的話,當場被人請出去也不無可能。

就拿第二點提到挑戰型提問時的反例來說,對方刻意在問你如何對待有玻璃心的部屬,你不但不會抓住這個大好機會展現自己的同理心和因材施教,你反而先批判對方的不是,順便把整家公司的HR和招募流程都罵進去了,你是嫌自己得罪的人不夠多嗎?

再舉個例,有些公司會很隱諱地問你一些遊走在灰色地帶的問題,假如你察覺到對方不是藉此來考驗你的反應或你的品格,而真的是他們在實務上會遇到這種問題,你若回答的太打高空,也可能會讓對方覺得你不夠適任。

舉例來說,萬一你遇到「我們公司很重道德,但假如有些承包商就是會收 under table 的黑錢才願意動工的話,你會怎麼處理?」這種問題,你可以有兩種回答。

第一種回答是,你很清楚對方支吾其詞的背後,問的究竟是什麼問題。

那你可以很委婉地告訴他說:「我也覺得 integrity 是件最重要的事,我們無論如何都不能捨棄。但我了解您的意思,在實務上,我們就是會遇到很多under table的狀況,這點我們當然會看看公司希望怎麼處理,但我可以跟您分享一個我之前遇過的狀況…」。

這當然是一個很迂迴的回答,而且即使你把你自己的那個故事講完,其實你也沒有跟對方說,你到底會做到什麼程度;你之所以這樣回答,其實只是想引出對方真正的期望是什麼,以免不小心踩到不應該踩的那條紅線

第二種回答則更加明快。

一旦你遇到一些感覺起來還蠻危險的問題時,用很誠懇的目光望著對方說:「假如方便的話,是不是可以跟您請教一下,您這樣問的原因是?」把問題丟給對方,以免犯下了面試時不該犯的錯誤。

面試的眉角當然不止這一些,但是一個好工作,絕對值得大家認真的為面試做好準備,讓自己在所有人面前都能脫穎而出!

※本文獲作者授權轉載,原文出處
※作者簡介:鄭志豪,當過記者、送過快遞、賣過消費性用品、曾任知名輪胎亞洲區自行車胎銷售經理、知名連鎖餐飲總經理,現為講師,擅長針對各類型企業的談判、銷售、及團隊管理。通過美國哈佛大學談判學程(Harvard PON)、歐洲工商管理學院銷售管理(INSEAD LESF)認證。

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