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在職場上建立合作關係的最好方法不是花時間建立小恩小惠的交情,而是用你的專業和長處經營每一個表現機會,爭取創造合作雙方的最大利益。
我跟同事老何共同負責全公司專案評估,週末前必須完成350筆資料建檔。評估結果已讓高層確認完畢,最後步驟是逐筆登錄到系統。這項行政庶務需要的是高度專注跟耐心的「勞力活」,偏偏是粗心豪放的我最不擅長的業務。
正巧資訊部門的小瑞來電商量下一季度系統採購建議。小瑞正抱怨著採購程序遭遇困難,於是我便花了些時間分析案子重要關係與可行建議,正當小瑞直呼找對人幫忙時,我便隨後拋出一段話:「小瑞,我正在用你們家的專案系統,但存取速度非常慢,每一筆資料輸入耗時快5分鐘,我手上有200多筆得完成,少說也要至少半天才能完成,可是我正好在處理老闆交辦的企劃書,能不能拜託請你幫我從後台將這些評核結果匯入系統裡?」
小瑞幾乎沒有猶豫就答應幫忙,我立馬接著說:「你做事快速仔細,我做事粗心,逐筆登錄一個不注意誤植資料,影響其他部門的權益就完蛋了。只是我真的忙不過來,若你能在明天中午前幫我完成建檔就太感謝了。」小瑞連著回覆道:「你剛給我的採購意見才真的幫了大忙,這種資料匯入的小事就交給我處理。下班前給你確認!」
「真的太感謝你了,如果你有需要幫助歡迎你隨時來電啊!」隨著我吐出這句話,老何在我背後高聲的哎叫著:「誒,怎麼那麼好,她為什麼會幫你啊?厚,這樣不公平啦!」
這裡我想先提一個職場工作者常忽略的重要概念:職場關係的基礎是互惠合作而不是交情多寡。試想,一個對你超親切的同事A,出遊必帶伴手禮,還時不時揪團購,但每次要資料都遲交,拜託公事兩手一攤說這不是他的工作,你認為他算「好同事」嗎?又一個例子同事B,他不跟你聊私事,約午餐不一定答應,但每次給你的報表不只正確,甚至主動把你需要了解的背景資訊完整註記,困難都幫你解套,這才是所謂健康的職場同事關係。
換言之,當工作者的技能點越高(實力強大),便越能促成職場合作,魚幫水水幫魚,終能形成人脈正向循環,用一句話精準描述「當你越有實力,世界往往越公平」。
當一位好同事能做到這種近乎萬事通的境界,實力必然不在話下,但你想過這樣的神人為什麼要平白幫助我們嗎?亦或實力甚為弱小我們該怎麼好好拜託呢?這裡分享幾個我常用的拜託大法。
請求幫助的第一步就是「知己知彼」,了解自己需要什麼幫助,再者對方為什麼能幫你。舉我來說,我一開始就很清楚「逐筆建檔」這種需要反覆確認的零碎行政庶務,不是我擅長的領域,甚至花的時間與成果不成正比;相反的,小瑞做起「逐筆建檔」卻是熟門熟路,這樣一對照也不難看出為何我會拜託小瑞幫忙。
再來,我也不是第一時間就想到能找小瑞幫忙,而是因為無預期的一通電話,正好資訊部門小瑞找我詢問採購案意見,一邊談話我一邊就意識到或許對方能在建檔的事情上提供協助,於是我除了第一時間按指示把公務意見說完,並且多問幾句採購案現況,像是小瑞談及政治煩擾問題,我也就提供一些職場局勢觀察與建議(補充:我不建議專業職場工作者「主動」對他人負責的業務建議,很容易在信任基礎不足的情況下弄巧成拙)。
簡單電話交流後,「施以援手」讓小瑞感覺自己被支持並表達感謝時,順勢提出我的請求,並在請求內容中強調這個請託為什麼「非他不可」,像是我會先呈現出客觀事實,包括花多久時間、系統速度不夠快、還有我個人特質不足以執行,所以小瑞能夠怎麼協助(包含解法),最高原則就是給別人一個幫助的理由,而且降低門檻,理想狀況是讓對方感覺雖然那對是他舉手之勞,卻是我的救命之舉,如此一來,請求就更容易被買單且執行,最後,記得給予對方協助期限並再次強調你在交付任務是很樂意跟他保持聯繫的,這樣人際互惠正循環才算建構完成。
這裡我想提到一個涉入度的概念,大概的意思是,與其不間斷的讓自己投入,關係建立初期要適時讓另一方付出,像是互請,或是出遊對方幫忙訂車票準備飲用水之類,或許花費金額不大,但透過付出就會讓人產生「我是因為喜歡他,所以才幫他」,或是「我幫他,所以我喜歡他」,只要對方腦袋中出現這種疑問,基本上你已經成功引發對方的內在動機,雖然不至於馬上交往,但能確保基本的好感度存在。
回到職場上,一位善於拜託別人的專業工作者,常會時刻有意識累積自己值得被幫助的理由。記得,關係是在一次又一次所互惠累積出來,別再碎念為何別人不幫你,因為當你越有實力,世界往往對你越公平。祝好。
※本文獲Amigo阿米果的人生攻略@自學派對授權轉載
責任編輯:梁喆棣
Amigo阿米果的人生攻略-自學派對
我是婉言(Amigo阿米果),目前身份是「大型組織小小上班族/自學派對主持人」,同時不離職創業中。
「自學派對」這個品牌致力於分享下班後自學鈄槓、職場觀察及個人成長,透過文章/教練陪伴讀者透過閱讀自學打造專屬的斜槓人生。本專欄紀錄我周遭朋友的故事,更多是我一路自學解決職場/人際困難的不痛不爽成長歷程。